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企业采购与招标标准化流程工具模板

一、适用范围与典型应用场景

本标准化流程工具模板适用于各类企业（含制造业、服务业、事业单位等）的日常采购与招标活动，尤其适用于需规范采购行为、降低合规风险、提升采购效率的场景。具体包括：

常规物料采购：如生产原材料、办公耗材、IT设备等；

服务类采购：如咨询服务、工程外包、物流服务等；

项目化采购：如新建项目设备采购、系统升级等；

紧急采购：需在保证合规前提下缩短流程周期的特殊采购。

通过本流程，企业可解决采购需求不明确、招标流程不规范、评标标准不统一、合同履约监管缺失等问题，实现采购活动的“全流程可追溯、全风险可控制”。

二、标准化流程操作指南

（一）需求提报与审批

责任部门：需求部门（如生产部、行政部、项目部）、采购部、财务部、管理层

操作步骤：

需求发起：需求部门填写《采购需求申请表》（见表1），明确采购物品/服务的名称、规格参数、数量、预估单价、预算金额、用途、交付时间等核心信息，并附上相关支撑材料（如技术规格书、项目可行性报告）。

部门审核：需求部门负责人审核需求合理性（如是否必要、数量是否匹配实际需求），签字确认后提交至采购部。

采购部初审：采购部核查需求完整性（如规格是否明确、预算是否合理）、是否符合采购政策（如是否属于集中采购目录），对不明确事项与需求部门沟通补充。

财务部复核：财务部审核预算金额是否符合年度预算、资金来源是否合规，重点评估成本合理性。

管理层审批：根据采购金额分级审批（如≤5万元由采购总监审批，5万-50万元由总经理审批，＞50万元提交董事会审批），审批通过后进入下一环节。

关键输出：《采购需求申请表》（审批版）、预算确认函。

（二）招标方案制定与审批

责任部门：采购部、法务部、需求部门

操作步骤：

确定采购方式：根据采购金额、项目性质、市场供应商情况，选择合适的采购方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等），具体标准参考《招标投标法》及企业内部《采购管理办法》。

编制招标方案：采购部牵头制定《招标方案审批表》（见表2），明确采购方式、招标范围（是否接受联合体投标）、投标人资格条件（如资质等级、业绩要求、财务状况）、时间计划（招标公告发布时间、投标截止时间、开标时间等）、评标方法（经评审的最低投标价法、综合评估法等）。

方案评审：法务部审核招标方案合规性（如是否规避招标、程序是否符合法规），需求部门确认技术需求是否准确，采购部汇总意见修订方案。

最终审批：招标方案经采购总监、总经理审批通过后，作为招标文件编制的依据。

关键输出：《招标方案审批表》（审批版）、招标文件初稿。

（三）招标文件编制与发布

责任部门：采购部、法务部、需求部门

操作步骤：

文件编制：采购部根据审批后的招标方案，编制正式招标文件，内容需包含：

投标邀请书（明确招标项目名称、编号、投标人资格要求等）；

投标人须知（投标流程、保证金要求、文件密封要求等）；

采购需求及技术规格（详细描述物品/服务标准，避免模糊表述）；

评标办法（明确评分维度、权重及打分标准，如技术部分占40%、价格部分占30%、商务部分占30%）；

合同主要条款（交付时间、付款方式、违约责任等）；

投标文件格式（投标函、技术方案、资质证明、报价明细等）。

文件审核：法务部审核招标文件法律风险（如条款是否公平、是否存在排他性内容），需求部门确认技术参数是否准确，采购部汇总修订后形成终稿。

发布招标公告：通过企业官网、省级以上采购网、第三方招标平台等渠道发布招标公告，公告期不少于5个工作日（公开招标）。邀请招标的，需向3家以上合格投标人发出投标邀请书。

关键输出：招标文件（盖章版）、招标公告发布截图。

（四）投标文件接收与开标

责任部门：采购部、监督部门（如审计部）、投标人

操作步骤：

投标文件接收：在投标截止时间前，投标人将投标文件（纸质+电子版）递交至指定地点，采购部核对投标人身份、文件密封情况（密封袋需加盖公章），签收后登记《投标文件接收登记表》（见表3），拒绝接收逾期或未按要求密封的文件。

开标准备：开标前1小时内，采购部检查开标现场设备（如投影仪、电脑）、唱标表、签到表等材料，邀请监督部门、需求部门代表组成开标小组，确定唱标人、记录人、监督人。

开标会议：在投标截止时间后组织开标，按以下流程进行：

投标人签到并出示法定代表人身份证明/授权委托书；

检查投标文件密封情况，确认无误后拆封；

唱标人宣读投标人名称、投标报价、投标有效期等关键信息，记录人同步填写《开标记录表》；

监督人确认开标过程合规性，所有参会人员签字确认。

关键输出：《投标文件接收登记表》、《开标记录表》（签字版）。

（五）评标与定标

责任部门：评标委员会、采购部、监督部门

操作步骤：

组建评标委员会：评标委员会由采购人代表和有关技术、