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建筑工程资料管理实务操作指南

前言

建筑工程资料管理是工程项目管理的重要组成部分，是工程建设全过程的真实记录，是工程质量评定、竣工验收、后期维护以及工程档案归档的重要依据。其核心价值在于通过系统、规范的资料管理，确保工程建设过程的可追溯性、质量的可控性以及各方责任的明确性。本指南旨在结合工程实践，从资料管理的基本原则、流程、关键环节及常见问题应对等方面，提供一套具有实操性的指导方案，助力项目管理人员提升资料管理水平，保障工程建设的顺利进行。

一、建筑工程资料管理的基本原则

资料管理工作应贯穿于工程项目的策划、勘察、设计、施工、监理、竣工验收及保修等各个阶段，遵循以下基本原则：

（一）真实性原则

资料必须真实反映工程建设的实际情况，数据准确，记录客观，不得虚构、伪造或篡改。任何脱离实际的资料不仅毫无价值，反而可能误导决策，埋下质量与安全隐患。

（二）及时性原则

资料的形成应与工程进度同步，做到边施工、边记录、边整理。避免事后补做，以保证资料的准确性和完整性，同时也为过程控制和问题及时处理提供依据。

（三）规范性原则

资料的格式、内容、签署、编号等应严格遵守国家、行业及地方相关法规、标准和规范的要求。统一的标准有助于资料的识别、整理、归档和查阅。

（四）完整性原则

工程建设各环节产生的各类资料均应收集齐全，不得遗漏。从前期的立项审批到最终的竣工验收，形成一个完整的资料闭环。

（五）系统性原则

资料应按照工程的内在逻辑和管理流程进行分类、组卷和编目，形成条理清晰、层次分明的有机整体，便于管理和利用。

（六）可追溯性原则

每项资料的形成都应有明确的责任人、形成时间和对应的工程部位或工序。通过资料能够追溯到工程建设的具体过程和参与人员。

二、资料管理的组织架构与岗位职责

（一）组织架构

大型项目宜设立专门的资料管理部门或配备专职资料管理人员；中小型项目可在项目经理领导下，由项目技术负责人分管，配备专职或兼职资料员。明确各参与方（建设、勘察、设计、施工、监理）的资料管理职责，形成统一领导、分级负责的管理体系。

（二）主要岗位职责

1.项目经理：对项目资料管理负总责，审批资料管理计划，协调解决资料管理中的重大问题。

2.项目技术负责人：负责组织编制资料管理计划，审核关键技术资料，指导资料员工作。

3.专职资料员：具体负责资料的收集、整理、审核、编目、归档、保管和移交工作；指导施工班组或专业工程师进行资料的形成和积累；确保资料的及时性、真实性、完整性和规范性。

4.施工员/专业工程师：负责本专业范围内施工资料的及时形成、收集和初步审核，对资料的真实性和完整性负责。

5.质量员/安全员：负责质量检查记录、安全检查记录、验收记录等相关资料的形成与整理。

6.监理工程师：负责监理资料的编制、审核，对施工单位报送资料的及时性、真实性、合规性进行监督和签认。

三、资料管理的流程与关键环节操作

（一）资料管理策划与准备阶段

1.编制资料管理计划：明确资料管理目标、范围、职责分工、工作流程、资料清单、质量要求、归档要求及所需资源等。

2.制定资料编码体系：根据工程特点和管理需要，制定统一的资料分类编号规则，确保资料编号的唯一性和可追溯性。编码应简洁明了，便于识别和计算机管理。

3.准备标准表格与范本：根据相关规范和地方要求，收集或设计统一的表格样式，并编制填写范本，指导相关人员正确填写。

4.进行资料管理交底：在项目开工前，对所有相关人员进行资料管理要求、填写规范、流程等方面的交底培训。

（二）资料的形成与收集

1.施工管理资料：包括开工报告、施工组织设计、项目管理机构报审、施工日志等。由项目管理部门负责形成和收集，确保内容完整，审批手续齐全。

2.施工技术资料：包括图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录、技术交底记录等。技术部门牵头，及时收集、整理，确保变更内容传递到相关执行人员。

3.工程测量记录：包括控制网测量、放线记录等。测量人员负责及时、准确记录，附上必要的图表，并经相关人员复核签认。

4.施工记录：涵盖各分项工程的施工过程记录，如隐蔽工程验收记录、地基处理记录、混凝土施工记录等。由施工班组或专业工程师在施工过程中实时填写，确保记录的及时性和真实性，关键工序应有影像资料佐证。

5.试验与检测资料：包括原材料、半成品、构配件的进场试验报告，施工试验记录（如混凝土试块、钢筋连接等）。试验员负责取样送检，及时获取并整理试验报告，确保报告的规范性和有效性，不合格报告应及时上报并处理。

6.物资管理资料：包括材料、设备的进场验收记录、出厂合格证、质量证明文件等。物资部门负责收集、核对，确保“证随货走，货证相符”，资料不全的材料不得用于工程。

7.质量验收资料：分部分项工程及检验批质量验