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电子签章管理办法

一、总则

为规范电子签章的申请、制作、使用、保管和销毁等全生命周期管理，保障电子签章的合法性、安全性和可靠性，维护单位及相关方的合法权益，促进业务数字化转型的有序开展，依据国家相关法律法规及本单位实际情况，特制定本办法。

本办法所称电子签章，是指以电子形式存在，依附于电子文件并与其逻辑关联，可用以辨识电子文件签署主体身份，并表明签署主体认可电子文件内容的数据电文。电子签章的使用应遵循合法、真实、安全、规范的原则。

本办法适用于本单位内部各部门及所有经授权使用本单位电子签章的人员（以下统称“用户”）。凡在本单位业务活动中涉及电子签章的相关行为，均须遵守本办法的规定。

二、电子签章的定义与分类

电子签章包括单位电子公章、单位法定代表人电子签章、部门电子专用章以及经授权的个人电子签章等。

单位电子公章是指以电子形式制作的，代表本单位法人意志的签章。单位法定代表人电子签章是指以电子形式制作的，代表本单位法定代表人个人意志的签章。部门电子专用章是指以电子形式制作的，在特定业务范围内代表本部门行使职权的签章。个人电子签章是指以电子形式制作的，代表个人在授权范围内进行电子签署行为的签章。

三、管理组织与职责

本单位指定相应的管理部门（可根据实际情况明确，如办公室、信息技术部或法务部等）作为电子签章的归口管理部门，负责电子签章的统一规划、制度制定、监督检查及日常管理工作。

归口管理部门的主要职责包括：

1.电子签章管理相关制度、标准和流程的制定、修订与解释；

2.电子签章服务平台的选型、建设与运维管理；

3.电子签章的申请审核、制作发放、变更注销等审批管理；

4.电子签章使用情况的监督、审计与安全检查；

5.电子签章相关的培训、咨询与纠纷处理。

各业务部门是电子签章的使用部门，负责本部门电子签章的规范使用、日常保管和风险防范，指定专人负责本部门电子签章的具体管理工作，并配合归口管理部门开展相关工作。

电子签章服务提供商（如涉及外部服务）应按照服务协议及本办法要求，保障电子签章服务的稳定性、安全性和合规性，提供必要的技术支持与服务。

四、电子签章的申请与制作

电子签章的申请应遵循“按需申请、严格审批”的原则。申请单位或个人需填写《电子签章申请表》，说明申请理由、签章类型、使用范围、有效期等事项，并附上相关证明材料，经本部门负责人审核同意后，报归口管理部门审批。

单位电子公章、单位法定代表人电子签章的申请，须经单位主要负责人批准。部门电子专用章的申请，须经部门负责人及分管领导批准。个人电子签章的申请，根据其使用权限和范围，由相关负责人审批。

归口管理部门对符合条件的申请，应组织或委托符合安全要求的电子签章服务提供商进行电子签章的制作。电子签章的制作应符合国家相关技术标准，确保其唯一性、可靠性和不可否认性。制作完成的电子签章应与签署主体身份信息进行绑定，并生成唯一的标识。

五、电子签章的发放与领取

电子签章制作完成后，由归口管理部门通知申请部门或个人办理领取手续。领取时，领取人须出示有效身份证明，并在《电子签章领取登记表》上签字确认。

电子签章的载体（如UKey、移动设备安全证书等）应妥善保管，领取后应立即更改初始密码，并设置符合安全要求的复杂密码。

六、电子签章的使用管理

电子签章的使用应遵循“专人专用、规范用印”的原则，严格限定在授权的范围和业务场景内使用。严禁超范围、超权限使用电子签章，严禁在空白电子文件或内容未确定的电子文件上使用电子签章。

使用电子签章签署电子文件前，签署人应仔细核对电子文件的内容，确保内容真实、准确、完整、合法。对重要或敏感文件的签署，应履行必要的内部审核流程。

电子签章不得转借、转让、出租、出借或授权他人使用。如确需他人代为使用，须经归口管理部门批准并办理书面授权手续，且使用过程应全程记录。

电子签章的使用应在安全可控的环境下进行，使用人对其电子签章的密码、密钥或载体负有保密和保管责任，防止遗失、被盗或被非法复制、使用。

七、电子签章的保管与维护

电子签章载体应妥善保管，防止物理损坏、丢失或被盗。使用完毕后应及时从设备上移除并妥善存放。个人电子签章载体应由个人自行妥善保管；单位或部门电子签章载体应由指定专人负责保管。

电子签章密码或密钥应定期更换，且不得设置过于简单的密码。如发现密码或密钥可能泄露，应立即更改并及时报告归口管理部门。

电子签章服务平台应定期进行维护和安全检测，确保系统运行稳定，数据安全可靠。归口管理部门应会同技术支持部门，对电子签章的使用日志进行定期审计。

八、电子签章的变更与注销

当电子签章的使用主体、名称、权限、使用范围等发生变更时，原使用部门或个人应及时向归口管理部门提交《电子签章变更申请表》，经审批后办理变更手续。

出现以下情况之一时，应办理电子签章注销手续