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综合部门沟通协调会议纪要模板

一、适用范围

本模板适用于企业综合管理部门牵头组织的各类跨部门沟通协调会议，包括但不限于：年度/季度工作推进协调会、跨部门项目协作会、资源调配对接会、流程优化研讨会、突发问题联动解决会等。通过规范记录会议内容，明确责任分工与时间节点，保证跨部门协作高效有序，推动企业整体运营目标达成。

二、会议纪要撰写步骤

（一）会前准备：保证会议信息完整

收集会议基础信息

与会议组织者（如综合部门主管）确认会议名称、时间（具体到上/下午:）、地点（会议室名称/线上会议）、主持人（经理/主任）、记录人（专员）。

提前获取参会部门及人员名单（含缺席人员及请假原因），如：市场部经理、研发部主管、生产部*专员等，保证记录到关键决策人。

梳理会议议题与议程

向组织者索要会议议题清单（通常不超过5个核心议题，避免发散），明确每个议题的讨论目标（如“确定Q3产品推广资源分配方案”“解决生产与销售部门订单交付冲突”）。

准备过往会议纪要、相关数据报表（如项目进度表、资源需求清单）作为会议参考资料，记录时可标注“详见附件1”。

准备会议记录工具

电子设备：电脑（提前安装Word/Excel）、录音设备（需提前告知参会人员录音，保证合规）；

纸质材料：空白会议纪要模板、笔（用于手写关键信息，防止电子设备故障）。

（二）会中记录：精准捕捉关键信息

记录会议基本信息

按模板表格“会议基本信息”栏填写，包括：

会议名称（如“2024年Q3跨部门资源协调会”）；

时间（2024年X月X日14:00-16:30）；

地点（3楼第一会议室/腾讯会议号X）；

主持人（经理）、记录人（专员）；

参会人员（按部门列明，如“市场部：经理、专员；研发部：主管、工程师”）；

缺席人员（如“生产部：*主管（因公出差）”，备注请假原因）。

逐议题记录讨论核心内容

按“议题-讨论要点-分歧点-共识点”结构记录，避免流水账，聚焦关键信息：

议题：直接引用会议议程中的议题名称（如“议题一：Q3产品推广资源分配”）；

讨论要点：记录各部门发言的核心观点（如“市场部提出需增加短视频推广预算万元，覆盖3个新一线城市；研发部建议优先保障核心功能开发资源，推广预算可压缩万元”）；

分歧点：明确标注未达成一致的争议（如“双方对推广预算分配比例存在分歧，市场部希望占比60%，研发部认为应占比50%”）；

共识点：记录初步一致的结论（如“同意按市场部55%、研发部45%的比例分配推广预算，具体明细由市场部3日内提交”）。

记录决议与待办事项

决议：对讨论结果形成明确结论（如“决议：Q3推广总预算万元，按市场部55%、研发部45%分配，市场部于X月X日前提交详细分配方案”）；

待办事项：按“任务描述-责任部门/人-协作部门-完成时间-备注”五要素记录，保证可执行（示例见表1“待办事项”栏）。

标注附件与特殊说明

如会议涉及附件（如《Q3资源分配需求表》《订单交付流程优化图》），在纪要末尾注明“附件：1.Q3资源分配需求表（市场部提供）；2.订单交付流程优化图（研发部提供）”；

对特殊情况进行说明（如“会议决定临时增加议题‘客户投诉处理流程优化’，由客服部牵头，各部门于X月X日前反馈意见”）。

（三）会后整理：规范输出与分发

整理初稿

会后2小时内完成纪要初稿，按“会议基本信息-会议议题及讨论情况-会议决议-待办事项-附件”结构梳理；

检查信息准确性：核对参会人员名单、决议内容、待办事项的责任人与时间节点，保证与录音/手写记录一致；

语言精炼：删除口语化表达（如“我觉得”“大概”），用“会议明确”“决议如下”等正式表述。

审核与确认

初稿完成后，提交主持人（*经理）审核，重点确认决议与待办事项是否准确、无遗漏；

如涉及跨部门争议，需将相关内容同步至各部门负责人确认（如“市场部与研发部对预算分配的共识点已分别由经理、主管确认”）。

分发与归档

审核通过后，24小时内通过企业内部邮件/协同工具（如钉钉、企业）分发至所有参会人员及相关部门抄送人（如公司领导*总）；

邮件标题注明“【会议纪要】+会议名称+日期”，附纪要全文及附件；

将纪要电子版（含附件）归档至企业共享服务器“会议纪要/2024年/X月”文件夹，保存期限不少于3年。

三、会议纪要模板表格

表1：综合部门沟通协调会议纪要

（一）会议基本信息

项目

内容

会议名称

2024年Q3跨部门资源协调会

会议时间

2024年X月X日14:00-16:30

会议地点

3楼第一会议室（线上：腾讯会议号X）

主持人

*经理（综合管理部）

记录人

*专员（综合管理部）

参会人员

市场部：经理、专员；研发部：主管、工程师；生产部：主管；财务部：专员

缺席人员

生产部：*主管（因公出差，提前报备）

会议议题

1.Q3产品推广资源分配；2.订