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行政公文写作模板高效撰写公文指南

一、指南概述

行政公文是政机关、企事业单位在公务活动中具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻方针政策、部署指导工作、请示答复问题、交流信息的重要工具。本指南旨在通过标准化模板与流程化操作，帮助公文撰写者快速掌握写作要点，提升公文规范性、准确性与效率，适用于各类行政办公场景中的公文起草工作。

二、适用范围与典型场景

本指南适用于机关、团体、企业及其他组织在以下场景中的公文撰写：

内部事务部署：如发布工作通知、制定规章制度、召开会议等；

向上级汇报请示：如呈送工作报告、请示事项、资金申请等；

跨单位沟通协调：如商洽工作、询问答复、函告事项等；

对外正式行文：如发布公告、函复问题、联合发文等。

典型场景举例：某单位需召开年度工作总结会，需撰写《关于召开2023年度工作总结会的通知》；某部门需申请采购办公设备，需向上级提交《关于申请采购办公设备的请示》；某单位需与兄弟单位商榷合作事宜，需发送《关于商榷联合开展活动事宜的函》。

三、高效撰写流程与操作说明

公文撰写需遵循“明确目标—确定类型—收集素材—套用模板—填充内容—审核修改”的标准化流程，具体操作

（一）第一步：明确发文目的与核心诉求

操作要点：

确定公文要解决的核心问题（如部署工作、请求指示、告知事项等）；

明确受文对象（上级、下级、平级或公众）及行文关系（上行文、下行文、平行文）；

列出需传达的关键信息（如时间、地点、人物、事件、要求等）。

示例：若需召开年度总结会，核心诉求是“通知相关人员参会”，需明确受文对象为单位全体职工，关键信息包括会议时间、地点、参会人员、议程及要求。

（二）第二步：选择匹配的公文类型

根据发文目的与行文关系，选择正确的公文类型（依据《政机关公文处理工作条例》），常见类型及适用场景

公文类型

适用场景

行文关系

通知

发布规章、部署工作、批转转发文件、告知事项

下行文、平行文

请示

向上级请求指示、批准

上行文

报告

向上级汇报工作、反映情况、答复询问

上行文

函

不相隶属机关之间商洽工作、询问答复问题、请求批准

平行文

决定

对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位及人员

下行文

公告

向国内外宣布重要事项或者法定事项

广泛性下行文

注意：避免“请示”与“报告”混用（请示需上级批复，报告无需批复）；“函”与“请示”的区别（向无隶属关系的业务主管部门请求批准，用函而非请示）。

（三）第三步：收集与整理素材

操作要点：

收集政策依据：如上级文件、法律法规、领导指示等；

整理事实材料：如数据、案例、会议纪要、部门意见等；

核对关键信息：保证时间、地点、数字、人名（同志/部门）、职务等准确无误。

示例：撰写《关于申请采购办公设备的请示》时，需收集现有设备使用情况数据、市场价格调研表、部门需求清单等素材，并核对设备型号、数量、预算金额等关键信息。

（四）第四步：套用标准化模板框架

根据公文类型，套用对应的模板框架（详见“四、核心模板示例”），框架通常包含：

由“发文机关+事由+文种”组成（如“办公室关于召开2023年度工作总结会的通知”）；

主送机关：公文的主要受理机关，顶格书写，后加冒号；

包括开头（发文依据/目的）、主体（具体事项/要求）、结尾（执行要求/请示语）；

发文机关署名：全称或规范化简称；

成文日期：阿拉伯数字标注（如“2023年10月26日”）；

印章：加盖发文机关印章（联合行文时，主办机关在前，其余机关按发文顺序排列）。

（五）第五步：填充内容并规范表述

撰写规范：

开头：简明扼要说明发文依据或目的，常用“根据……”“为……特作如下通知/请示”等句式。

主体：条理清晰，分点表述（用“一、”“二、”“（一）”“（二）”等序号）；内容具体，避免空话套话；数据准确，引用规范（如“根据《办法》第X条规定”）。

结尾：根据文种确定，如通知常用“特此通知”，请示常用“妥否，请批示”，报告常用“专此报告”，函常用“特此函复”。

语言要求：庄重、准确、简洁、规范，避免口语化、模糊表述（如“大概”“可能”），使用公文常用语（如“拟”“请”“予以”“遵照执行”）。

（六）第六步：审核与修改定稿

审核重点：

格式规范：标题、主送机关、落款、日期等要素是否齐全；字体、字号、行距等排版是否符合标准（一般用小标宋体标题，仿宋体，一级标题黑体，二级楷体）；

内容准确：政策依据是否有效，事实材料是否真实，关键信息（时间、数字、人名）是否有误；

逻辑清晰：层次是否分明，条理是否顺畅，是否存在前后矛盾；

语言精炼：是否存在冗余表述，错别字、标点符号是否正确。

修改建议：可先自查，再交由部门负责人或办公室审核，必要时征求相关单位意见，保证公文内容严谨、表述规范。

四、核心模板示例

以下为行政办公中最常用的3类公文模板，结构清晰、可直接套用，括号内