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企业合同管理流程及模板集

一、引言：合同管理的价值与应用边界

合同是企业经营活动中明确权利义务、防范法律风险的核心工具，贯穿于采购、销售、合作、服务等全业务场景。规范的合同管理能够降低交易纠纷、保障企业权益、提升运营效率，适用于企业内部法务部门、业务部门、行政部门及相关管理人员，覆盖合同起草、审批、签署、履行、归档全生命周期管理。本工具集旨在为企业提供标准化流程与实用模板，保证合同管理合规、高效、可控。

二、核心管理流程：从起草到归档的全周期规范

（一）合同起草：需求明确与条款初拟

需求梳理

业务部门根据合作需求（如采购物料、服务外包、项目合作等），明确合同核心要素：合作双方主体信息、标的物/服务内容、数量质量、价款及支付方式、履行期限、违约责任等，形成《合同需求清单》（模板见附件1）。

示例：采购部门需明确“采购办公电脑100台，品牌为联想ThinkPad，配置i5处理器/8G内存/512G固态硬盘，单价5000元，总金额50万元，交货期15天，质保1年”。

资料收集

起草人需收集合作方主体资格材料（营业执照、法定代表人身份证明等）、过往合作记录（如有）、特殊资质文件（如行业许可证），保证合作方具备履约能力。

条款拟定

参考企业标准合同模板（见第三部分），结合需求清单拟定合同条款，重点明确：

主体条款：双方全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式；

标的条款：具体名称、型号、规格、技术参数（需量化，避免“优质”“合格”等模糊表述）；

履约条款：履行期限（明确起止时间或里程碑节点）、地点、方式（如送货上门、现场安装）；

价款条款：单价、总价、计价单位、支付方式（转账/承兑）、支付节点（如“验收合格后30日内支付90%，质保期满后支付10%”）；

违约条款：明确违约情形（如逾期交货、质量不达标）及对应的违约金计算方式（如“逾期每日按合同总额的0.05%支付违约金，最高不超过合同总额的20%”）；

争议解决：约定诉讼或仲裁管辖（如“提交合同签订地有管辖权的人民法院诉讼”）。

（二）合同审批：多级审核与风险把控

发起审批

起草人将合同初稿及《合同需求清单》《合作方主体资格材料》通过OA系统或审批流程提交，明确审批路径（如业务部门负责人→法务→财务→分管副总→总经理）。

部门审核

业务部门负责人：审核合同内容是否符合业务需求、履约可行性；

法务专员：审核条款合法性、合规性，排查歧义条款、法律风险（如知识产权归属、保密义务缺失）；

财务部门：审核价款合理性、支付方式对企业现金流的影响，发票类型（如增值税专用发票）约定是否明确。

终审与确认

根据合同金额及重要性确定终审权限（如10万元以下由分管副总审批，10万元以上由总经理审批），终审通过后形成定稿；若审核不通过，退回起草部门修改，重新发起审批。

（三）合同签署：形式合规与印章管理

文本核对

签署前由法务与业务部门共同核对最终文本，保证审批意见已全部落实，合同份数满足双方留存需求（通常一式多份，双方各执N+1份，其中1份归档）。

签署仪式

双方法定代表人或授权代表签字（需提供《授权委托书》，模板见附件2），注明签署日期；若为合同章签署，需保证合同章已在公安机关备案，且授权范围明确。

印章管理

企业印章由行政部门专人保管，签署时履行用印登记手续（记录合同编号、用印日期、用印人、份数），严禁空白合同盖章或违规外带印章。

（四）合同履行：跟踪履约与风险预警

履约台账管理

业务部门建立《合同履行台账》（模板见附件3），记录合同关键节点（如交货期、验收日、付款日），定期更新履约进度（如“2024年3月1日交货，3月5日验收合格”）。

异常处理

若出现履约延迟（如合作方未按时交货）、质量不达标等问题，业务部门应在3个工作日内书面通知对方，协商补救措施（如延期交货、更换合格产品），必要时启动违约条款追究责任。

验收与确认

标的物/服务交付后，由业务部门、使用部门共同验收，签署《验收确认单》（模板见附件4），明确验收结果（合格/不合格）及整改要求（如不合格，需约定整改期限及二次验收流程）。

（五）合同归档：分类存储与后续管理

归档时限

合同履行完毕（含质保期满）后10个工作日内，业务部门将合同正本、签署页、审批单、验收单、补充协议等资料整理成册，移交档案管理部门。

分类存储

档案管理部门按合同类型（采购/销售/服务等）、年份、编号分类存放，建立电子档案与纸质档案索引，保证可快速检索。

保管期限

根据合同重要性确定保管期限（如一般合同保管10年，重要合同（如并购、融资）保管20年以上），保管期满后按规定销毁，销毁时需履行审批手续并记录。

三、常用合同模板：标准化条款与填写指引

（一）采购合同模板

条款模块

核心内容

合同编号

采-年份-序号（如“采-2024-001”）

采购方信息

名称、统一社