合同评审与合同档案管理规范工具.docVIP

合同评审与合同档案管理规范工具

一、适用场景与价值说明

本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织在合同全生命周期管理中的规范化需求，具体场景包括但不限于：

跨部门协作的合同签署流程：当业务部门（如销售、采购）需与外部方签订合同时通过标准化评审流程保证条款合规、权责清晰；

历史合同追溯与合规检查：在应对审计、纠纷处理或业务复盘时，依托规范化的档案管理快速定位合同原件及关键信息；

风险前置防控：通过多环节评审识别合同中的法律风险、财务风险及业务履约风险，避免因条款疏漏导致的经济损失；

档案资源高效利用：建立统一的合同档案库，实现电子化存储与快速检索，提升合同管理效率，降低人工管理成本。

二、标准化操作流程

（一）合同评审流程

合同评审是合同签订前的关键风险控制环节，需遵循“发起-初审-复核-审核-签署”的标准化步骤，保证各环节责任到人、意见留痕。

1.合同发起

操作主体：业务部门（如销售经理、采购专员）

操作内容：

（1）根据合作需求，拟定合同文本，明确合同主体（甲乙双方全称、统一社会信用代码）、合同标的（货物/服务/项目名称、规格型号、数量等）、履行期限、付款方式、违约责任等核心条款；

（2）收集对方主体资格证明材料（如营业执照复印件、法定代表人身份证明等），保证合作方合法存续；

（3）填写《合同评审申请表》（模板见第三章），附合同草案及相关支撑材料（如技术附件、报价单），提交至法务部门发起评审。

2.法务初审

操作主体：法务专员*

审核重点：

（1）合同主体合法性：核查对方营业执照、经营范围及签约人权限（如是否为法定代表人或授权代表，需提供授权委托书）；

（2）条款合规性：检查是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在“霸王条款”、显失公平或法律歧义；

（3）风险点识别：重点关注违约责任、争议解决方式（管辖法院/仲裁机构）、知识产权归属、保密条款等法律风险较高的内容；

（4）输出评审意见：对存在问题的条款，明确修改建议并标注风险等级（高/中/低），反馈至业务部门。

3.业务部门复核

操作主体：业务部门负责人（如销售总监、采购经理）

审核重点：

（1）业务条款可行性：核对标的物描述、交付标准、履约期限是否与业务需求一致，是否存在无法履约的风险；

（2）商业条款合理性：检查价格、付款方式、折扣政策是否符合公司定价策略及财务制度，保证利润空间与成本可控；

（3）协调修改意见：结合法务意见调整合同条款，保证业务目标与法律风险防控的平衡，形成修订版合同后提交财务部门审核。

4.财务审核

操作主体：财务专员*

审核重点：

（1）财务数据准确性：核对合同金额、付款节点、税费计算是否与财务账套一致，避免金额错误或重复支付；

（2）资金风险控制：评估付款条件（如预付款比例、进度款节点）对公司现金流的影响，保证资金安全；

（3）发票条款合规性：明确发票类型（增值税专用/普通发票）、开具时间及交付要求，符合税务规定。

5.终审与签署

操作主体：法定代表人*或授权代表

操作内容：

（1）汇总各部门评审意见，最终确认合同文本，保证所有条款无争议、无遗漏；

（2）规范签署流程：法定代表人签字（或盖章）并加盖公司公章，对方方需同时签字盖章，保证合同签署页与内容一致；

（3）签署后3个工作日内，将合同原件扫描件及PDF版提交至档案管理部门归档。

（二）合同档案管理流程

合同档案管理是合同履行完毕后的闭环环节，需遵循“收集-分类-归档-借阅-处置”的标准化步骤，保证档案完整、安全、可追溯。

1.档案收集

操作主体：档案管理员*

收集范围：

（1）合同正本（含附件、补充协议、变更函）；

（2）评审过程中的支撑材料（如合同评审申请表、各部门评审意见记录、对方主体资格证明）；

（3）合同履行相关材料（如验收报告、付款凭证、往来函件）。

收集要求：合同签署后5个工作日内，由业务部门将纸质原件及电子材料移交至档案管理部门，双方核对无误后签字确认《档案交接清单》。

2.分类编号

操作主体：档案管理员*

分类规则：按合同类型（如销售合同、采购合同、服务合同、劳动合同）结合年份进行一级分类，再按部门或项目进行二级分类；

编号规则：“合同类型首字母-年份-部门代码-序号”，例如“XS-2024-SALE-001”（代表2024年销售部第1号合同）；

登记要求：将合同信息录入《合同档案管理台账》（模板见第三章），记录档案编号、合同名称、签订日期、对方方、金额、保管期限、存放位置等关键信息。

3.电子归档

操作主体：档案管理员*

操作内容：

（1）将合同原件扫描为PDF格式（分辨率不低于300DPI，保证文字清晰可辨），扫描件命名与档案编号一致；

（2）电子档案存储于公司指定的加密服务器（如OA系统、档案管理系统），设置访问权限（仅授权人员可查阅），定期（每季