合同审批流程电子化管理操作流程工具.docVIP

合同审批流程电子化管理操作流程工具

一、工具应用背景与价值

企业业务规模扩大，传统纸质合同审批存在流程繁琐、追踪困难、易丢失、效率低等问题。合同审批流程电子化管理工具通过系统化线上操作，实现合同从发起、审批、签署到归档的全流程数字化管理，有效提升审批效率、规范操作标准、降低管理成本，同时保证合同数据的可追溯性与安全性，适用于各类企业内部合同审批场景，包括采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等。

二、电子化管理操作全流程

（一）合同发起与信息录入

操作角色：合同发起人（业务部门经办人）

操作步骤：

登录企业合同管理系统，进入“合同发起”模块，选择合同类型（如“采购合同”“服务合同”）。

填写合同基础信息，包括：合同名称（需规范，如“项目采购合同”）、合同编号（按系统规则自动或手动填写，格式如“CG-2024-X”）、对方单位全称、合同金额（大小写一致）、签订日期、履行期限、主要条款摘要（如标的物、交付标准、付款方式等）。

合同附件：需完整的合同文本（PDF/Word格式）、对方主体资格证明（如营业执照复印件）、相关支撑文件（如报价单、技术协议等），保证附件清晰、完整，单个文件不超过10MB。

填写审批链：根据企业审批权限设置，依次添加审批人（如部门负责人、法务专员、财务负责人、分管领导），可通过“审批权限配置表”快速选择，或手动添加审批人姓名及工号。

提交审批：确认信息无误后，“提交”按钮，系统自动向第一审批人发送待办提醒。

（二）部门初审

操作角色：部门负责人*

操作步骤：

登录系统，查看“待办审批”列表，找到对应合同审批任务。

审核合同内容：重点核对合同业务真实性、条款完整性、金额是否符合部门预算、对方单位资质是否有效等。

填写审批意见：在“审批意见”栏中明确填写“同意”“驳回”或“需修改后重新提交”，并说明具体理由（如“合同金额超出年度预算，需重新核定”“付款方式不符合财务制度”）。

处理审批：若“同意”，“通过”，系统自动流转至下一审批人；若“驳回”，填写驳回理由后，系统将合同退回至发起人，发起人修改后需重新提交；若“需修改”，可“批注”添加修改建议，发起人根据意见修改后再次提交。

（三）法务合规审核

操作角色：法务专员*

操作步骤：

接收系统待办提醒后，登录“法务审核”模块，查看合同文本及附件。

重点审核合同条款合法性、合规性，包括：

合同主体是否具备完全民事行为能力；

条款是否违反法律法规（如《民法典》《公司法》相关规定）；

权利义务是否对等，违约责任是否明确；

知识产权、保密条款等特殊约定是否完善。

填写审核意见：若条款合法合规，填写“同意”；若存在法律风险，标注具体条款并提出修改建议（如“第5条违约责任约定过轻，建议增加‘逾期付款按日万分之五支付违约金’”），选择“退回修改”或“补充说明后通过”。

审核通过后，系统流转至财务审核环节。

（四）财务审核

操作角色：财务负责人*

操作步骤：

登录系统，查看待办财务审批任务。

重点审核财务相关内容：

合同金额是否符合预算审批流程；

付款方式、账期是否与企业财务制度一致；

发票类型、税率约定是否准确；

履约保证金、质保金等财务条款是否合理。

填写审核意见：若财务合规，“同意”；若存在财务风险（如“付款比例过高，建议调整为‘30%预付款，70%到货款’”），填写意见后选择“退回修改”或“补充说明”。

审核通过后，系统根据合同金额及权限，自动流转至最终审批人（如分管领导/总经理）。

（五）最终审批与签署授权

操作角色：分管领导/总经理*

操作步骤：

登录系统，查看待办最终审批任务，汇总前序环节审批意见及合同关键信息。

综合审核合同的必要性、合规性、经济性，对重大合同（如金额超过万元）需组织专题会议讨论。

审批决策：

“同意”：系统电子审批意见，同步触发电子签章流程；

“驳回”：填写驳回理由（如“战略方向不符，暂缓执行”），合同退回至发起人。

电子签章授权：审批通过后，系统向企业电子签章管理员发送签章申请，管理员核对合同文本与审批意见一致后，使用企业CA数字证书完成电子签章，合同正式生效。

（六）合同归档与数据管理

操作角色：行政专员/合同管理员*

操作步骤：

系统自动将已生效合同归档至“合同台账”模块，按合同编号、类型、签订日期等维度分类存储。

更新合同台账：录入合同关键信息（如履行进度、付款状态、变更记录等），保证台账与合同文本一致。

定期备份：每月对合同数据进行本地备份及云端存储，防止数据丢失。

查询统计：支持按部门、时间、合同类型等条件查询合同数据，审批效率统计表、合同履约情况分析表等，为管理决策提供支持。

三、核心模板工具说明

（一）《合同审批单》模板（系统内置）

字段名称

填写要求

示例

合同名称

简明扼要，体现合同核心内容

“2024年度办公设备采购合同”

合同