编写会议简报.pptVIP

一、会议的基本知识1、信息的传达；2、信息的交换；3、相互启发；4、作出决定；5、收集创意；1会议的目的一、会议的基本知识1、以会议目的分：①说明会议；②研究会议；③解决问题会议；④学习会议；⑤创意会议；2、以会议形式分：①圆桌会议；②公开讨论会；③小组讨论；④议会型讨论；⑤头脑风暴会议；⑥远程电信会议。3、以会议的职级分：①股东会议；②董事会；③常务董事会；④中层管理人员会议；⑤员工会议；⑥工作场所会议。2会议的分类一、会议的基本知识会议用语议案提案表决议决票决例行会议分科会咨询、答询最低出席数临时动议二、会议的计划和准备这是上司的工作，也是会议工作的前提。文员主要是协助。1做出举行会议的决定2拟定参加会议的人选这也是上司的主要工作。文员主要是负责通知。3确定会议的日期和时间文员拟定，交领导批准。二、会议的计划和准备一般由领导拟定，文员协调。5议程表制作和执行方法外面还是内部？噪音和保密？空间大小、时间、交通等；文员拟定交领导批准；4选择会议的场所6会议通知的写法和传达方法二、会议的计划和准备2、会议通知传达的注意事项：（1）务必通知到与会者本人；（2）如果有外发会议回执的，要注意按时收回，对没有回归的要用电话跟踪。（3）要认真统计未参加会议的人员并注明原因，提供给上司。（4）注意做好与会者资料的收集整理，以备下次使用。二、会议的计划和准备3、会议通知的主要包括的内容：（1）会议的名称；（2）出席会议者的姓名或组织、部门的名称；（3）日期、时间（从几时到几时）（4）地点（详细）（5）议题（议事日程）；（6）主办者的联络处、电话号码等。（7）公司外开会所在地详细地址及周边的标志，含：交通路线、地图等。（8）其他：注意事项，是否备有餐点、当天携带资料、住宿、随行司机等。内部会议通知的样式二、会议的计划和准备电话通知记录外部会议通知的样式二、会议的计划和准备案例：公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期四上午9：00到11：00召开销售员会议，要求小刘通知有关人员。小刘刚到公司不久，不太清楚公司有多少销售员，她到几个业务部门转了转，大多数人外出了，也没有遇到销售员。接下来小刘忙于其他的事情，几乎把通知的事忘了。一直到星期三下午，经理问她会议通知了没有，她才匆忙在公司的布告栏里写了如下的通知：“兹定于星期四上午在会议室召开销售员会议，会议重要，请务必出席。”星期四上午8：30左右，有2个销售员到了会议室，但会议室里没有人招呼，以为会议不开了，坐了一会就走了。9：00左右有6个销售员来了，什么资料也没带，其中两个说，他们已经约好客户在10：00见面。到了10点，只剩下4位销售员，也谈不出什么东西，会议草草结束了，经理很不高兴。公司一共有12位销售员，事后去问另外4位，他们说，根本没有看到通知。经理对小刘非常不满。请问，小刘究竟错在哪些地方？正确的做法应该是怎样的？二、会议的计划和准备主要是准备会议议程。中国的会议议程比较简单，西方的比较复杂。7会议资料的准备8会议场所的布置会场的布置要根据会议的目的、性质、参加人数、会场的大小、形状等因素。二、会议的计划和准备8会议场所的布置1、圆桌型2、口字型二、会议的计划和准备8会议场所的布置3、U字型和V字型4、教室型二、会议的计划和准备1、领导者（主持人、主席）：坐在所有人都能看得见的突出位置；2、书记员：一般坐在发言席的正前方或旁边。3、与会人员：按预先位置入座（或随便就座）：位置要尽量靠前。4、列席人员：坐在与会人员后面。9出席者的位置二、会议的计划和准备会议用品、视听机器、文具及其他10会议用品的准备11来宾的膳宿安排二、会议的计划和准备案例：波扬公司准备在本市市中心召开大型新产品订货会，参加的有本单位，外单位的人员。总经理让办公室负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。预定会议厅和租借黎明大厦的会议厅。会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料放映时间是十点十五分。刘小姐打电话给租赁公司，要求租赁公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。会议开幕前，办公室人员去黎明大厦布置会场，结果发现会议厅靠近热闹的马路，噪音很大。9日上午，大家正在紧张地做着最后的准备工作，刘小姐一看表，呀，已经9点五十分了，放映机还没有送到。刘