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合同管理模板与条款审核功能说明
一、适用业务场景
合同起草阶段：业务部门需快速调用标准化合同模板，避免重复劳动，保证基础条款合规；
法务审核阶段：法务部门对合同条款的合法性、严谨性、风险点进行系统性审核，降低法律纠纷风险；
跨部门协同阶段：涉及多部门（如业务、财务、法务、采购）的合同，需通过功能实现流程化审批与意见同步；
合同归档与复用阶段：已审核通过的合同可归档为模板，供后续同类业务调用，同时支持历史合同检索与条款复用。
二、操作流程详解
步骤1：合同模板检索与选择
操作入口：登录[内部合同管理系统]，“模板库”模块；
检索方式：
按合同类型筛选（如采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同等）；
按关键词搜索（如“采购”“服务期限”“付款方式”）；
按适用场景筛选（如“年度框架协议”“单次采购”“战略合作”）；
选择模板：根据检索结果选择最匹配的模板，“使用该模板”，系统自动复制模板内容至新建合同编辑区。
步骤2：基础信息填写
必填信息：
合同名称：需明确合同性质及双方主体（如“公司-YY公司-设备采购合同”）；
合同编号：按企业规范（如“CG-2024-X”，其中“CG”代表采购，“2024”为年份，“X”为流水号）；
合同主体：填写甲方（委托方/采购方）、乙方（服务方/供应方）的完整名称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式（联系方式仅限系统内通讯录中的企业固话或对接人手机号，禁止填写个人隐私号）；
合同签订日期：选择实际签署日期；
合同期限：明确起始日期、终止日期或“以项目验收合格日为准”等条件。
步骤3：核心条款配置
系统自动填充条款：根据选择的模板类型，系统自动加载基础条款（如不可抗力、争议解决方式、保密义务等），用户仅需修改可变内容；
手动补充条款：若模板未覆盖特殊需求，在“自定义条款”区域新增条款，需明确条款编号、条款名称、具体内容；
条款关联附件：如技术参数、服务标准、验收清单等附件，通过“添加附件”功能，并在合同中注明“附件1：《技术规格书》为本合同组成部分，与本合同具有同等法律效力”。
步骤4：法务条款审核
审核发起：业务部门完成合同起草后，“提交审核”，选择审核部门（如法务部）及审核人（如*法务专员）；
审核要点：
合法性审核：条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在“霸王条款”；
严谨性审核：权利义务是否明确，责任划分是否清晰（如“违约责任”中需明确违约金计算方式、支付时限）；
风险点审核：是否存在履约风险（如付款条件不明确、知识产权归属不清）、商业秘密泄露风险；
审核反馈：审核人通过系统在线填写审核意见，标注“通过”“修改后通过”或“不通过”，并说明具体修改建议（如“第3.5条需补充‘甲方逾期付款超过30日的，乙方有权暂停履行合同’”）。
步骤5：跨部门协同确认
多部门会签：若合同涉及财务、采购等部门，由法务审核通过后自动流转至下一环节（如财务部审核付款条款、采购部审核供应商资质），各部门依次完成会签；
意见汇总：系统自动汇总各部门意见，若存在冲突，由发起部门协调或提交上级领导（如*部门经理）裁定；
最终确认：所有部门会签通过后，合同状态更新为“待签署”。
步骤6：最终定稿与归档
定稿：法务部门对最终版本进行锁定，PDF格式合同（含电子签章位），供双方签署；
签署归档：双方完成签署后，业务部门通过系统已签署合同，系统自动关联合同编号、模板类型、审核记录等信息，归档至“合同库”；
模板复用：归档合同中优质条款可被“收藏”为个人模板或推荐至企业模板库，经法务审核后成为标准化模板。
三、核心模板与清单
表1：合同模板基本信息表
字段名称
填写说明
示例值
模板编号
系统自动，格式为“类型代码-年份-流水号”（如“HT-2024-001”）
HT-2024-001
模板名称
?体现合同类型及核心内容
设备采购合同（标准版）
适用场景
明确适用业务类型（如“年度采购金额≤50万元的设备采购”）
单次采购类设备合同
版本号
初次版本为V1.0，每次修订后递增（如V1.1、V2.0）
V1.0
制定部门
负责模板起草的部门
采购部
法务审核人
法务部门指定审核人
*法务专员
更新日期
模板最后一次修订日期
2024-03-15
使用频次
统计模板近6个月使用次数
12次
表2：条款审核清单表
条款类别
具体条款描述
审核要点
审核标准
审核状态（通过/不通过/修改中）
审核人
审核意见
主体信息
乙方名称及统一社会信用代码
与营业执照、授权委托书一致
名称无错别字，信用代码18位且有效
通过
*法务专员
无
履约条款
服务期限及交付标准
明确起止时间、交付成果验收标准
“服务期限：2024年4月1日至2024年12月31日”“验收标准：符合GB/T19001-2016”
修改中
*法务专员
需
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