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行政固定资产管理登记及报废操作指南
一、适用范围与背景
本指南适用于企业、事业单位及机关等组织的行政固定资产管理工作，涵盖固定资产从新增入库、日常登记到报废处置的全流程操作。行政固定资产包括办公设备（电脑、打印机、复印机）、家具（办公桌、文件柜）、工具仪器及其他价值达到单位固定资产确认标准（通常为1000元以上）且使用期限超过1年的资产。规范管理有助于保障资产安全、提高使用效率、避免资产流失，并为财务核算及审计工作提供准确依据。
二、固定资产登记操作流程
（一）资产信息收集
资产购置完成后，行政管理部门需对接采购部门或使用部门，收集以下核心信息：
基础信息：资产名称（需与采购合同一致，如“联想ThinkPadX1Carbon笔记本”）、规格型号（如“i7-1165G7/16G/512G”）、资产类别（按“电子设备”“办公家具”“工具仪器”等分类）；
财务信息：购置日期（以发票日期为准）、原始价值（含购置费用及必要附加成本）、供应商名称（如“北京科技有限公司”）；
使用信息：使用部门（如“行政部”“财务部”）、责任人（即直接使用人，需填写姓名*）、存放地点（如“3楼301办公室”）、预计使用年限（参考资产折旧年限，如电脑通常为5年）。
（二）填写《固定资产登记表》
根据收集的信息，填写单位统一的《固定资产登记表》（模板详见第四部分），注意以下要求：
资产编号需唯一，可采用“部门代码-年份-流水号”格式（如“XZ-2023-001”），由行政管理部门统一编制；
“资产状态”初始选择“在用”，并粘贴资产标签（标签包含编号、名称、购置日期等信息，便于后续盘点）；
所有信息需真实准确，与采购合同、发票等原始文件一致，避免涂改。
（三）审核与台账录入
部门审核：使用部门负责人*对登记表中的使用信息（责任人、存放地点等）进行核对确认，签字后反馈至行政管理部门；
行政复核：行政管理部门核对资产信息与采购凭证的一致性，确认无误后签字盖章，并将信息录入固定资产管理系统（如Excel台账或专业管理软件）；
财务备案：将登记表复印件提交至财务部门，作为资产入账及计提折旧的依据。
（四）资产交付与标签粘贴
完成登记后，行政管理部门组织资产交付，使用部门责任人*在《固定资产领用单》上签字确认，同时将资产标签粘贴于资产明显位置（如电脑主机背面、文件柜侧面），保证标签清晰、不易脱落。
三、固定资产报废操作流程
（一）报废申请发起
当资产出现以下情况时，由使用部门发起报废申请：
达到或超过预计使用年限，且无法继续使用（如电脑频繁死机、维修成本超过原值50%）；
因技术淘汰、损坏等原因导致无法修复或修复后不具使用价值；
其他经技术鉴定确需报废的情形（如自然灾害导致的资产损毁）。
使用部门填写《固定资产报废申请表》（模板详见第四部分），详细说明报废原因、资产现状（如“屏幕破裂无法显示”“主板烧毁”）及拟处理方式（如“回收变卖”“丢弃”）。
（二）技术鉴定与部门审核
技术鉴定：行政管理部门组织技术人员（或外部专业机构）对资产进行技术鉴定，确认是否达到报废标准，并在《固定资产报废申请表》中签署鉴定意见（如“经检测，该电脑主板损坏严重，维修费用约2500元，超过原值50%，同意报废”）；
部门审核：使用部门负责人*对报废申请及鉴定意见进行确认，签字后提交至行政管理部门。
（三）财务与领导审批
财务审核：财务部门核对资产原值、已计提折旧、净值等信息，确认报废处理是否符合财务制度（如是否存在资产未fully折旧提前报废的情况），并签署审核意见；
领导审批：根据单位资产管理制度，报请相应层级领导审批（如部门经理审批价值5000元以下资产，分管副总审批5000-20000元资产，总经理审批20000元以上资产）。
（四）报废处置与台账更新
资产处置：审批通过后，行政管理部门按以下方式处置资产：
有处置价值的资产（如二手电脑、办公家具），通过公开拍卖、委托回收公司等方式变卖，并保留处置凭证（如回收合同、收款记录）；
无处置价值的资产，由行政管理部门联系专业机构进行环保处理（如电子垃圾拆解），避免随意丢弃造成环境污染。
台账更新：处置完成后，行政管理部门在固定资产管理系统中将资产状态更新为“已报废”，注销资产编号，并同步更新财务台账，保证账实一致；同时将《固定资产报废申请表》及处置凭证归档保存，保存期限不少于5年。
四、模板表格
（一）固定资产登记表
序号
资产编号
资产名称
规格型号
资产类别
购置日期
原始价值（元）
供应商
使用部门
责任人
存放地点
预计使用年限（年）
资产状态
入账日期
1
XZ-2023-001
联想ThinkPadX1Carbon笔记本
i7-1165G7/16G/512G
电子设备
2023-03-15
8999.00
北京科技有限公司
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