邮件归档与流转流程表.docVIP

邮件归档与流转流程表

流程环节

负责部门

操作说明

相关文档/系统

备注

邮件接收

邮件收发员

接收邮件并分类

邮件系统

初步审核

审核专员

核实邮件内容

邮件系统，档案管理软件

标签分配

流程管理员

根据内容分配流程标签

流程管理软件

工作分配

管理人员

分配至相关人员

分工协作平台

邮件处理

处理人员

执行邮件任务

邮件系统，项目管理工具

邮件存档

档案管理员

按规定归档

档案管理系统

包含时间、文件名等信息

流转记录

流转记录员

记录流转情况

流转记录软件

包含流转日期、责任人等信息

回执管理

回执管理专员

管理邮件回执

邮件系统

流程监控

流程监控员

监控流程进度

流程监控工具

紧急处理

紧急处理人员

应对紧急邮件

邮件系统，危机应对工具

绩效考核

绩效管理专员

考核流程绩效

绩效管理系统

表格说明：

流程环节：邮件从接收至归档的各个环节。

负责部门：各环节中负责处理邮件的部门或岗位。

操作说明：各环节中具体需要进行的操作步骤。

相关文档/系统：各环节中使用的文档、软件或系统。

备注：针对某些环节可能需要添加的特殊说明或注意事项。

表格留白：表格下方留有足够空间以填写详细描述或附件信息。

流程环节

责任部门

操作步骤

工具/系统

备注

邮件接收

邮件管理员

1.检查邮件收件箱2.分类邮件（按类别、紧急程度）

邮件服务器

需及时更新邮件分类标准

初步筛选

审核员

1.核实邮件主题2.确认邮件重要性

邮件客户端

遵循紧急邮件优先原则

流程分配

流程管理员

1.根据邮件内容分配流程2.指派责任人员

流程管理平台

保证流程分配准确无误

邮件处理

业务执行者

1.阅读邮件内容2.执行邮件任务

邮件客户端、项目管理工具

需记录处理结果

存档准备

档案管理员

1.确定邮件存档需求2.准备存档文件

档案管理系统

遵守存档规定，保证信息安全

正式归档

档案管理员

1.将邮件导入档案系统2.标注归档日期

档案管理系统

保证归档文件完整无缺

流转记录

流转记录员

1.记录邮件流转信息2.更新流转状态

流转记录系统

保持记录的实时性和准确性

监控与反馈

监控专员

1.监控邮件处理进度2.收集反馈信息

监控平台

及时发觉并解决问题

异常处理

应急处理小组

1.分析邮件异常情况2.提出解决方案

应急响应系统

保证异常邮件得到妥善处理

定期审计

审计部门

1.审查邮件处理流程2.提出改进建议

审计软件

保证流程合规性

表格说明：

流程环节：邮件从接收至归档的各个关键步骤。

责任部门：负责执行每个环节的部门或岗位。

操作步骤：每个环节中需要执行的具体操作。

工具/系统：支持每个环节操作的工具或系统。

备注：对特定环节的额外说明或注意事项。

流程阶段

责任部门

具体操作

使用工具

备注

邮件接收

邮件中心

检查并邮件

邮件服务器

包括垃圾邮件过滤

邮件分类

分类专员

根据内容与标签分类

分类软件

定期更新分类标准

初步审查

审查组

核实邮件合法性与相关性

审查平台

遵循合规性要求

流程指派

指派经理

分配至相关流程或个人

指派系统

保证责任到人

处理执行

执行人员

完成邮件相关任务

任务管理工具

记录处理时间与结果

邮件归档

归档专员

将邮件存入归档系统

归档系统

保证归档文件的长期保存

流程监控

监控团队

监测邮件处理进度

监控软件

定期报告监控结果

修订更新

更新专员

定期审查流程与标准

流程更新工具

及时反映流程变更

回执管理

回执专员

确认邮件是否已接收

回执跟踪系统

包括未读邮件提醒

绩效评估

评估组

分析邮件处理效率

绩效评估工具

对流程进行优化建议

异常应对

应急小组

应对邮件处理中的异常情况

应急响应平台

制定应急预案

表格说明：

流程阶段：邮件处理与归档的主要步骤。

责任部门：每个阶段中负责执行的部门或岗位。

具体操作：在责任部门内执行的详细操作。

使用工具：辅助完成操作的软件或系统。

备注：对流程中特殊或需要特别注意的方面进行说明。