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企业资产采购与验收标准流程

一、适用范围与应用场景

本流程适用于企业各类资产的采购与验收管理，涵盖固定资产（如办公设备、生产设备、车辆等）、低值易耗品（如办公文具、工具耗材等）及其他需纳入企业资产管理的物品。场景包括但不限于：

新增部门或业务扩张导致的资产采购需求；

现有资产报废、毁损或功能不足需替换采购；

项目制资产专项采购（如研发设备、展会物料等）；

企业统一部署的标准资产批量采购（如全员办公电脑、文具套装等）。

通过规范流程，旨在实现资产采购的合规性、成本可控性及资产验收的严谨性，保证企业资产“采购有依据、验收有标准、入账有凭证”。

二、标准操作流程详解

（一）需求发起与部门初审

责任主体：需求部门、部门负责人

操作说明：

需求提报：需求部门根据业务需要，填写《资产采购申请单》（详见模板一），明确资产名称、规格型号、数量、预估单价、用途说明、期望交付时间等关键信息，并附《资产需求说明》（如技术参数、使用场景描述等）。

部门初审：需求部门负责人（*经理）审核需求的必要性、合理性及与部门预算的匹配性，确认无误后签字提交至采购部。若涉及跨部门共用资产，需提前征求使用部门意见并会签。

输出成果：《资产采购申请单》（部门负责人签字版）、《资产需求说明》。

（二）采购计划与预算审核

责任主体：采购部、财务部、分管领导

操作说明：

采购计划编制：采购部收到申请后，核对《资产采购申请单》信息，结合企业采购政策（如集中采购目录、采购金额权限等），编制《采购计划》，明确采购方式（公开招标、询价比价、单一来源采购等）、供应商筛选标准及时间节点。

预算审核：财务部审核采购项目的预算余额，保证采购金额在部门年度预算范围内；超预算项目需由需求部门提交《预算调整申请》，经财务部复核、分管领导（*总）审批后，方可推进采购。

计划审批：采购部将《采购计划》及《资产采购申请单》提交至分管领导（*总）审批，审批通过后启动采购执行。

输出成果：《采购计划》（审批版）、《预算审核意见表》。

（三）供应商筛选与合同签订

责任主体：采购部、法务部、总经理

操作说明：

供应商寻源：采购部通过企业合格供应商库、公开招标平台、行业推荐等渠道筛选供应商，对供应商的资质（营业执照、相关行业许可证、质量体系认证等）、报价、供货能力、售后服务（如质保期、响应时间等）进行综合评估，形成《供应商评估表》（详见模板二）。

确定供应商：根据采购金额及企业规定，采用相应方式确定供应商（询价比价需至少3家供应商报价，金额较大需组织招标评审），结果经采购部负责人（经理）确认后，报总经理（总）审批。

合同签订：采购部与供应商签订《采购合同》，明确资产名称、规格型号、数量、单价、总金额、交付时间与地点、验收标准、付款方式、违约责任等条款；法务部对合同条款进行合规性审核，保证无法律风险。

输出成果：《供应商评估表》、《采购合同》（法务部审核版、双方签字盖章版）。

（四）资产交付与开箱检验

责任主体：需求部门、采购部、仓储部（若有）

操作说明：

交付确认：供应商按合同约定时间交付资产，需求部门与采购部共同现场核对资产数量、外包装完好性（是否破损、受潮等），确认无误后在《资产交付清单》（供应商提供）上签字接收；若涉及批量资产，可抽样检查包装情况。

开箱初检：资产运送至指定地点（如部门办公区、仓库）后，需求部门组织开箱，检查资产实物与合同约定的规格型号、配件清单（如电脑的电源适配器、说明书等）是否一致，外观是否有划痕、损坏等瑕疵。

异常处理：若发觉数量不符、外观损坏或配件缺失，需在24小时内联系采购部，采购部与供应商协商解决方案（补发、换货或退款），并记录《资产交付异常记录表》。

输出成果：《资产交付清单》（签字版）、《资产交付异常记录表》（若有）。

（五）多部门联合验收

责任主体：需求部门、技术部（若有）、采购部、行政部门

操作说明：

验收组织：需求部门根据资产类型组织验收小组，技术部（如涉及专业设备）、采购部、行政部门共同参与，验收前需明确验收标准（以合同约定、技术参数表或行业规范为准）。

功能与功能测试：

办公设备（电脑、打印机等）：开机测试、基本功能运行（如电脑系统安装、打印功能）、功能参数（如内存容量、打印速度）是否符合要求；

生产设备：空载运行测试、负载测试、安全防护装置有效性验证，必要时可委托第三方机构出具检测报告；

低值易耗品：核对数量、品牌、规格是否与采购清单一致，检查有无过期或质量问题。

验收结论：验收小组根据测试结果填写《资产验收单》（详见模板三），明确“合格”“不合格”或“待整改（需供应商限期调整后复验）”结论；所有验收人签字确认，采购部留存备案。

输出成果：《资产验收单》（验收小组签字版）、《第三方检测报告》（若有）。

（六）资产登记与入账管理

责任主体：行政部门、财务部

操作说