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公司手机租赁合同流程与规范范例

一、合同签订流程

公司手机租赁合同的签订应遵循规范的审批和执行程序，确保每一步都有章可循，责任明确。

（一）需求提出与审批

1.需求发起：因工作需要确需配备公司手机的部门或个人，应由所在部门负责人向行政部（或指定的资产管理部门，下同）提交《公司手机租赁需求申请表》。申请表应清晰说明申请理由、拟租赁手机的数量、预估使用期限、主要用途（如普通通讯、业务拓展、特定项目等）以及对手机配置的基本要求（如操作系统、网络制式等）。

2.部门审核：部门负责人对本部门提交的需求进行真实性、必要性审核，确认无误后签字提交至行政部。

3.行政部评估：行政部收到申请后，结合公司现有手机存量、预算情况以及过往使用记录，对需求的合理性进行评估。如需新增租赁，应提出初步的租赁方案建议。

4.预算审批：行政部将评估通过的需求及初步方案提交至财务部，由财务部对租赁预算进行审核。

5.最终审批：根据公司审批权限规定，由相关领导（如部门分管领导、总经理等）对需求及预算进行最终审批。审批通过后方可进入下一环节。

（二）供应商选择与谈判

1.供应商筛选：行政部根据审批通过的需求，负责筛选合格的手机租赁供应商。筛选时应综合考虑供应商的信誉、服务质量、租赁价格、手机品牌及型号选择范围、售后服务（如维修、更换）、是否提供配套数据套餐等因素。必要时，可邀请至少两家及以上供应商进行比价。

2.合同谈判：行政部代表公司与选定的供应商就租赁标的、数量、期限、租金、支付方式、交付标准、维修保养、违约责任、知识产权、数据安全等核心条款进行详细谈判。法务部门应参与重要合同条款的审核，确保合同的合法性与合规性。

（三）合同拟定与审核

1.合同起草：谈判达成一致后，由行政部或法务部门根据谈判结果及公司标准合同模板（如有）起草租赁合同文本。

2.内部审核：合同文本起草完成后，应依次提交行政部负责人、财务部负责人、法务部门（或外聘法律顾问）进行审核。审核重点包括：条款完整性、表述准确性、权责清晰度、财务风险、法律风险等。审核意见应书面反馈，起草部门负责修改完善。

3.最终确认：修改后的合同文本经各相关部门确认无误后，提交公司授权代表（通常为总经理或其授权人）进行最终审阅。

（四）合同签署与归档

1.合同签署：合同经最终审阅通过后，由公司授权代表与供应商法定代表人或授权代表正式签署，并加盖双方公司公章。合同签署应至少一式两份，双方各执一份，必要时可增加份数供财务、行政等部门备案。

2.合同归档：行政部负责对签署后的合同原件进行编号、登记，并按照公司档案管理规定进行妥善归档保存。同时，将合同副本分发给财务部等相关执行部门。

二、合同条款核心规范

一份严谨的公司手机租赁合同应包含以下核心条款，以明确双方权利义务，防范潜在风险。

（一）合同主体信息

明确出租方（供应商）与承租方（公司）的全称、统一社会信用代码、法定代表人、注册地址、联系方式等基本信息，确保合同主体资格合法有效。

（二）租赁标的

1.设备详情：清晰列出所租赁手机的品牌、型号、配置（如存储空间、运行内存）、颜色、IMEI码（国际移动设备识别码）、序列号等唯一标识信息，建议作为合同附件详细列明。

2.数量：明确租赁手机的总数量。

3.交付标准：约定手机交付时的状态，如全新未拆封、95新以上、已预装指定办公软件、已插入指定SIM卡等。

（三）租赁期限

明确租赁的起始日期和终止日期。对于长期租赁，可约定续租条件及提前通知期限。

（四）租金标准及支付方式

1.租金构成：明确租金是否包含设备使用费、基础通讯费（通话、短信、流量）、维修保养费等，或仅为设备租赁费，其他费用另行结算。

2.租金标准：约定每部手机的租金单价、总租金金额。如涉及不同型号手机，应分别列明。

3.支付周期：如月付、季付、半年付或年付。

4.支付方式：如银行转账、支票等，并提供双方指定的银行账户信息。

5.发票要求：明确供应商提供发票的类型（如增值税专用发票）、开具时间及送达要求。

（五）双方权利与义务

1.出租方权利与义务：

*按照合同约定提供符合标准的手机及相关配件。

*保证对所提供手机拥有合法的出租权。

*按照合同约定或双方协商，提供手机的维修、保养或更换服务（明确维修范围、响应时间、费用承担）。

*如包含通讯服务，应确保通讯畅通，及时提供话费账单。

*对承租方在使用过程中提出的合理技术支持请求予以配合。

2.承租方权利与义务：

*按照合同约定及时足额支付租金及其他应付费用。

*仅限公司指定员工（需登记备案）为履行工作职责使用租赁手机，不得转借、转租、抵押、质押、赠与、变卖或用于非法活动。

*妥善保管和使用租赁