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标准化会议记录与跟踪系统工具指南
一、适用工作场景
本系统适用于各类需要规范流程、明确责任、跟踪结果的会议场景，具体包括但不限于：
企业战略研讨会：用于记录战略方向、目标分解及关键举措，保证共识落地；
项目周/月度例会：跟踪项目进度、风险问题及任务分配，推动项目按计划推进；
跨部门协调会：明确部门间协作接口、资源支持需求及解决争议的方案，避免推诿；
客户需求评审会：记录客户核心需求、技术实现方案及验收标准，保证需求准确传递；
问题复盘会：总结问题根因、改进措施及责任人，形成闭环管理。
二、系统操作全流程
（一）会前准备：奠定高效基础
明确会议目标与范围
会议组织者需提前1-2天确定会议核心目标（如“确定Q3产品上线计划”“解决A项目跨部门协作瓶颈”），避免议题发散。
列出会议需达成的具体成果（如“输出3个备选方案”“明确5项关键任务负责人”），并通知参会人员。
确定参会人员与议程
根据会议目标筛选必要参会人（决策层、执行层、相关支持部门），避免无关人员参与。
制定详细议程，明确每个议题的汇报人、预计时长及讨论要点（示例：14:00-14:15项目进度汇报（）；14:15-14:45方案讨论（）；14:45-15:00决议确认）。
准备会议工具与模板
提前将“会议基本信息表”“会议议程表”模板发送给记录人，保证熟悉填写规范；
准备会议签到表、投影设备、录音工具（需提前告知参会人员）等，保障会议顺利进行。
（二）会中记录：捕捉关键信息
实时记录核心内容
记录人需专注会议进程，重点记录：议题讨论要点（不同观点的分歧与共识）、关键数据（如“用户留存率需提升至30%”）、决策结果（明确结论，避免模糊表述，如“通过A方案”而非“倾向于A方案”）。
对待决议事项，同步记录反对意见（如“**提出需评估成本风险，后续需补充数据”），保证信息全面。
标注决议与任务
区分“决议”与“任务”：决议是会议结论（如“确定采用敏捷开发模式”），任务是需执行的具体事项（如“赵六负责3天内输出敏捷开发计划”）。
对任务项，实时记录“任务描述”“负责人”“协作人”“截止日期”四要素，避免遗漏（示例：任务-需求文档评审；负责人-孙七；协作人-技术部；截止日期-2024年X月X日）。
参会人员确认
会议结束前，由主持人带领参会人员快速回顾决议与任务清单，确认无异议后签字（或线上确认），避免责任不清。
（三）会后整理：形成规范文档
24小时内完成记录整理
记录人需根据会中笔记，补充完善“会议决议与任务跟踪表”，保证信息准确、语言简洁（避免口语化表述，如“尽快完成”改为“6月30日前完成初稿”）。
按固定格式输出会议纪要：标题（“项目周例会纪要）、基本信息（时间、地点、参会人等）、议程回顾、决议清单、任务清单、附件（如演示PPT、需求文档）。
分发与归档
会议纪要需在整理完成后2小时内发送至所有参会人及相关领导，并抄送部门存档；
线上归档至企业知识库（如钉钉文档、企业网盘），按“年份-部门-会议类型”分类命名（如“2024-产品部-项目例会”），方便后续追溯。
（四）跟踪落实：保证闭环管理
建立任务跟踪清单
以“会议决议与任务跟踪表”为基础，每周更新任务进度（状态：未开始/进行中/已完成/延期），标注延期原因及调整计划。
定期进度反馈
负责人需按截止日期前1天反馈任务完成情况（如“需求文档评审已完成，发觉2个需优化项，同步技术部调整”）；
对延期任务，组织专项会议协调资源，明确新节点，避免影响整体进度。
闭环验证
任务完成后，由发起人验收并签字确认，在跟踪表中标记“已完成”；
每月对高频任务进行复盘，分析延迟率高的原因，优化流程（如“任务截止日期设定过紧，需预留3天缓冲期”）。
三、标准化模板工具包
（一）会议基本信息表
会议名称
会议时间
年月日时分
会议地点
（会议室/线上）
主持人
记录人
参会人员
、、**等共人
缺席人员及原因
（如：赵六：出差）
会议类型
□例会□专题会□评审会
会议目标
（如：明确Q3产品迭代计划）
（二）会议议程表
序号
议题名称
汇报人
预计时长
主要内容/讨论要点
1
项目进度汇报
**
15分钟
当前阶段完成度、风险点、需支持资源
2
方案A可行性讨论
**
30分钟
技术实现难度、成本估算、用户反馈
3
决议确认
全体
15分钟
各议题结论汇总、任务分配确认
（三）会议决议与任务跟踪表
决议编号
决议内容（对应议题序号）
任务描述
负责人
协作人
截止日期
当前状态
完成情况/备注01
议题1（项目进度）
输出风险应对方案
**
技术部
2024-06-25
进行中
需协调测试部资源支持02
议题2（方案A）
补充成本明细表
**
财务部
2024-0
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