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助学金评审会议记录规范及范例

一、引言

助学金评审工作是保障家庭经济困难学生顺利完成学业、促进教育公平的重要举措。评审过程的公平、公正、公开，直接关系到政策实施效果和学生的切身利益。而规范、详实的评审会议记录，则是确保评审工作有据可查、责任可溯、过程透明的关键环节。为进一步提升助学金评审工作的规范化水平，特制定本规范，并附以范例供参考。

二、会议记录的基本要求与原则

助学金评审会议记录应遵循以下基本要求与原则：

1.客观真实：如实反映会议的全过程，包括发言、讨论、表决等情况，避免主观臆断和个人情感色彩。

2.完整准确：记录内容应全面，涵盖会议的主要议题、关键信息、重要决定及依据，数据和表述务必准确无误。

3.清晰规范：结构清晰，层次分明，语言简练，字迹（或打印）清晰，使用规范的书面语。

5.及时高效：会议结束后应尽快整理形成会议记录初稿，并按程序进行审核。

三、助学金评审会议记录规范

（一）会前准备

记录人应在会议前做好充分准备：

1.熟悉本次助学金评审的政策文件、评审标准、名额分配等相关要求。

2.了解参会人员构成，准备好签到表。

3.准备好会议议程、评审材料清单（或电子查阅路径）等。

4.确保记录工具（如笔记本电脑、录音笔等）工作正常，录音笔的使用应事先征得会议主持人同意。

（二）会议过程记录要点

1.会议启动阶段：

*准确记录会议名称、会议时间（具体到年月日时分）、会议地点。

*记录主持人、记录人姓名及职务/职称。

*记录应到参会人数、实到人数、缺席人数及主要缺席原因（如请假人员）。

*记录会议开始时间。

*主持人宣布会议议题、议程，强调评审纪律和工作原则。

2.政策解读与标准重申阶段：

*记录是否有专人（如负责学生工作的老师）对本次评审的政策依据、申请条件、评审流程、资助等级、金额标准等进行解读或重申。

*记录评审小组成员对政策或标准是否存在疑问及解答情况。

3.申请材料审阅与情况介绍阶段：

*记录评审材料的总体情况（如申请总人数、材料完整性等）。

*若采用集体审阅或逐一介绍方式，应记录介绍顺序、主要介绍人（如辅导员）。

*重点记录介绍过程中提及的申请人突出困难情况、特殊经历、在校表现等关键信息，但需注意保护学生隐私，避免记录与评审无关的个人敏感细节。

*对于材料中存在疑问或需要核实的信息，应记录提出人及疑问点。

4.评审讨论与评议阶段：

*这是记录的核心部分。应客观记录评审小组成员的主要发言要点，特别是针对不同申请人资格、困难程度、资助等级的讨论意见。

*对有争议的申请案例，应记录不同观点的主要理由和依据，但无需逐字逐句记录所有对话。

*记录讨论过程中形成的共识或需要进一步核实的问题。

*注意区分个人意见与集体讨论意见。

5.投票与结果形成阶段：

*记录投票方式（如无记名投票、举手投票、合议制等）。

*记录投票过程是否规范，是否达到法定或规定的有效票数。

*记录各资助等级（或拟推荐名单）的最终表决结果，包括获得通过的申请人姓名、对应等级/金额（若在会上确定）、票数情况（可记录同意、反对、弃权票数，或仅记录结果）。

*记录是否有替补名单及产生方式。

6.异议处理与申诉途径告知：

*记录主持人是否就评审结果的异议处理机制、公示期及申诉途径向评审组成员或在后续向学生群体告知的安排。

7.会议总结与结束：

*记录主持人对本次评审工作的总结发言要点。

*记录后续工作安排，如公示时间、上报材料截止日期等。

*记录会议结束时间。

（三）会议记录构成要素

一份完整的助学金评审会议记录应包含以下要素：

1.会议基本信息：会议名称、时间、地点、主持人、记录人。

2.参会人员情况：应到、实到、缺席，签到表（可作为附件）。

3.会议议程。

4.会议内容纪要：按会议进程分阶段记录上述“会议过程记录要点”的内容。

5.会议决议：清晰列出本次评审最终确定的各等级助学金拟资助学生名单（姓名、学号关键信息可隐去部分，如仅保留姓氏和后几位）、资助金额（如有）。

6.待办事项：明确后续需完成的工作、责任人和时限。

7.附件（可选）：如会议签到表、相关政策文件复印件、评审打分表汇总结果等。

（四）会议记录撰写与审核要求

1.撰写要求：

*语言简练、准确、规范，避免口语化、模糊不清或易产生歧义的表述。

*结构清晰，层次分明，可采用分级标题或序号方式组织内容。

*对关键数据、重要观点、决定事项务必准确无误。

*涉及学生个人信息时，应注意脱敏处理，尤其是在会议记录可能需要公开或多级流转的环节。

2.审核与签批