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一、适用会议类型
二、会前筹备与记录准备
明确会议基本信息
提前与会议组织者确认会议主题、目标、时间、地点（线上/线下）、预计时长及核心议程。
确认参会人员范围（主持人、核心发言嘉宾、记录人、列席人员等），提前发送会议通知并附上议程，提醒相关人员提前准备材料。
准备记录工具与模板框架
根据会议类型选择或调整模板框架（如项目例会侧重进度与问题，决策会议侧重方案对比与决议）。
准备记录工具：电子文档（Word/Excel）或会议纪要管理系统，保证可实时编辑、插入附件（如PPT、数据图表）。
预留关键信息栏：会议编号、日期、地点、主持人、记录人、参会人员（含请假人员）、缺席人员及原因。
三、会中高效记录要点
聚焦核心议程与讨论内容
按议程顺序逐项记录，避免流水账，重点标注讨论中的分歧点、共识观点及关键数据。
对发言内容进行提炼，用简洁语言概括（如“经理提出：当前进度滞后主要因资源协调不足，需部门3日内提交资源调配方案”），避免直接复制长篇发言。
明确决议事项与行动项
区分“决议”与“待讨论项”：决议需明确结论（如“通过A方案，暂缓B方案”），待讨论项标注后续安排（如“需补充市场数据后再次评审”）。
行动项需包含“具体任务”“负责人”“完成时间”“交付成果”（如“完成项目初稿审核——*主管——2024年X月X日——审核反馈报告”）。
动态核对关键信息
会议中可适时与主持人或发言者确认记录准确性（如“刚才提到的预算调整幅度是10%，对吗？”），避免信息偏差。
对未明确的议题或需后续跟进的内容，标注“需会后确认”并记录联系人（如“技术细节需*工程师补充说明，会前邮件反馈”）。
四、会后整理与归档流程
会议纪要初稿撰写
会后2个工作日内完成初稿，按“会议基本信息—议程及讨论要点—决议事项—行动项—附件清单”结构整理。
检查信息完整性：参会人员、时间、地点等基础信息无遗漏；行动项负责人、时间明确；决议与讨论内容对应一致。
审核与分发
初稿提交主持人审核，根据反馈修改后，发送至全体参会人员及需知晓的部门（抄送相关领导），并附上“审阅确认”要求（如“如有异议，请于X月X日前反馈”）。
收到审阅意见后，最终修订版需标注“修订说明”（如“根据*总意见，补充了风险应对措施”）。
归档管理
按公司档案管理规定，将最终版会议纪要（含附件、审阅记录）命名存档（格式：“会议类型-日期-主题”，如“项目例会Q2进度复盘”）。
电子档案存储至指定共享文件夹（如“公司档案-会议纪要-2024年”），纸质版（如需）由行政部统一编号归档，保存期限不少于3年（涉密会议按保密规定执行）。
五、会议纪要核心模板
（一）会议基本信息表
项目
内容
会议编号
M001
会议主题
Q2项目进度复盘会
日期
2024年5月20日
时间
14:00-16:30
地点
3楼会议室A（线上）
主持人
*经理
记录人
*助理
应到人数
10人
实到人数
8人
缺席人员及原因
主管（出差）、专员（请假）
列席人员
*顾问（外部）
（二）议题讨论与决议记录表
议程编号
议题名称
讨论要点摘要
决议事项
1.1
项目A当前进度
工程师：完成70%，滞后原计划10%；经理：主因供应链到货延迟。
1.采购部5月22日前提交供应商催办记录；2.团队调整任务优先级，6月1日前追回进度。
1.2
预算调整方案
财务：建议增加测试环节预算5万元；总监：需评估成本效益。
通过预算调整方案，增加测试预算3万元，由*财务部5月25日前更新预算表。
2.1
下阶段工作重点
主管：聚焦需求优化；经理：同步推进风险预案。
下阶段重点：需求优化（负责人：主管，6月10日前输出V2.0版本）；风险预案（负责人：经理，5月30日前完成）。
（三）行动项跟踪表
行动项描述
负责人
完成时间
交付成果
状态
备注
供应商催办记录提交
*采购
2024-05-22
供应商到货时间承诺函
进行中
邮件抄送*经理
测试预算更新
*财务
2024-05-25
预算调整审批表
未开始
需附成本测算说明
需求优化V2.0版本输出
*主管
2024-06-10
需求文档（含评审意见）
未开始
同步组织内部评审
六、记录规范要点
客观中立：记录时避免主观评价，如“经理的方案不合理”应改为“经理提出方案，部分成员对可行性存疑，需进一步验证”。
用词精准：避免模糊表述，如“尽快”“大概”等，需明确时间节点或量化指标（如“3个工作日内”“误差不超过5%”）。
区分层级：决议事项需标注“通过”“暂缓”“否决”，行动项需明确“负责人”（避免用“相关部门”等模糊主体）。
保密管理：涉密会议纪要需标注“内部机密”，限制查阅权限，电子版加密存储，纸质版按保密流程归档。
七、归档管理要求
命名规范：电子档案名称统一为“[
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