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采购申请审批流程标准化工具（成本控制版）

一、适用工作情境

本工具适用于企业内部各类采购活动的申请审批管理，特别适用于对成本敏感度较高的场景，包括但不限于：

常规物资采购：如办公耗材、生产辅料等低值易耗品的批量采购；

项目专项采购：如研发项目所需设备、原材料等与项目预算直接相关的采购；

预算内紧急采购：因突发需求需快速响应，但仍需严格成本管控的采购；

跨部门协同采购：涉及多个部门使用或成本分摊的集中采购事项。

通过标准化流程，保证采购需求合理、成本可控、审批高效，避免资源浪费和流程冗余。

二、标准化操作流程

总则：本流程遵循“需求导向、预算先行、分级审批、成本可控”原则，从需求提报到采购执行，全流程规范成本管控节点。

步骤1：需求发起与成本预评估

操作主体：采购申请人（需求部门经办人）

具体动作：

明确采购需求：填写《采购申请表》，详细说明采购品名、规格、数量、预估单价、用途、使用部门等信息；

成本初步测算：根据市场调研或历史数据，分析采购成本的合理性，若为新品类采购，需附至少2家供应商的初步报价单或成本构成分析；

预算核对：确认采购金额在部门年度/季度预算额度内，若超预算需说明原因并附预算调整申请。

输出成果：《采购申请表（含成本预评估）》、初步报价单（如适用）、预算核对说明。

步骤2：部门初审与需求合理性确认

操作主体：需求部门负责人

具体动作：

审核采购需求的必要性：确认采购内容是否为部门工作必需，是否存在替代方案（如复用现有物资、调整使用方式等）；

核查成本预评估合理性：对比历史采购价格或市场均价，判断预估单价是否偏离正常范围，对异常成本点要求申请人补充说明；

审批预算：确认采购金额符合部门预算权限，超预算部分需签署意见后上报上级主管。

输出成果：部门负责人审批意见（同意/驳回并说明理由）、预算审批意见。

步骤3：成本专项审核与性价比分析

操作主体：成本控制部门（或岗位）

具体动作：

成本结构拆解：对采购明细进行成本构成分析（如原材料、加工费、物流费等），判断是否存在成本优化空间；

市场价格比对：通过询价平台、历史采购数据库或第三方报价，验证预估单价的公允性，若偏差超过5%（或企业设定的阈值），需要求申请人重新提供报价；

性价比评估：对多规格或多供应商方案进行性价比分析，优先选择“满足需求+成本最优”方案，并出具《成本审核意见表》。

输出成果：《成本审核意见表》（含成本优化建议、价格比对结论）。

步骤4：分级审批与权限确认

操作主体：按采购金额和类型划分的审批人（如部门总监、分管副总、总经理等）

审批权限划分（示例）：

金额≤5000元：需求部门负责人+成本控制岗审核；

5000元＜金额≤20000元：需求部门负责人+成本控制岗+分管副总；

金额＞20000元：需求部门负责人+成本控制岗+分管副总+总经理。

具体动作：

审批人根据《采购申请表》《成本审核意见表》及部门初审意见，重点审批：需求必要性、成本合理性、预算符合性，签署“同意”“补充说明”或“驳回”意见。

输出成果：最终审批意见书（明确审批结论及附加条件）。

步骤5：结果反馈与采购执行

操作主体：采购部门（或申请人）

具体动作：

审批通过：将审批完整的《采购申请表》交采购部门，采购部门按企业采购管理制度执行供应商选择、合同签订等流程；

审批不通过：由成本控制部门或需求部门将驳回理由反馈给申请人，申请人可根据意见修改后重新发起流程；

结果记录：采购完成后，采购部门需将实际采购金额、供应商信息等录入系统，与申请预算进行对比分析，形成《采购成本差异报告》。

输出成果：采购订单/合同、《采购成本差异报告》。

三、采购申请审批表（成本控制版）

基本信息

申请编号

（自动/按年份-部门-序号填写，如2024-CG-001）

申请日期

年月日

申请部门

申请人

*

联系方式

（内部办公电话，禁止填私人手机号）

需求用途

（简要说明采购物品的具体使用场景，如“项目研发实验耗材”）

采购明细

序号

物品名称

1

2

合计预估金额

（大写）

成本控制信息

预算科目

（如“办公费”“研发费用-材料费”）

预算余额（元）

成本构成分析

（可选，如“原材料占比70%、加工费占比20%、物流费占比10%”）

成本优化建议

（成本控制部门填写，如“建议选择A供应商，较B供应商节省8%成本”）

审批流程

需求部门负责人

意见：签字：日期：

成本控制部门

意见：签字：日期：

分管领导（如需）

意见：签字：日期：

总经理（如需）

意见：签字：日期：

备注|（如紧急采购需标注“紧急”，并说明原因；或特殊需求补充说明）|

四、关键执行要点

预算刚性原则：无预算或超预算的采购申请原则上不予审批，确需调整预算的需提前履行预算变更流程。

成本细化核算：采购明细需明确到具体物品规格和