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合同审查与签署流程规范工具

一、适用范围与常见应用场景

本工具适用于企业、事业单位及其他组织在开展业务合作过程中，涉及合同起草、审查、谈判、签署及后续管理的全流程规范。常见应用场景包括但不限于：

采购与销售合同（如原材料采购、产品销售、服务外包等）；

合作协议（如项目合作、技术开发、市场推广等）；

劳动合同（与员工签订的聘用协议）；

保密协议、知识产权协议等附属协议；

其他需要通过书面形式明确双方权利义务的法律文件。

二、标准化操作流程与执行要点

（一）需求发起与合同立项

责任主体：业务部门负责人/项目发起人

操作内容：

明确合作背景、合同目的及核心需求（如合作方、标的物、金额、履行期限等）；

填写《合同立项申请表》（见模板1），说明合同类型、预算金额、风险等级及预期效益；

提交至法务部门及分管领导进行初步立项审核，确认合同必要性及可行性。

输出成果：《合同立项申请表》（审批通过）。

（二）合同起草

责任主体：业务部门（或法务部门协同）

操作内容：

根据立项需求，选择对应合同模板（如采购合同模板、服务合同模板），或参考过往同类合同初稿；

明确合同核心条款，包括但不限于：

合同主体（双方全称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表人信息）；

标的物/服务内容（具体描述、规格、数量、质量标准）；

权利义务（双方主要职责、履行方式、地点、期限）；

金额及支付方式（总价、单价、支付条件、账户信息、发票要求）；

违约责任（违约情形、违约金计算方式、赔偿范围）；

争议解决方式（协商、仲裁/诉讼及管辖地）；

保密条款（保密范围、期限、违约责任）；

合同生效条件及终止条款。

语言表述需准确、简洁，避免歧义；涉及金额、日期、数量等关键信息需用大写+小写双重标注。

输出成果：合同初稿（含附件清单，如技术参数、验收标准等）。

（三）内部审查

责任主体：法务部门、业务部门、财务部门、风控部门（根据合同风险等级确定参与部门）

操作内容：

业务部门审查：确认合同内容是否符合业务需求，标的物/服务描述是否准确，履行能力是否匹配；

法务部门审查：重点审核法律合规性（是否符合法律法规、行业监管要求）、条款完整性（是否遗漏必备条款）、权利义务对等性（是否存在显失公平条款）、违约责任可执行性；

财务部门审查：审核金额准确性、支付方式合理性、税务处理合规性（如发票类型、税率）、资金预算是否充足；

风控部门审查：评估合同履行风险（如对方履约能力、市场变动风险）、争议解决风险，提出风险应对建议。

各部门填写《合同审查意见表》（见模板2），明确审查结论（通过/需修订/不通过）及具体修改意见，汇总至法务部门统一协调。

输出成果：《合同审查意见表》（修订版合同初稿）。

（四）外部谈判与修订

责任主体：业务部门负责人、法务人员、谈判代表（如需）

操作内容：

基于内部审查意见，与对方进行合同条款谈判，重点沟通存在分歧的条款（如违约责任、支付周期、保密范围等）；

谈判过程中需形成书面记录，明确双方一致意见及未达成共识的内容；

根据谈判结果，由业务部门或法务部门修订合同条款，形成《谈判修订记录表》（见模板3），经双方确认后作为合同附件。

注意事项：谈判过程中不得超出立项审批权限，重大条款变更需重新履行内部审批流程。

输出成果：《谈判修订记录表》、修订版合同终稿。

（五）最终审批

责任主体：分管领导、总经理/法定代表人（根据合同金额及重要性确定审批层级）

操作内容：

业务部门提交修订版合同终稿、《合同立项申请表》《合同审查意见表》《谈判修订记录表》等全套材料；

审批人重点审核合同整体风险、核心条款合理性及是否符合公司战略利益；

审批通过后，在《合同签署审批表》（见模板4）中签署审批意见；审批不通过的，退回业务部门重新修订或终止合作。

输出成果：《合同签署审批表》（审批通过）。

（六）签署与盖章

责任主体：法定代表人/授权代表人、行政部/公章管理部门

操作内容：

确认签署人资格：

企业合同需由法定代表人签署或出具《授权委托书》（需明确授权范围、期限），由授权代表人签署；

个人合同需由本人签署并提供证件号码明。

核对合同文本：保证签署版本为最终审批版本，页码连续，无涂改（若有涂改需双方盖章/签字确认）；

加盖印章：合同需加盖企业公章（或合同专用章）、法定代表人/授权代表人签字；多页合同需加盖骑缝章；

签署完成后，向对方提供合同原件（通常一式两份及以上，双方各执一份）。

注意事项：严禁在空白合同上盖章或签字，电子签章需符合《电子签名法》规定，保证签署身份真实及文件完整性。

输出成果：正式签署合同文本（双方各执一份）。

（七）履行跟踪与归档

责任主体：业务部门、法务部门、档案管理部门

操作内容：

履行跟踪：业务部门按合同约定履行义务，定期跟踪对方履约情况，记录履行过程中的问题（如延迟交付、质量