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销售合同审核及管理标准工具

一、适用业务场景

本工具适用于企业销售业务中各类合同的规范化管理，覆盖以下典型场景：

新客户合作：首次与客户签订销售合同时用于条款审核与风险把控；

常规订单续签：针对长期合作客户的订单续签，保证条款一致性及履约可行性；

大额/复杂合同：涉及金额较大或条款复杂的销售合同（如定制化产品、分期付款等），需多部门协同审核；

跨区域/跨境合同：不同地区或国家客户签订的合同，需兼顾当地法规差异；

合同变更与续签：对已生效合同的条款修订或到期续签，保证变更流程合规。

二、标准化操作流程

（一）合同发起与起草

操作主体：销售部业务代表*

操作内容：

收集客户需求，明确产品/服务名称、规格、数量、价格、交付时间、付款方式等核心条款；

根据企业《销售合同模板》起草合同文本，保证双方信息（名称、地址、联系方式等）准确无误；

附附件（如技术参数、验收标准、保密协议等），并与客户初步沟通确认条款意向。

输出成果：《合同（草案）》《客户需求确认函》

（二）销售内部初审

操作主体：销售经理*

操作内容：

核查合同条款与客户需求是否一致，重点关注数量、价格、交付周期等业务条款的合理性；

评估客户信用状况（如历史回款记录、合作稳定性），对大额订单需同步启动客户信用审批；

检查合同文本格式规范性（如页码、签章页完整性），无遗漏后提交法务审核。

输出成果：《销售内部审核意见表》（需标注“通过”及修改建议）

（三）法务合规审核

操作主体：法务专员*

操作内容：

审核合同主体合法性（如客户营业执照、授权委托书是否有效）；

检查条款合规性，重点关注违约责任、争议解决方式、知识产权、保密条款等是否存在法律风险；

对不合规条款提出修改建议，并与销售部、客户沟通调整，直至法律风险可控。

输出成果：《法务审核意见表》（需明确“通过/不通过”及具体修改条款）

（四）财务条款审核

操作主体：财务部

操作内容：

核对价格体系是否符合企业定价政策，折扣、返利等条款是否经授权；

审核付款方式、周期、票据类型等财务条款的合理性，保证现金流安全；

评估合同涉及的税务处理（如税率、开票时间）是否符合税法规定。

输出成果：《财务审核意见表》（需标注“审核通过”及财务风险提示）

（五）业务条款最终确认

操作主体：销售经理、业务代表

操作内容：

整合法务、财务部门的修改意见，与客户进行最终条款沟通；

确认双方对合同文本无异议后，打印正式合同文本（一式X份，根据签署方数量确定）。

输出成果：《合同最终版》（双方签字盖章页扫描件）

（六）合同审批签署

操作主体：授权审批人*（如销售总监、总经理）、客户方授权代表

操作内容：

企业内部按审批权限流程提交最终版合同（如金额≥X万元需总经理审批）；

审批通过后，由销售部组织双方签署合同，保证签字人具备合法授权（需提供授权委托书）；

合同签署后3个工作日内，回收对方合同原件，并扫描存档。

输出成果：签署生效的合同原件、双方授权委托书（如有）

（七）合同用印与分发

操作主体：行政/合规部

操作内容：

根据审批流程，在合同指定位置加盖企业公章或合同专用章；

按合同份数分发至销售部、财务部、法务部等相关部门，并做好《合同分发登记表》记录。

输出成果：盖章合同原件、《合同分发登记表》

（八）归档与履约跟踪

操作主体：销售部档案管理员、业务代表

操作内容：

将合同原件、附件、审核意见表等资料整理归档，建立《合同台账》记录合同编号、签订日期、金额、状态等信息；

业务代表按合同约定跟踪履约进度（如生产、发货、验收、回款），关键节点及时同步财务部；

合同履行完毕后，归档履约证明（如验收单、回款凭证），并更新《合同台账》状态为“已终止”。

输出成果：《合同台账》、履约过程文件

三、配套工具表格

（一）销售合同信息登记表

合同编号

合同名称

甲方信息（客户）

乙方信息（我方）

签订日期

合同金额（元）

主要条款摘要（交付、付款等）

合同状态（草稿/审核中/已签署/履行中/已终止）

归档编号

公司名称、地址、联系人*

（二）合同审核意见表

审核阶段

审核部门

审核人*

审核日期

审核意见（示例）

修改建议（示例）

是否通过

销售内部初审

销售部

*经理

交付周期需与生产部确认

建议增加“若延迟交付，违约责任为”

是

法务合规审核

法务部

*专员

争议解决方式建议约定为“仲裁”

将“诉讼”修改为“仲裁，提交仲裁委员会”

否

财务条款审核

财务部

*会计

付款比例建议调整为“30%预付款，70%到货验收”

首款支付时间明确为“合同签署后5个工作日内”

是

（三）合同履行跟踪表

合同编号

履约节点

计划完成时间

实际完成时间

责任人*

备注（如延迟原因、客户反馈）

产品生产完成

首批货物交付

客户验收确认

首笔回款到账

（四）合同变更记录表

变更编号

原合同编号