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商务合同审核与签订流程工具箱

一、适用场景与业务范畴

本工具箱适用于企业日常经营中各类商务合同的规范管理，涵盖但不限于以下场景：

采购合作：原材料、设备、服务采购等合同的签订；

业务外包：设计、研发、营销、物流等外包服务合同的签订；

销售合作：产品销售、渠道代理、客户服务合同的签订；

项目合作：联合研发、工程建设、投资合作等项目的合同签订；

其他协议：保密协议、补充协议、解除协议等相关文件的签订与管理。

无论合作方为企业、机构或个人，均可通过本流程保证合同内容的合法性、合规性及商业风险可控。

二、标准化操作流程

1.合同发起与准备

操作主体：业务部门经办人（如经理）

明确需求：根据合作意向梳理合作核心条款（如标的物、数量、价格、履行期限、违约责任等），收集合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）；

起草合同：使用企业标准合同模板（或参考行业通用模板），结合具体业务需求填写合同内容，保证条款完整、表述清晰；

附件准备：同步整理与合同相关的附件（如技术规格书、验收标准、授权书等），保证附件与合同一致。

输出成果：《合同（草案）》、合作方主体资格证明材料、相关附件清单。

2.合同内部初步审核

操作主体：业务部门负责人（如总监）、财务部门（如财务专员）

业务部门审核：重点审核合同内容与业务需求的匹配度（如标的物描述是否准确、数量/价格是否符合约定、履行期限是否合理）、合作方履约能力（如过往合作记录、资质证明）；

财务部门审核：重点审核财务条款（如付款方式、税费承担、开票信息、违约金财务处理逻辑）、资金支付计划与企业资金流的匹配度；

问题反馈：审核中发觉问题，由经办人记录并修订合同，形成《合同审核意见表》（模板见“配套工具模板”）。

输出成果：修订后的《合同（草案）》、《合同审核意见表》。

3.法务专业审核

操作主体：公司法务部门（或外聘法律顾问，如法务主管）

合法性审核：检查合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效、可撤销风险；

合规性审核：审核合同内容是否与企业内部管理制度冲突，是否涉及行业监管特殊要求（如数据安全、反垄断等）；

风险提示：针对潜在法律风险（如违约责任不对等、争议解决方式不明晰）提出修改建议，明确风险等级及应对措施；

条款优化：对模糊表述（如“合理期限”“重大违约”）进行明确，保证条款可执行、可追溯。

输出成果：《法务审核意见书》、修订后的《合同（最终稿）》。

4.业务确认与最终修订

操作主体：业务部门经办人、法务部门

意见整合：业务部门汇总法务、财务审核意见，与合作方沟通修订内容（如涉及重大条款变更，需重新履行内部审批）；

定稿确认：经合作方确认无误后，形成《合同（签署稿）》，由双方授权代表签字盖章（企业端需加盖公章或合同专用章，个人需签字按手印）。

输出成果：双方签字盖章的《合同（正本）》。

5.合同签署与归档

操作主体：行政管理部门（如行政专员）、业务部门

签署规范：保证合同签署页信息完整（双方单位全称、法定代表人/授权代表签字、签署日期、盖章清晰），合同份数满足双方留存及内部管理需求（如正本2份，副本X份）；

分发管理：按约定向合作方交付合同正本，内部留存副本及电子版，同步更新《合同台账》；

归档存储：将合同正本、附件、审批文件等整理成册，按“年度-合同类型-合作方”分类归档，电子版备份至企业指定服务器，保证档案安全、可查。

输出成果：《合同台账》、合同档案（纸质+电子）。

6.合同履行与跟踪

操作主体：业务部门经办人、财务部门

履行监控：按合同约定跟踪合作方履约情况（如交付进度、质量验收、付款节点），记录《合同履行日志》；

异常处理：发觉对方违约或履约异常，及时收集证据（如沟通记录、验收报告），按合同约定启动争议解决程序（协商、仲裁或诉讼）；

收尾管理：合同到期或履行完毕后，办理结算、终止等手续，更新合同状态为“已完结”。

输出成果：《合同履行日志》、争议处理文件、合同结算报告。

三、配套工具模板

模板1：合同审批表

合同编号

合同名称

合作方名称

统一社会信用代码

合同类型

□采购□销售□外包□合作□其他

合同金额

大写：_________小写：_________

履行期限

自_年_月_日至_年__月__日

发起部门

发起人

审核意见

业务部门负责人：

日期：

财务部门：

日期：

法务部门：

日期：

最终审批人（如需）：

日期：

备注

（如附件清单、特殊说明等）

模板2：合同审核意见表

合同编号

审核环节

□业务初审□财务审核□法务审核

审核人

审核日期

审核内容

1.基本信息完整性：□完整□不完整（问题：_________）

2.业务条款合理性：□合理□不合理（问题：_________）

3.财务条款合规性：□合规□不合规（问题：_