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会议纪要标准化记录模板

适用会议类型与场景

标准化操作流程

一、会前准备：明确预留信息

获取会议基础信息：提前向会议组织者或主持人确认会议主题、时间、地点（线上会议需注明平台及）、预期参会人员及核心议题。

准备模板与工具：打印或打开电子版会议纪要模板，准备记录工具（如电脑、笔记本、录音设备，需提前告知参会人员录音计划）。

梳理会议议程：根据议题清单，在模板中预设“会议议程”模块，标注每个议题的预计时长及汇报人，方便记录时快速定位。

二、会中记录：抓取关键，客观还原

记录基础信息：实时填写“会议基本信息”模块，包括会议编号（如有）、正式开始/结束时间、主持人、记录人，以及参会人员（需标注缺席人员及原因）。

聚焦议程内容：按议程顺序逐项记录，重点捕捉“讨论要点”“分歧意见”“最终决议”三类信息：

讨论要点：简明扼要记录各方观点（如“*部门建议优先优化A功能，理由是用户反馈集中”），避免冗长描述；

分歧意见：标注未达成一致的议题及各方核心论点（如“团队认为成本过高，团队认为长期收益可覆盖投入”）；

最终决议：明确结论性意见（如“决议：暂缓A功能优化，优先推进B模块开发”）。

同步记录行动项：对会议明确的后续任务，实时填写“后续行动项”模块，包括任务描述、默认责任人（若未明确，标注“待确认”）、初步截止时间及所需支持。

三、会后整理：核对补充，规范输出

信息核对与补全：会议结束后2个工作日内，根据记录内容及录音（如有）补充遗漏信息，重点核对决议事项、责任人及截止时间的准确性，必要时与参会人员（尤其是任务负责人）确认。

语言精炼与规范：删除口语化表达、重复内容，使用书面语统一表述（如将“我们觉得”改为“讨论认为”），保证逻辑清晰、条理分明。

审核与分发：整理完成后提交会议主持人审核，确认无误后标注“最终版”及分发范围（如参会人员、相关部门负责人、存档部门），通过邮件或企业协作工具发送，并同步归档至指定会议管理系统。

会议纪要模板结构

一、会议基本信息

项目

内容

会议名称

（例：2024年Q3产品规划启动会）

会议编号

（例：PROJ-202406001）

时间

（例：2024年6月10日14:00-16:30）

地点

（例：公司3楼会议室A/腾讯会议）

主持人

（例：*经理）

记录人

（例：*专员）

应到人数

（例：12人）

实到人数

（例：10人）

缺席人员及原因

（例：（出差）、（请假））

二、会议议程与讨论记录

序号

议题名称

汇报人

讨论要点摘要

决议/结论

1

Q3产品核心功能优先级

*主管

-团队提出用户需求调研显示“功能C”需求占比60%-团队担忧技术实现周期过长

决议：优先开发“功能C”，同步启动“功能D”技术预研，*团队7月15日前提交技术方案

2

跨部门协作资源调配

*总监

-部门需2名开发人员支持，部门当前人力紧张-建议从*项目临时抽调1人

决议：部门协调1名开发人员支持，部门负责对接人员培训，6月20日前确认名单

3

市场推广预算分配

*经理

-线上推广占比60%，线下占比40%-*建议增加短视频投放预算10万元

暂缓决议：要求*团队补充短视频投放ROI分析，下次会议审议

三、后续行动项（ActionItems）

序号

任务描述

责任人

截止时间

所需支持/备注

1

提交“功能C”技术方案

*主管

2024-07-15

需*部门提供用户需求原始数据

2

协调开发人员支持*项目

*总监

2024-06-20

与*部门确认人员技能匹配度

3

补充短视频投放ROI分析报告

*经理

2024-06-25

数据来源：第三方监测平台及历史投放数据

四、附件（如有）

《Q3用户需求调研报告》

《跨部门协作资源需求清单》

使用要点与规范

客观性原则：记录时需中立呈现讨论内容，避免加入个人主观评价或情绪化表述，如“的提议不切实际”应改为“团队对成本提出质疑”。

完整性要求：保证每个议题均包含“讨论要点-决议-行动项”（若无需行动，注明“本次会议暂无后续动作”），避免遗漏关键信息。

责任明确化：行动项中的“责任人”需具体到个人，避免使用“相关部门”“团队”等模糊表述；截止时间需明确到“年/月/日”，便于跟踪。

保密与归档：涉密会议需标注“内部资料，禁止外传”，纪原文件及电子版按公司规定保存期限归档（一般为1-3年），重要决议纪要建议同步抄送上级领导。

格式统一：字体、字号、段落间距等格式保持一致，标题加粗突出，表格内容对齐，保证阅读体验清晰。