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合同管理标准范本与审查流程工具指南

一、适用范围与应用场景

本工具适用于各类企业、事业单位及社会团体在开展业务合作时，从合同起草、审查、签署到履约归档的全流程管理。具体场景包括但不限于：

采购与供应链合作（如原材料采购、服务外包）；

业务合作与项目实施（如联合开发、委托服务）；

资产与权益处置（如设备租赁、知识产权许可）；

劳动人事管理（如劳动合同、保密协议）。

无论是常规业务还是专项合作，均可通过本工具规范合同文本、明确审查责任、降低履约风险。

二、合同管理全流程操作指南

（一）合同起草：明确核心要素，奠定合规基础

操作目标：根据合作需求，起草条款清晰、权责明确、合法合规的合同文本。

具体步骤：

确定合同类型与基本框架

根据合作性质（如买卖、服务、租赁等）选择对应的标准范本模板（参考本指南“核心配套表格模板”部分），若无范本则需搭建基础通常包括：合同主体、标的、数量/质量、价款/报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决、生效条件等核心条款。

示例：服务类合同需明确服务内容、验收标准、交付成果形式；采购类合同需明确规格型号、交付时间、质量保证期。

填写基础信息

合同编号：按“年份-部门-合同类型-序号”规则编制（如“2024-采-服-001”），保证唯一可追溯。

双方主体信息：准确填写名称、统一社会信用代码、法定代表人/负责人、地址、联系方式（需核对营业执照/证件号码等原件，避免主体不适格风险）。

合同标的：用简洁、专业的语言描述，避免歧义（如“软件开发服务”需明确功能模块、技术参数）。

约定核心权利义务

履行条款：明确时间节点（如“自合同签署之日起30日内交付”）、地点（如“买方指定仓库”）、方式（如“分批交付，每批验收合格后付款”）。

付款条款：约定金额、币种、支付方式（银行转账/承兑汇票）、账户信息（需与合同主体一致）、条件（如“验收合格后7个工作日内支付至合同指定账户”）。

违约责任：量化违约情形及责任（如“逾期交货，按日支付合同总额0.05%的违约金；逾期付款，按日支付应付未付款项0.03%的利息”），避免“承担相应责任”等模糊表述。

争议解决：优先约定“合同签订地有管辖权的人民法院诉讼管辖”，或选择仲裁时明确仲裁机构（如“中国国际经济贸易仲裁委员会”）。

（二）内部审查：多维度把关，防范潜在风险

操作目标：通过法律、业务、财务等多部门协同审查，保证合同内容合法、可行、风险可控。

具体步骤：

发起审查流程

起草部门填写《合同审查意见表》（见模板），附合同草案、合作背景说明、对方主体资质材料（如营业执照、资质证书），通过OA或合同管理系统提交至法务部门初审。

分部门专项审查

法务审查（重点）：

审查主体合法性：对方是否具备履约资质（如特种设备生产需特种设备许可证），是否涉及特许经营；

审查条款合法性：是否违反法律强制性规定（如“不得约定高利贷”“不得排除对方主要权利”），格式条款是否提示说明；

审查逻辑一致性：前后条款是否冲突（如“质量保证期1年”与“终身保修”并存），权利义务是否对等。

业务审查（重点）：

审查业务可行性：合作内容是否符合公司战略，资源是否匹配（如产能是否满足交付要求）；

审查技术/服务标准：是否明确可量化的验收指标（如“系统响应时间≤2秒”），售后支持是否到位；

审履约风险：对方过往履约记录（可通过征信系统查询），是否存在依赖单一供应商的风险。

财务审查（重点）：

审查资金安全：付款条件是否与履约进度挂钩，预付款比例是否合理（一般不超过30%），质保金是否约定（通常5%-10%）；

审查成本效益：价款是否与市场行情一致，是否存在显失公平的条款；

审查税务合规：发票类型（如增值税专用发票）、税率、开票时间是否符合财务要求。

汇总意见与修改定稿

法务部门汇总各部门审查意见，形成《合同审查意见表》，反馈至起草部门修改；

修改后重新提交审查，直至无重大异议；最终定稿需由起草部门负责人、法务负责人签字确认。

（三）对方确认与签署：保证合意，规范生效

操作目标：与对方就合同内容达成一致，按法定程序签署，明确合同生效条件。

具体步骤：

合同文本送达与确认

将最终定稿合同加盖骑缝章（多页合同）或合同专用章，通过快递（保留寄送凭证）、邮件（要求对方书面回执）或当面送达对方；

对方如有修改意见，需重新启动内部审查流程，重大条款变更需经双方高层确认。

签署与盖章规范

主体为企业：需加盖合同专用章或公章（优先合同专用章），法定代表人/授权代表人签字（需提供授权委托书，载明授权范围、期限）；

主体为个人：需签字并按手印，附证件号码复印件；

多方合同：各方签署页需齐全，避免漏签、代签（除非有合法授权）。

生效与备案

明确合同生效条件：如“自双方签字盖章之日起生效”“自最后一方签字盖章之日起生效”或附条件生效（如“以获得行