会议策划与执行方案书.docVIP

会议策划与执行方案书通用模板

第一章适用范围与典型应用场景

本方案书适用于各类会议的全流程策划与执行管理，涵盖企业内部会议（如年度战略会、部门工作会、项目启动会）、商务会议（如客户答谢会、产品发布会、合作洽谈会）、行业会议（如研讨会、峰会、论坛）等场景。无论会议规模（10人以内小型研讨会、50-200人中型交流会、500人以上大型峰会）、性质（决策型、沟通型、学习型、庆典型），均可通过本模板实现标准化、规范化管理，保证会议目标清晰、流程顺畅、效果可控。

第二章策划与执行全流程操作指引

一、前期筹备阶段：精准定位与资源整合

1.明确会议目标与核心诉求

操作要点：通过“5W1H”原则梳理会议本质——Why（会议目的：如传达战略、解决问题、促进合作、品牌宣传）、What（会议核心议题：如年度目标拆解、产品方案评审、客户需求对接）、Who（参会对象：决策层、执行层、外部嘉宾、目标客户）、When（时间节点：避开节假日、行业旺季，预留筹备周期）、Where（地点：线上/线下，线下需考虑交通便利性、场地容量、设施配套）、How（形式：全线下、全线上、线上线下混合）。

输出成果：《会议目标与需求说明书》（明确核心目标、预期成果、衡量指标，如“达成3个战略合作意向”“输出项目执行路线图”）。

2.组建项目执行团队与分工

操作要点：根据会议规模组建专项小组，明确核心角色与职责，避免权责不清。

总负责人（经理）：统筹全局，决策关键事项，把控进度与预算；

策划组（策划专员）：设计会议流程、议程、视觉方案（主KV、PPT模板、宣传物料）；

执行组（执行助理）：负责场地对接、物料采购/制作、嘉宾邀请、参会人员组织；

后勤组（后勤主管）：负责餐饮、住宿、交通、现场布置、设备调试；

宣传组（市场专员）：负责会前预热、会中记录、会后传播（新闻稿、短视频、照片集）。

输出成果：《项目团队分工表》（含角色、姓名、职责、联系方式、汇报路径）。

3.确定会议基本信息与议程框架

操作要点：

基本信息：明确会议名称（简洁、贴合主题，如“2024企业战略解码会”）、时间（精确到上下午时段，预留签到、茶歇、缓冲时间）、地点（线上需注明平台及测试，线下需提供详细地址及交通指引）、规模（参会人数、分组情况）。

议程框架：按“开场-核心内容-互动-收尾”逻辑设计，明确各环节时长、形式（演讲、研讨、圆桌、投票）、负责人。例如：

时间

环节

内容描述

形式

负责人

09:00-09:10

开场致辞

企业领导致欢迎词

演讲

*总经

09:10-10:30

主题分享

行业趋势与年度战略发布

演讲

*总监

10:30-10:45

茶歇

自由交流

-

后勤组

10:45-12:00

分组研讨

按议题分组讨论，输出结论

研讨

*经理

12:00-13:30

午餐

自助餐

-

后勤组

13:30-14:30

成果汇报

各组代表分享讨论结果

汇报

*专员

14:30-15:00

总结闭会

领导总结并宣布行动计划

演讲

*总经

输出成果：《会议议程表》（含时间、环节、内容、形式、负责人，提前3天发送给参会人员）。

4.嘉宾与参会人员邀请与管理

操作要点：

嘉宾邀请：外部嘉宾（行业专家、客户代表、合作伙伴）需提前1-2周发送正式邀请函（含会议主题、时间、地点、议程、嘉宾需配合事项），确认出席后及时反馈行程安排；内部嘉宾（企业领导、部门负责人）需提前沟通发言主题与时长。

参会人员组织：明确参会范围（如“各部门负责人+核心项目成员”），通过OA/邮件发送报名，收集参会信息（姓名、部门、联系方式、饮食禁忌、是否住宿），提前3天发送《参会须知》（含会议议程、地点交通、注意事项）。

输出成果：《嘉宾信息表》《参会人员名单》（含联系方式、特殊需求备注）。

5.物料与场地准备清单

操作要点：

物料分类：

宣传物料：背景板、易拉宝、签到墙、会议手册、议程卡、礼品袋、宣传折页；

会议物料：投影仪、音响、麦克风、翻页笔、白板、马克笔、便签纸、笔、会议资料（纸质版/电子版）；

后勤物料：签到表、胸卡、指示牌、茶歇食品/饮料、急救包、防疫物资（如需）。

场地对接：线下场地需提前确认会议室布局（课桌式/剧院式/圆桌式）、设备完好性、电源接口、网络稳定性、茶歇区设置、停车场容量；线上场地需提前测试平台稳定性（如腾讯会议、Zoom），保证功能支持（屏幕共享、投票、分组讨论）。

输出成果：《物料准备清单》（含名称、数量、规格、负责部门/人、完成时间、存放地点）、《场地确认函》（与场地方签订，明确使用时间、费用、服务内容）。

6.编制会议预算与费用管控

操作要点：按“收入-支出”逻辑编制预算，明确费用来源（如企业专项预算、赞助费用）与支出明细，预留10%-15%备用金应对突发情况。

输出成果：《会议预算表》（参考模板见