费用申请与审批操作指南.docVIP

费用申请与审批通用操作指南

一、适用情境与范围

本指南适用于公司内部各类费用的申请与审批管理，涵盖员工因公开展业务活动产生的必要支出，具体包括但不限于以下情境：

日常办公费用：如办公用品采购、文件打印、通讯费等；

差旅费用：如员工因公出差的交通、住宿、市内交通及伙食补助等；

业务招待费用：如接待客户、合作方发生的必要餐饮、礼品等支出；

专项活动费用：如市场推广、培训会议、项目调研等专项活动产生的相关费用；

其他经公司认可的合理费用：如设备维修、快递运输等。

本指南适用于全体员工（含正式员工、试用期员工及实习生）及参与审批流程的各级管理人员、财务人员。

二、操作流程详解

（一）第一步：明确费用性质与预算归属

判断费用类型：申请人需根据业务实质，明确费用属于上述“适用情境与范围”中的哪一类，保证费用符合公司业务需求及管理规定。

确认预算归属：通过财务系统或咨询部门负责人，确认该笔费用是否已纳入部门年度/月度预算，预算编码及金额是否充足。如无对应预算，需提前向相关部门申请预算调整，获得批准后方可启动申请流程。

（二）第二步：准备费用申请材料

根据费用类型，准备完整、真实的申请材料，主要包括：

《费用申请表》：需填写完整（详见第三部分“费用申请表示例”），不得缺项；

支撑性证明材料：

办公费用：采购清单、供应商报价单（单笔金额超500元需提供）；

差旅费用：出差审批单（含出差事由、地点、时间、同行人员）、交通票据（如机票、车票复印件）、住宿预订单（如需）；

业务招待费用：招待事由、招待对象单位及职务、预估人均费用；

专项活动费用：活动方案、参与人员名单、场地/物料报价单；

其他费用：相关合同、服务协议或费用说明。

特殊材料：如涉及预付款（如大额会议场地费、供应商预付款），需提供对方开具的正规收据或发票复印件，并注明“预付款”字样。

（三）第三步：填写《费用申请表》

申请人需登录公司OA系统或使用纸质表格，准确填写《费用申请表》各项信息，保证内容真实、清晰、无涂改，重点包括：

基础信息：申请人姓名（某）、所属部门、申请日期、联系方式；

费用明细：费用类型（勾选对应类别）、费用项目（如“办公用品采购”“北京差旅交通费”）、预算金额、申请金额（大写+小写）、费用用途（需具体描述，如“采购部门A4纸10包，用于日常文件打印”）；

关联信息：对应预算编码、项目名称（如涉及）、附件清单（需列明所有支撑材料名称及份数）；

审批意见：申请人需在“申请人签字”处亲笔签名，并注明日期。

（四）第四步：提交审批申请

线上提交：通过OA系统发起流程，按预设审批链依次提交给部门负责人、分管领导、财务部门及总经理（根据金额大小确定审批层级，具体标准见公司《费用管理办法》）。

线下提交：如遇系统故障等特殊情况，可填写纸质《费用申请表》并附支撑材料，当面提交给第一审批人（部门负责人），同时在OA系统补录流程备注。

提交时限：费用需提前至少3个工作日提交申请（如差旅费用需提前5个工作日），保证审批流程有充足时间完成，避免影响业务开展。

（五）第五步：跟踪审批进度

线上查询：申请人可通过OA系统“我的申请”模块实时查看审批进度，如显示“审批中”“已退回”等状态。

沟通跟进：若审批超时（单个审批环节超过2个工作日未处理），申请人可主动通过内部沟通工具（如企业）礼貌提醒审批人；若审批意见为“退回”，需仔细阅读退回原因，修改完善后重新提交。

结果确认：审批通过后，系统会自动发送“审批通过”通知，申请人可截图保存作为后续报销依据。

（六）第六步：费用执行与报销

费用执行：审批通过后，申请人需严格按照申请用途和金额执行费用支出，不得擅自变更费用类型、扩大开支范围或超预算支出。

票据获取：费用发生后，需及时取得合法、合规的票据（如增值税发票、定额发票等），票据抬头需为公司全称，税号、金额、项目等信息需与实际支出一致，且需加盖发票专用章。

报销提交：在费用发生后5个工作日内，登录OA系统提交报销申请，《费用申请表》审批截图、原始票据（扫描件或照片）、费用执行说明（如实际支出与申请金额差异需说明原因），经财务部门审核无误后，按公司财务制度报销至申请人工资卡或对公账户。

三、费用申请表示例

基础信息

内容

申请人姓名

某

所属部门

市场部

申请日期

2023年10月26日

联系方式

5678

费用明细

费用类型

□日常办公□差旅□业务招待□专项活动□其他（请注明：_________）

费用项目

上海客户招待费

预算金额（元）

3000.00

申请金额（元）

壹仟伍佰元整（￥1500.00）

费用用途

招待上海科技有限公司合作洽谈人员，用于午餐及茶歇（共3人）

对应预算编码

MKT-2023-005

项目名称

年度客户合作项目

附件清单

1.招待对象单位及职务说明；2.餐厅预订