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人力资源管理日常操作指南模板

一、适用范围与应用场景

本指南适用于企业人力资源部门日常工作中高频开展的标准化操作，涵盖员工从入职到离职的全流程管理环节，具体场景包括：新员工入职办理、员工信息变更维护、员工离职手续交接、考勤异常处理、劳动合同签订与续订等。通过标准化流程设计，保证操作规范、高效，减少人为误差，保障员工与企业的合法权益。

二、常见操作步骤详解

（一）新员工入职办理流程

前置准备

用人部门提前向HR提交《人员需求申请表》，明确岗位、职责、任职要求及到岗时间。

HR确认入职人员信息后，通知其准备入职材料（证件号码复印件、学历学位证明、离职证明、体检报告、一寸照片等），并通过邮件/短信发送《入职须知》（含报到时间、地点、所需材料清单）。

资料收集与审核

入职当日，HR核验员工提交材料的原件与复印件，重点检查：

证件号码有效期与真实性；

学历学位证书是否与求职信息一致；

离职证明（应届生提供就业推荐表）是否齐全；

体检报告是否符合岗位健康要求（如餐饮岗需健康证）。

审核通过后，在《员工资料审核表》签字确认；材料不齐的，需明确补充时限（原则上不超过3个工作日）。

合同签订与备案

HR根据岗位性质，准备劳动合同文本（一式两份），明确合同期限、薪资结构、工作内容、休息休假等条款。

向员工说明合同核心内容，确认无异议后双方签字盖章，员工留存一份，HR部门备案一份。

对于涉密岗位，同步签订《保密协议》及《竞业限制协议》（如适用）。

入职引导与系统录入

HR引导员工办理工牌、门禁卡、企业邮箱等，介绍公司组织架构、规章制度、办公区域及安全规范。

在人力资源管理系统（HRMS）中录入员工基本信息（姓名、证件号码号、部门、岗位、入职日期等），开通考勤、薪资、社保等系统权限。

将员工信息同步至行政部门（安排工位、办公设备）、财务部门（薪资核算）及用人部门（对接工作交接）。

资料归档

将员工入职材料（复印件、合同、审核表等）按人名分类归档，建立电子档案（扫描存档）及纸质档案，保存期限不少于劳动合同期满后3年。

（二）员工信息变更操作流程

变更事由触发

员工发生以下信息变更时，需提交申请：联系方式（手机号、邮箱）、住址、银行卡号、紧急联系人、学历学位、婚姻状况、户籍地址等。

变更原因包括：个人信息更新（如换手机号）、组织调整（如部门调动导致信息变更）、证件到期（如证件号码换领）等。

提交变更申请

员工填写《员工信息变更申请表》，注明变更项、原信息、新信息及变更原因，并附相关证明材料（如新证件号码复印件、学历证书更新页等）。

部门负责人审核签字，确认变更事由真实、必要。

信息审核与更新

HR核对申请表与证明材料，保证新信息准确无误：

联系方式变更：需验证新号码/邮箱是否可正常联系；

银行卡变更：核对开户行、卡号是否完整（避免薪资发放错误）；

学历学位变更：查验证书原件或学信网认证截图。

审核通过后，在1个工作日内更新HRMS系统信息，同步通知财务部门（银行卡号变更）、行政部门（紧急联系人更新）等相关部门。

资料更新与存档

将《员工信息变更申请表》及证明材料补充至员工档案，替换原信息页（如涉及），保证档案信息与系统一致。

（三）员工离职手续办理流程

离职申请与审批

员工提前30日（试用期内提前3日）提交书面《离职申请书》，注明离职原因、预计离职日期。

部门负责人审核签字，确认工作交接安排；HR收到申请后，与员工进行离职面谈，知晓离职原因（非必选，建议开展），记录《离职面谈记录表》。

工作交接与物品归还

员工与部门指定交接人共同制定《工作交接清单》，内容包括：

工作内容（未完成项目、进度说明）；

资料文件（电子文档、纸质文件、密钥权限）；

物品归还（电脑、工牌、门禁卡、公司财产等）；

对接人员（内外部协作方联系方式）。

交接完成后，交接人、部门负责人、员工三方签字确认，部门负责人将交接表提交HR备案。

薪资结算与社保停缴

HR核算员工薪资（含未发工资、加班费、年假折算等），确认无未结清款项后，提交财务部门。

员工离职当日，办理社保、公积金停缴手续（次月生效）；如需转移，提供《社保参保缴费凭证》等材料。

离职证明开具

HR根据《离职申请书》及交接清单，开具《离职证明》（注明入职日期、离职日期、岗位名称，不包含薪资、离职原因等敏感信息），加盖公司公章后交予员工。

档案封存与系统注销

员工离职后，将其档案转为“离职人员档案”单独存放，保存期限不少于2年；

关闭HRMS系统内该员工的所有权限（考勤、薪资、系统账号等），但保留基本信息备查。

三、配套表格模板

（一）员工入职登记表

基本信息

内容

教育背景

内容

姓名

*某某

最高学历

本科

性别

男/女

毕业院校

*大学

证件号码号

110*

专业

人力资源管理

联系方式

5678

毕业时间

2020年6月

紧