采购流程标准化操作与供应商管理.docVIP

采购流程标准化操作与供应商管理工具模板

一、适用范围与核心应用场景

本工具模板适用于各类企业（含生产制造、服务、商贸等）的采购部门，旨在规范采购全流程操作，强化供应商管理体系，提升采购效率与合规性。核心应用场景包括：

企业日常生产物料、办公用品、服务类项目的采购需求提报与执行；

新供应商准入评估与现有供应商绩效管理；

采购成本控制、风险防范及跨部门协同作业；

采购数据统计与审计追溯。

二、采购流程标准化操作步骤

（一）采购需求发起与审核

需求提报

需求部门（如生产部、行政部、项目部）根据业务计划填写《采购需求申请表》（模板见第三章），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量标准、交货期、预算金额、用途及紧急程度等信息。

需求部门负责人*对需求的合理性、必要性审核签字后，提交至采购部门。

需求复核与审批

采购部门收到需求后，1个工作日内完成复核，重点核对：

需求描述是否清晰，规格参数是否明确；

预算是否在部门年度预算范围内，超预算需求是否附说明；

交货期是否与生产/项目计划匹配。

复核通过后，按审批权限逐级报批（如：采购经理→财务总监→总经理*）；紧急需求（如生产停工待料）可启动“绿色通道”，但需在完成后24小时内补齐审批手续。

（二）供应商寻源与选择

供应商寻源

采购部门根据采购需求类型，通过以下渠道寻源：

公开渠道：行业展会、招标平台（如采购网、企业自建招标系统）、供应商库推荐；

定向寻源：针对定制化/高价值物料，邀请3家及以上行业内优质供应商参与；

新供应商开发：通过市场调研、同行推荐等方式补充潜在供应商，建立《供应商信息登记表》（模板见第三章）。

供应商资质审核

对候选供应商进行资质初审，必备条件包括：

营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一）；

特殊行业资质（如食品经营许可证、ISO9001质量体系认证等）；

近3年无重大违法记录（通过“信用中国”等官方渠道核查）。

资质审核通过后，采购部门组织技术、质量、财务等部门进行现场考察（或视频审核），重点评估：生产规模、技术能力、品控流程、供货稳定性、财务状况等，形成《供应商现场考察报告》。

询价与比价议价

对通过资质审核的供应商（不少于3家），发放《询价单》（模板见第三章），明确报价截止时间、报价要求（含单价、总价、税率、交货期、付款方式等）。

收集报价后，采购部门组织比价分析，形成《比价议价记录表》（模板见第三章），需注明：

不同供应商报价差异原因分析；

议价过程及最终让利幅度；

推荐候选供应商及理由。

（三）采购合同签订与审批

合同拟定

根据确定的供应商，采购部门拟定《采购合同》（模板见第三章），条款需包含：

标的物名称、规格型号、数量、单价、总价；

质量标准、验收方法及违约责任；

交货时间、地点、运输方式；

付款条件（如预付款比例、到货款、质保金比例）、发票类型；

保密条款、争议解决方式等。

合同评审与审批

采购部门组织法务、财务、技术、质量等部门对合同条款进行评审，重点审核：

合同主体是否合法，权利义务是否对等；

价格、质量、交期等条款是否符合采购需求；

违约责任是否明确，风险是否可控。

评审通过后，按企业合同审批权限签字盖章（如：采购经理→法务负责人→总经理*），合同一式三份（采购部、供应商、财务部各执一份）。

（四）订单执行与交付验收

订单下达

合同签订后，采购部门在ERP系统中创建《采购订单》（PO），发送至供应商，并同步抄送仓库、财务部门。订单需与合同条款一致，明确订单号、交货批次、跟踪人及联系方式。

订单跟踪

采购专员*负责跟踪供应商生产/备货进度，关键节点（如原材料采购、生产计划）需确认；对可能延期交付的供应商，提前3天发出《交期预警函》，要求其提供整改方案。

到货验收

供应商送货至指定地点后，仓库部门核对《送货单》与采购订单信息（品名、数量、外包装完好性），确认无误后签收入库。

质量部门按《采购验收标准》（可附技术协议）进行检验，出具《检验报告》：

合格：仓库办理入库手续，通知采购部门安排付款；

不合格：出具《不合格品处理单》，由采购部门联系供应商退/换货或协商折价处理，相关记录存档。

（五）付款结算与供应商评估

付款申请

财务部门收到发票（与合同、订单、验收单信息一致）及《付款申请单》（模板见第三章）后，审核无误后按合同约定安排付款（如：到货后30天内支付90%货款，质保期满10%无息返还）。

供应商绩效评估

每季度末，采购部门组织对合作供应商进行绩效评估，指标包括：

质量：批次合格率、质量问题响应速度；

交付：准时交货率、订单满足率；

成本：价格竞争力、降配合规性；

服务：沟通效率、售后配合度。

评估结果分为A（优秀）、B（良好）、C（合格）、D（不合格）四级，形成《供应商绩效评估表》（模板见第三章），作为后续合作（如订单分配、淘汰