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采购订单与合同审查双重核对标准模板

一、适用范围与关键应用场景

新供应商首次合作采购：在签订采购合同前，通过订单与合同核对明确双方权利义务，避免基础信息不一致导致后续履约纠纷。

年度框架协议下的具体订单执行：针对框架协议约定的年度采购，每次具体订单时，需与合同约定的价格、交付、付款等条款进行二次核对。

采购需求变更后的订单与合同同步：当采购标的、数量、价格等发生变更时，需保证更新后的订单与补充合同或修订后的合同条款完全匹配。

跨部门协作的复杂采购项目：涉及技术、财务、法务等多部门参与的采购，通过双重核对统一各部门对订单与合同条款的认知，减少内部沟通成本。

二、核对流程与操作步骤详解

（一）准备阶段：资料收集与工具准备

资料收集

获取经审批的《采购订单》（PO原件及电子版），保证订单包含完整的供应商信息、采购标的、数量、价格、交付要求等核心内容。

获取经法务部门审核的《采购合同》（CA原件及电子版），保证合同文本为最终审批版本，包含所有修订痕迹及附件（如技术协议、验收标准等）。

准备《采购订单与合同核对标准表单》（见第三部分），用于逐项记录核对结果。

人员分工

由采购专员负责发起核对，法务专员协助审查法律条款，财务专员协助核对价格、付款等商务条款，技术专员（如涉及）协助核对标的物技术参数。

（二）核对阶段：分模块逐项对比

按照“基础信息→标的物信息→商务条款→法律条款→附件文件”五大模块，逐项对比订单与合同内容，保证关键信息一致。

1.基础信息核对

供应商信息：对比订单与合同的供应商全称、统一社会信用代码、注册地址、法定代表人、联系方式是否一致，避免因供应商信息错误导致合同主体不适格。

采购方信息：对比订单与合同的采购方全称、统一社会信用代码、地址、联系人是否一致，保证双方主体信息准确无误。

文件编号与日期：核对订单编号、合同编号是否唯一对应，签订日期、生效日期是否符合企业采购审批流程（如订单日期早于合同日期需说明原因）。

2.标的物信息核对

名称与规格型号：对比订单与合同中采购标的物的名称、规格型号、品牌（如指定品牌）是否完全一致，避免“订单写A设备，合同写B设备”的低级错误。

数量与单位：核对订单与合同的采购数量、计量单位（如台、件、吨）是否一致，特别注意大额采购的数量单位换算（如“千”与“万”）。

质量标准与技术参数：对比订单中引用的技术标准（如国标、行标）与合同附件中的技术协议是否一致，关键参数（如尺寸、材质、功能指标）是否匹配。

3.商务条款核对

价格与费用：核对订单单价、总价、含税/不含税税率、价外费用（如运输费、安装费）是否与合同约定一致，避免订单价格低于合同最低限价或高于最高限价。

交付条款：对比订单与合同的交付时间（具体日期或期限）、交付地点（如采购方仓库、供应商工厂）、交付方式（如送货、自提）、运输费用承担方是否一致。

付款条件：核对订单与合同的付款方式（如电汇、承兑汇票）、付款节点（如预付款、到货款、验收款、质保金比例及支付时间）、收款账户信息是否一致，保证付款流程符合财务制度。

验收标准与流程：对比订单中约定的验收方式（如现场验收、第三方检测）与合同附件中的验收标准是否一致，验收周期、异议处理流程是否匹配。

4.法律条款核对

违约责任：核对订单中约定的违约金比例、赔偿范围（如逾期交货、质量不合格）是否与合同条款一致，避免订单违约责任轻于合同约定，导致企业权益受损。

争议解决方式：对比订单与合同的争议解决地（如采购方所在地法院/仲裁委员会）、适用法律是否一致，保证争议解决条款合法有效。

知识产权与保密条款：若采购标的涉及技术或软件，核对订单中约定的知识产权归属、保密范围与保密期限是否与合同一致，避免技术泄露风险。

合同生效与终止条件：核对订单中约定的合同生效条件（如签字盖章后、预付款支付后）与合同条款是否一致，终止条件（如不可抗力、违约情形）是否明确。

5.附件文件核对

核对订单中引用的附件（如技术图纸、质量检测报告、售后服务承诺）是否在合同中完整列明，附件内容是否与订单描述一致，避免附件缺失或冲突。

（三）差异处理阶段：问题整改与闭环

差异记录与分类

在《核对标准表单》中记录所有不一致项，标注差异类型（如“实质性差异”“非实质性差异”）。

实质性差异：影响采购成本、交付质量、法律风险或核心权利义务的差异（如价格冲突、交付时间延迟、违约责任不对等）。

非实质性差异：不影响核心条款的表述差异（如同义词替换、格式调整），可由采购专员直接沟通确认。

差异沟通与确认

针对实质性差异，由采购专员牵头组织供应商及法务、财务、技术等部门召开沟通会，明确差异原因及整改方向（如修改订单条款或补充合同协议）。

针对非实质性差异，由采购专员与供应商书面确认（如邮件往来），保证双方理解一致，避免后续争议。

文件更新与审批