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采购申请审批流程标准模板

一、采购申请审批流程的适用范围与启动前提

本流程适用于公司各类采购行为的申请与审批，包括但不限于办公用品采购、固定资产采购、生产原材料采购、服务类采购（如咨询、维修等）。启动采购申请需满足以下前提：

采购需求已明确，包含物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、用途等核心信息；

所需采购项目已纳入部门年度/月度预算，或预算外采购已提前完成预算调整审批；

涉及固定资产采购的，需提供《固定资产购置申请表》及可行性说明（如适用）；

大额采购（如单笔金额≥5万元）需提前进行供应商初步调研，形成《供应商比价表》（至少三家供应商报价）。

二、采购申请审批全流程操作步骤

步骤1：采购申请发起

责任主体：采购申请人（一般为部门需求对接人）

操作内容：

登录公司OA系统或填写《采购申请单》（纸质版），准确填写以下信息：

基本信息：申请部门、申请人、联系电话、申请日期、预计到货日期；

采购明细：物品/服务名称、规格型号、单位、数量、预估单价、预算金额、用途说明（需详细说明采购必要性，如“替换报废设备”“满足新项目需求”等）；

供应商信息：首选供应商名称及联系方式（如已初步筛选），或注明“需采购部协助寻源”；

附件清单：《需求说明书》《供应商比价表》《固定资产购置申请表》等支撑材料。

提交申请至部门负责人审核。

输出结果：《采购申请单》（含附件）

步骤2：部门负责人审核

责任主体：申请人所在部门负责人

审核重点：

采购需求的合理性：是否符合部门工作计划及业务发展需要；

预算匹配性：采购金额是否在部门预算额度内，超预算采购需核实预算调整审批情况；

规格型号准确性：物品/服务规格是否满足实际工作需求（如生产原材料的参数、办公设备的配置要求等）。

操作内容：

在OA系统中审核《采购申请单》，或纸质版签署审核意见；

审核通过：提交至采购部门；审核不通过：注明退回原因（如“需求不明确”“超预算且无调整审批”），退回申请人修改后重新提交。

输出结果：部门负责人审核意见通过/退回

步骤3：采购部门审核

责任主体：采购部门负责人/指定采购专员

审核重点：

采购合规性：是否符合公司《采购管理制度》及采购流程规范；

供应商规范性：供应商资质是否齐全（营业执照、相关行业许可证等），是否在合格供应商名录内；

市场价格合理性：对比《供应商比价表》，预估单价是否与市场均价一致，大额采购是否履行了询价、比价程序；

急迫性审核：对于紧急采购，需核实是否满足“紧急采购申请条件”（如生产突发停机、不可抗力导致的急需物资等）。

操作内容：

核对申请人提交的附件材料是否完整，信息是否准确；

对未明确供应商的采购项目，启动供应商寻源（至少联系3家供应商询价，形成《比价表》补充提交）；

审核通过：提交至财务部门；审核不通过：注明退回原因（如“供应商资质不全”“预估单价远高于市场价”），退回申请人或采购专员补充材料。

输出结果：采购部门审核意见通过/退回及《供应商比价表》（如新增）

步骤4：财务部门审核

责任主体：财务部门负责人/指定会计

审核重点：

预算准确性：采购金额是否与预算系统数据一致，预算科目使用是否正确；

资金安排：是否有足够的可用预算额度，若涉及跨期预算或预算调整，需核实审批手续；

成本合理性：对于固定资产、长期服务等采购，需评估成本效益（如是否通过租赁更划算）。

操作内容：

查看预算系统，确认预算余额及审批状态；

审核通过：提交至对应审批权限的领导；审核不通过：注明退回原因（如“预算科目错误”“超预算且无批复”），退回申请人调整预算或补充说明。

输出结果：财务部门审核意见通过/退回

步骤5：领导审批

责任主体：根据采购金额及采购类型，对应不同层级领导（具体权限划分见下表）

采购金额（人民币）

审批权限

5万元（含）以下

部门负责人+采购负责人

5万-10万元（含）

部门负责人+采购负责人+分管副总

10万-50万元（含）

部门负责人+采购负责人+分管副总+总经理

50万元以上

部门负责人+采购负责人+分管副总+总经理+董事长

操作内容：

审批领导根据前序环节审核意见，重点把控采购必要性、金额合理性及合规性；

审批通过：流程流转至采购部门执行；审批不通过：注明意见（如“暂不采购”“重新比价”），流程终止并退回申请人。

输出结果：领导审批意见通过/不通过

步骤6：采购执行与反馈

责任主体：采购部门

操作内容：

收到审批通过的《采购申请单》后，1个工作日内联系供应商确认订单（明确交货期、质量标准、付款方式等）；

签订采购合同（金额≥10万元需签订正式合同，小额采购可签订订单确认单）；

跟进供应商生产/备货进度，保证按期交货；若遇延期，及时通知申请人及相关部门。

输出结果：采购订单/合同、交货期反馈

步骤7：验收与归档

责任主体：申请人所在部门、采购部门、财务