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文档管理与归档标准操作指南

一、适用业务场景

本指南适用于企业内部各类业务文档的全生命周期管理，涵盖日常办公文件、项目过程文档、合同协议、技术资料、会议纪要、制度规范等类型的管理需求。具体场景包括：

日常办公：部门周报、月度总结、通知公告等常规文件的整理与归档；

项目执行：项目立项书、进度报告、验收文档、成果交付物等过程文件的系统性管理；

合规审计：财务凭证、审计报告、合规性文件等需长期保存且可追溯文档的规范归档；

知识沉淀：技术手册、培训材料、业务流程等需作为组织资产留存文档的标准化管理。

二、文档全流程操作步骤

（一）文档创建与命名规范

文档创建

根据业务需求选择合适的（如《项目立项报告模板》《会议纪要模板》），保证内容要素完整（如项目背景、目标、责任人、时间节点等）；

文档内容需准确、简洁，避免冗余信息，涉及数据、结论的内容需有支撑依据；

文档格式统一：使用宋体小四号字，1.5倍行距，页码居中，页眉标注“公司名称-文档类型-文档名称”。

文档命名规则

采用“【部门代码】-【文档类型代码】-【年份】-【序号】-【版本号】”格式，例如：“HR-ZB-2023-001-V1.0”（HR为部门代码，ZB为制度类文档代码，2023为年份，001为序号，V1.0为版本号）；

部门代码与文档类型代码需参照《公司文档分类编码表》执行，无明确代码的需在文档管理系统中申请临时编码；

版本号规则：首次发布为V1.0，修订后依次递增（如V1.1、V2.0），废弃版本需标注“作废”字样并保留历史版本记录。

（二）文档审核与定稿

审核流程发起

文档创建完成后，由发起人通过文档管理系统提交审核申请，填写《文档审核表》，明确审核人、审核要点及截止时间；

审核人需在收到申请后1个工作日内响应，若需延长审核时间，需提前与发起人沟通并说明原因。

审核要点

内容准确性：核对数据、事实、结论是否与业务实际一致，是否存在逻辑漏洞；

合规性：检查文档是否符合相关法律法规、公司制度及行业标准；

格式规范性：确认命名、字体、页码等是否符合本指南“文档创建与命名规范”要求；

完整性：验证文档是否包含必要要素（如签字栏、日期、附件清单等）。

定稿与发布

审核通过后，由发起人根据审核意见修改定稿，并通过文档管理系统发布至对应权限范围；

审核不通过的，需明确修改意见并退回发起人，修改后重新提交审核。

（三）文档分类与归档

文档分类

依据《公司文档分类标准》，将文档分为一级类目（如管理类、业务类、技术类、财务类等）和二级类目（如管理类下设制度、流程、会议纪要等），具体分类需在文档管理系统中预设；

涉及密级的文档（如商业秘密、未公开项目信息等），需在创建时标注密级（内部、秘密、机密），并按《公司保密管理规定》设置访问权限。

归档操作

归档时间：日常办公文档需在每月最后一个工作日前完成当月文档归档；项目文档需在项目结项后10个工作日内完成全部过程文档归档；年度总结类文档需在次年1月15日前归档；

归档方式：通过文档管理系统电子版文档，同时扫描纸质版（如需纸质归档），纸质版需加盖部门公章或归档章，与电子版一并提交至档案室；

归档登记：完成后，在《文档归档登记表》（见模板1）中填写文档编号、名称、归档人、归档日期等信息，档案室管理人员需在2个工作日内核对并确认归档结果。

（四）文档借阅与使用

借阅申请

因工作需要借阅文档时，借阅人需填写《文档借阅申请表》（见模板2），注明文档名称、编号、借阅用途、借阅期限及归还计划；

普通文档需经部门负责人审批，密级文档需经对应密级权限负责人审批（如秘密级文档需经部门总监审批，机密级文档需经分管副总裁审批）。

借阅与归还

审批通过后，档案室管理人员根据借阅权限提供文档（电子版通过系统授权，纸质版现场领取）；

借阅期限：普通文档不超过7个工作日，密级文档不超过3个工作日，确需延期的需提前1个工作日申请续借；

归还时，档案室管理人员需检查文档完整性（纸质版无涂改、破损，电子版无篡改），确认无误后在《文档借阅登记表》中记录归还时间。

（五）文档保管与销毁

保管要求

电子文档存储：文档管理系统需定期进行数据备份（每日增量备份，每周全量备份），备份数据需异地存储，保证数据安全；

纸质文档存储：档案室需配备防潮、防火、防虫、防盗设备，文档按分类编号有序存放，定期（每季度）检查保管环境；

保管期限：根据《公司文档保管期限表》执行，如年度保管期限为10年，技术类文档保管期限为15年，合同类文档保管期限为合同到期后5年。

销毁流程

对于保管期限已满或无保存价值的文档，由档案室管理人员编制《文档销毁清单》（见模板3），注明文档名称、编号、保管期限、销毁原因等信息；

《文档销毁清单》需经档案管理部门负责人、法务部门负责人及分管副总裁审批；

销毁时需由档案室管理人员与使用部门代