合同信息管理系统化管理模板.docVIP

一、适用场景与价值定位

在企业日常运营中，合同作为商业活动的重要载体，其数量与复杂度随业务规模扩大而显著增加。传统分散式管理方式易导致合同信息遗漏、条款执行偏差、履约进度滞后等问题，增加法律风险与运营成本。本模板适用于各类企业（尤其是中小型企业）的合同全生命周期管理，旨在通过标准化流程与结构化信息记录，实现合同信息的集中化、可视化、可控化管理，提升合同管理效率，降低潜在风险，为企业决策提供数据支撑。

二、系统化管理操作流程

（一）合同信息前置梳理与分类

合同收集与初步审核

业务部门在合同签订前，需将合同草案（含附件）提交至法务/合规部门进行条款审核，重点核对主体资格、权利义务、违约责任等核心内容。

审核通过后，收集合同正本（或扫描件）及双方主体资质文件（如营业执照复印件、授权委托书等），保证材料完整、清晰。

合同分类与编码规则制定

按合同类型分类（如采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同、租赁合同等），每类可进一步细分（如采购合同分为原材料采购、设备采购等）。

设定唯一编码规则（示例：合同类型拼音缩写-签订年份-部门代码-序号，如CG-2024-SALES-001），避免重复与混乱。

（二）合同信息录入与建档

填写《合同信息管理表》

依据本模板“核心表单”要求，逐项录入合同基本信息，包括合同编号、名称、签订主体、核心条款、履行状态等，保证信息真实、准确、完整。

关键字段（如合同金额、履行期限、付款方式）需经财务/业务部门二次核对，避免数据误差。

附件与关联

将合同正本扫描件（PDF格式）、双方资质文件、补充协议、审批记录等附件与合同编号关联存储，保证电子档案与纸质材料一致。

（三）合同履行动态跟踪

关键节点设置

根据合同条款设置履约关键节点（如付款截止日、交付日期、验收时间、质保期起始日等），在系统中设置提前提醒（如提前7天、3天）。

对长期合同（如年度框架协议），按季度或半年度跟踪履行进度，记录阶段性成果或问题。

状态更新与异常处理

履行过程中，负责人需及时更新合同状态（如“未履行”“履行中”“已完成”“已终止”“违约”），并记录变更原因（如“提前交付”“双方协商解除”）。

出现履约异常（如逾期付款、质量不达标）时，立即启动风险预警流程，由法务部门牵头处理，并记录处理措施与结果。

（四）合同归档与数据分析

到期合同归档

合同履行完毕或终止后，负责人需在30日内完成合同信息归档，标注“已归档”状态，并将所有相关材料整理成册（电子+纸质），移交档案管理部门统一保管。

定期数据统计与分析

每季度/年度对合同数据进行汇总分析，统计各类型合同数量、总金额、履约率、逾期率、纠纷率等指标，形成《合同管理分析报告》，为企业优化合同策略、调整业务方向提供依据。

三、合同信息管理核心表单

字段分类

字段名称

填写说明

示例

基本信息

合同编号

按编码规则填写，唯一不可重复

CG-2024-PURCH-005

合同名称

与合同文本一致，简洁反映合同核心内容

原材料采购合同

签订日期

合同上注明的生效日期或签订日期

2024-03-15

合同类型

按预设分类填写（采购/销售/服务等）

采购合同

主体信息

甲方信息

单位全称、统一社会信用代码、联系人（先生/女士）、联系方式（）、地址

甲方：科技有限公司；联系人：*女士

乙方信息

同甲方信息

乙方：商贸有限公司；联系人：*先生

核心条款

合同金额（含大小写）

大写金额需与数字金额一致，币种明确

￥100,000.00（壹拾万元整）

履行期限

起止时间或关键节点（如“2024年4月1日至2024年6月30日”）

2024-04-01至2024-06-30

付款方式

分期/一次性，明确各期金额与支付节点

分三期，验收后付60%

关键权利义务

摘录核心条款（如交付标准、验收方式、违约责任）

交付标准：GB/T19001-2016

管理信息

履行状态

未履行/履行中/已完成/已终止/违约（动态更新）

履行中

风险等级

低（无风险条款）/中（存在潜在风险）/高（存在明显违约或法律风险）

中

负责部门/人

业务归属部门及具体负责人

采购部/*先生

归档状态

未归档/已归档（合同终止后30日内更新）

未归档

备注与附件

备注

其他需说明事项（如特殊约定、补充说明）

质保期12个月

附件列表

关联附件名称及类型（如合同扫描件、资质文件）

1.合同正本.pdf；2.营业执照复印件

四、关键管理要点与风险规避

信息准确性保障

合同录入前需经“业务部门初审-法务部门审核-财务部门复核”三级校验，保证关键信息（金额、主体、期限）无误；

合同变更（如金额调整、期限延长）需重新履行审批流程，并在系统中更新记录，避免“旧版合同信息未及时清理”导致的混乱。

分类与编码标准化

严格执行合同分类与编码规则，新增合同类型需经管理部