企业合规性自查工具包.docVIP

企业合规性自查工具包

一、适用情境与触发条件

本工具包适用于企业内部主动开展合规性管理的各类场景，具体包括：

常规周期性自查：企业根据年度/半年度合规管理计划，对整体运营合规性进行全面梳理，保证持续符合法律法规及内部制度要求。

新业务/新项目启动前评估：在推出新产品、进入新市场或开展新型业务前，针对业务流程中的合规风险点进行专项自查，降低潜在违规风险。

监管政策更新后对标检查：当法律法规、行业监管政策或标准发生变化时，及时对企业现有制度、操作流程进行适应性自查，保证政策落地执行。

内部审计或问题整改后复查：针对内部审计发觉的合规薄弱环节，或外部监管机构提出的整改要求，验证整改措施的有效性，防止问题反弹。

二、操作流程与实施步骤

（一）准备阶段：明确自查范围与资源保障

成立自查工作小组

由企业分管合规/法务的高管（如总监）担任组长，成员包括法务、财务、人力资源、业务部门负责人及相关岗位专员（如专员、*主管），保证覆盖关键业务领域。

明确小组职责：制定自查计划、协调资源、指导自查实施、审核自查报告、推动问题整改。

收集合规依据与资料

外部法规：梳理与企业行业相关的法律法规（如《公司法》《劳动合同法》《数据安全法》等）、监管部门的最新政策文件及行业自律准则。

内部制度：收集企业现行有效的内部管理制度（如《合规管理手册》《财务报销管理办法》《员工行为规范》等）、业务流程文件及过往合规检查记录。

业务资料：准备近1-3年与自查业务相关的合同、凭证、会议纪要、审批记录、系统操作日志等原始资料。

制定自查实施方案

确定自查范围：根据自查目标，明确重点领域（如人力资源合规、财务税务合规、数据安全合规、反商业贿赂合规等）及具体检查对象（如子公司、特定业务线、关键岗位等）。

划分自查单元：将整体自查任务分解为可执行的小单元（如“劳动合同签订规范性”“财务报销审批流程合规性”），分配至对应责任人。

设定时间节点：明确自查启动时间、各阶段完成时限（如资料收集阶段、现场检查阶段、报告编制阶段）及总周期（一般为15-30个工作日，根据复杂程度调整）。

（二）实施阶段：逐项排查与问题记录

开展合规培训与宣贯

组织自查工作小组成员及被检查部门负责人召开启动会，明确自查目标、流程、标准及要求，保证理解一致。

对关键岗位人员（如财务人员、HR、业务骨干）进行针对性培训，讲解重点合规条款及自查要点（如“社保缴纳基数合规性判定标准”“客户信息保密操作要求”）。

逐项执行自查检查

制度比对：将内部制度与外部法规、监管政策逐条对比，检查是否存在冲突、缺失或滞后条款（如“反洗钱内控制度是否最新修订”）。

流程核查：通过抽样检查（如随机抽取10份合同、20笔报销凭证）或系统数据分析，验证业务流程是否符合制度规定（如“采购合同是否经法务部门审核”“员工入职手续是否在30日内完成社保登记”）。

现场访谈与资料验证：与关键岗位人员（如经理、主管）访谈，知晓实际操作情况；结合原始资料（如合同、审批单、培训记录）交叉验证，保证信息真实准确。

记录自查发觉与问题

对自查过程中发觉的合规风险点或违规行为，详细记录至《合规自查问题清单》（见模板表格），内容包括：问题描述（如“2023年Q3有5名员工社保缴费基数未包含年终奖”）、违反依据（如《社会保险法》第58条）、风险等级（高/中/低，根据发生概率及影响程度判定）、初步整改建议等。

（三）总结阶段：问题整改与报告输出

汇总分析自查结果

自查工作小组对《合规自查问题清单》进行汇总，统计各领域问题数量、风险等级分布及高频问题（如“财务报销审批流程不规范”占比30%），分析根本原因（如制度不完善、执行不到位、培训缺失等）。

编制合规自查报告

报告应包含以下内容：自查背景与范围、自查组织情况、总体合规评价（如“整体合规状况良好，但在人力资源领域存在3项需整改问题”）、具体问题描述及分析、整改计划（责任部门、完成时限、措施）、长效机制建议（如“每季度开展一次财务流程抽查”）。

报告经自查小组组长审核后，提交企业管理层（如总经理办公会、董事会）审议。

推动整改落实与跟踪

责任部门根据整改计划制定详细措施（如“人力资源部1个月内完成社保基数补缴并修订《薪酬福利管理办法》”），明确责任人及时间节点。

自查工作小组对整改情况进行跟踪验证，通过复查资料、现场检查等方式确认问题是否闭环解决，未按期整改的需向管理层说明原因并督促推进。

三、自查记录表模板

表1：合规自查问题清单

序号

合规领域

自查内容

违反依据（法规/制度条款）

问题描述（具体事例、发生时间、涉及范围）

风险等级（高/中/低）

整改措施

责任部门

责任人

计划完成时限

整改状态（未整改/整改中/已完成）

1

人力资源合规

劳动合同签订规范性

《劳动合同法》第10条；《公司劳动合同管理办法》第5