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会议纪要编写及存档规范模板

一、适用场景与核心价值

本规范适用于各类工作会议的纪要编写与存档管理，包括但不限于：部门周例会、项目推进会、跨部门协调会、专题研讨会、年度/季度工作总结会等。会议纪要作为会议成果的书面载体，核心价值在于：客观记录会议决策过程与结论，明确行动责任与时间节点，为后续工作推进提供依据，同时实现会议信息的可追溯与规范化管理，提升团队协作效率。

二、全流程操作步骤说明

（一）会前：充分准备，奠定基础

明确会议要素：提前获取会议通知，确认会议主题、时间、地点、参会人员（含主持人、记录人）、议程及主要议题，避免记录时遗漏关键信息。

准备记录工具：根据会议性质选择记录方式——电子设备（电脑、平板）可使用Word/Excel/专业会议纪要软件，支持实时编辑与格式调整；纸质记录需提前准备专用笔记本，保证页面整洁、留有修改空间。若会议涉及重要数据或演示材料，可提前拷贝电子版至记录设备，便于后续引用。

熟悉背景资料：提前查阅与会议议题相关的历史纪要、项目文档、待讨论方案等，快速知晓议题背景，保证记录时能准确捕捉关键信息（如项目进展数据、待解决问题等）。

（二）会中：精准记录，聚焦核心

记录基础信息：会议开始后，首先记录以下固定要素（可参考模板表格“会议基本信息”部分）：

会议全称（如“2023年第四季度产品规划研讨会”）

具体时间（年/月/日上/下午时分-时分，精确到分钟）

会议地点（线上会议需注明平台名称，如“腾讯会议（会议号：X）”；线下会议注明具体会议室）

主持人、记录人姓名（用“”代替，如“主持人：经理”“记录人：*助理”）

参会人员（分“出席”与“缺席”两类，缺席人员需注明原因，如“*主管：因出差缺席”）

会议主题（简明概括核心目标，如“明确Q4产品功能优先级及资源分配”）

会议议程（按讨论顺序列出各议题，如“1.Q3产品复盘；2.Q4功能需求评审；3.资源协调方案讨论”）

记录讨论内容：按议程顺序逐项记录，重点关注“谁提出了什么观点”“存在哪些分歧”“最终达成了什么共识”，避免大段复制发言原文，需提炼核心观点（用“代表提出：建议优化用户登录流程，以提升新用户留存率”）。对关键数据、专业术语、待解决问题需原样记录（如“当前用户登录转化率为35%，目标提升至45%”“需协调技术部团队支持接口开发”）。

记录决议与行动项：会议中形成的决议（如“同意优先开发‘智能推荐’功能”）需明确标注“决议：X”；行动项需采用“任务+负责人+时限”三要素记录（如“行动项1：负责完成用户调研报告，10月30日前提交”“行动项2：协调市场部提供推广素材，11月5日前到位”），避免使用“尽快”“适时”等模糊表述。

（三）会后：及时整理，规范输出

初稿撰写（24小时内完成）：会后将记录内容整理成文，结构可参考模板表格“会议内容纪要”部分，包括“议题-讨论要点-决议-行动项”四模块。语言需客观、简洁、准确，避免口语化（如将“我觉得这个方案不行”改为“*认为该方案存在风险，需进一步评估”）。对存疑信息（如未明确的负责人、模糊的时限），及时联系主持人或相关参会人确认，避免主观臆断。

审核与修订（48小时内完成）：初稿完成后，提交主持人审核，重点确认：

决议事项是否准确反映会议结论；

行动项的负责人、时限、任务描述是否清晰无误；

参会人员姓名、职务、关键数据是否存在错误。

根据主持人的反馈修改后，形成定稿（若涉及多人审核，可采用“修订模式”标注修改痕迹，避免信息混乱）。

签发与分发（定稿后24小时内完成）：定稿经主持人签字（或电子签章）后，按公司规定范围分发（通常包括参会人员、部门负责人、相关协作部门及存档管理部门）。分发时需注明“会议纪要-签发稿”，并保留分发记录（如邮件发送截图、签收表等）。

（四）存档：分类归档，便于追溯

命名规范：电子档文件名统一格式为“会议日期_会议名称_记录人”，如Q4产品规划研讨会_*助理”；纸质档需在首页右上角标注相同名称，并使用公司统一档案盒存放。

分类存放：按“部门-年份-会议类型”三级分类（如“产品部-2023-项目推进会”），电子档存储至指定服务器文件夹（避免存放在个人电脑，防止数据丢失），纸质档按顺序装入档案盒，标注盒内文件清单（如“2023年10月项目推进会纪要（共3份）”）。

保存期限：常规会议纪要保存期限为3年，重要会议（如年度战略会、重大项目启动会）需长期保存；涉密会议纪要按公司保密规定单独存放，并限制查阅权限。

三、会议纪要模板表格

会议基本信息

项目

内容

会议名称

会议时间

年月日时分-时分

会议地点

（线上：平台名称+会议号；线下：会议室名称）

主持人

记录人

出席人员

（按部门/职务列出，如“产品部：经理、专员；技术部：*主管”）

缺席人员及原