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采购订单管理流程清单实用版

一、适用场景与价值

本流程清单适用于企业采购部门日常采购订单全生命周期管理，覆盖从需求发起至订单归档的完整环节。无论是生产型企业原材料采购、贸易型企业商品采购，还是服务型企业服务外包采购，均可通过此流程规范操作，保证采购活动合规、高效、透明。同时流程清单可作为新员工培训教材、现有操作指南优化参考，以及内部审计追溯依据，有效降低采购风险，提升采购协同效率。

二、全流程操作步骤详解

（一）需求确认：明确采购目标与标准

操作主体：需求部门、采购专员

关键动作：

需求部门根据生产计划、项目需求或库存情况，填写《采购需求申请表》，注明物料/服务名称、规格型号、需求数量、期望到货日期、用途说明及预算金额（如需）。

需求部门负责人（*经理）对需求合理性审核，重点核对数量准确性、必要性及是否符合部门预算。

采购专员接收需求申请后，与需求部门沟通确认细节，包括技术参数、质量标准、特殊要求（如包装、运输等），避免信息歧义。

输出物：《采购需求申请表》（经需求部门负责人签字确认）

注意事项：需求描述需清晰、具体，避免“一批物料”“相关服务”等模糊表述；紧急需求需标注“加急”，并同步说明原因。

（二）供应商选择：保证合规与性价比

操作主体：采购专员、采购主管、质量部门（如需）

关键动作：

采购专员根据采购需求，通过合格供应商库、公开招标、询比价等方式筛选供应商。若涉及新供应商，需收集其营业执照、相关资质证书（如行业许可证、ISO认证等），填写《供应商准入评估表》。

对于金额较大或关键物料采购，组织采购主管、需求部门代表、质量部门（如需）共同进行供应商评估，评估维度包括价格、资质、产能、质量保证能力、供货周期、合作历史等。

评估完成后，选定1-3家候选供应商，与供应商确认报价、交货期、付款条件及售后服务细节，形成《供应商比价记录表》。

输出物：《供应商准入评估表》（新供应商）、《供应商比价记录表》

注意事项：严禁指定供应商或与供应商存在利益关联；紧急小额采购可简化流程，但需留存至少两家供应商比价记录。

（三）订单创建与审批：合规采购指令

操作主体：采购专员、采购主管、财务部门、总经理（如需）

关键动作：

采购专员根据确认的供应商信息和需求详情，在采购管理系统中创建采购订单（或填写《采购订单模板》），内容包括：订单号、订单日期、供应商全称及联系方式、收货地址、物料/服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、交货日期、付款方式、质量要求、验收标准等。

采购专员复核订单信息（尤其是数量、单价、交货期），保证与需求及供应商确认内容一致后，提交审批。

审批流程根据订单金额设定权限（示例）：

金额≤5000元：采购主管审批；

5000元＜金额≤50000元：采购主管+财务经理*联合审批；

金额＞50000元：采购主管+财务经理+总经理*联合审批。

审批通过后，采购专员将订单盖章（电子章或实体章）后发送至供应商，并同步告知需求部门及仓库。

输出物：《采购订单》（审批通过版，供应商、需求部门、仓库、采购部门各执一份）

注意事项：订单号需唯一，按“年份+月份+流水号”规则编制（如202405-001）；审批意见需明确“同意”或“驳回并说明原因”，禁止口头审批。

（四）订单下达与跟踪：保证按期交付

操作主体：采购专员、供应商

关键动作：

采购专员将审批通过的采购订单正式下达给供应商，要求供应商在规定时间内签字回传（确认收到订单并承诺履约）。

供应商备货生产期间，采购专员通过电话、邮件或采购管理系统跟踪订单进度，重点知晓：生产/备货情况、预计发货时间、物流安排等。

若供应商可能无法按期交货，需提前至少3个工作日通知采购专员，采购专员及时与需求部门沟通，协商调整交货期或更换供应商，避免影响生产/项目进度。

订单发货后，供应商需提供《发货清单》（含物流单号），采购专员核对发货信息与订单一致性后，同步告知仓库准备收货。

输出物：《供应商回传订单》、《发货清单》

注意事项：跟踪过程需留存沟通记录（邮件、聊天记录等）；紧急订单需每日跟踪进度，保证信息透明。

（五）收货验收：把控物料/服务质量关

操作主体：仓库管理员、质量检验员（如需）、需求部门代表、采购专员

关键动作：

仓库根据供应商《发货清单》核对到货数量、外包装完整性（是否破损、潮湿等），确认无误后在物流单上签字收货，并《到货登记表》。

若涉及质量检验，质量检验员按《采购质量标准》对物料/服务进行检验（如抽检、全检），填写《质量检验报告》，标注“合格”“不合格”或“让步接收”。

需求部门参与对物料/服务的适用性确认（如技术参数、功能匹配等），并在《收货验收单》上签字。

验收合格后，仓库管理员更新库存台账；验收不合格时，采购专员及时联系供应商处理（退货、换货或折价），并填写《不合格品处理记录》。

输出