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合同审核与签订流程标准化文档

一、适用范围与典型应用场景

本标准化文档适用于公司所有业务部门（含采购部、销售部、市场部、人力资源部等）在对外开展业务时涉及的合同审核与签订管理工作，涵盖合同从发起、审核、审批到签订、归档的全流程管控。

典型应用场景包括但不限于：

供应商采购合同（原材料、设备、服务等）；

客户销售合同（产品销售、服务提供、定制开发等）；

服务外包合同（设计、咨询、运维等）；

劳动合同、保密协议、补充协议等内部协议；

房屋租赁、场地合作等资产类合同。

二、合同审核与签订全流程操作说明

（一）第一阶段：合同发起与资料准备

发起主体：业务经办人*（即具体业务对接人员，如采购专员、销售代表等）。

发起条件：

已与合同相对方就合同核心条款（如标的、数量、价格、履行期限等）达成初步一致；

持有合同相对方的主体资格证明材料（如营业执照复印件、授权委托书等）。

需提交资料清单：

《合同审批表》（见附件1，需填写合同基本信息、背景、主要条款等）；

合同草案（需为最终版，标注“拟稿”字样，条款完整、无涂改）；

合同相对方主体资格证明文件（加盖对方公章的营业执照复印件、法定代表人身份证明；如为授权代表签订，需提供授权委托书原件）；

与合同相关的支撑材料（如招投标文件、报价单、技术协议、会议纪要等）；

其他需说明的特殊事项（如履约保证金、付款条件、违约责任等）。

（二）第二阶段：多部门联合审核

审核顺序：业务部门初审→法务部门审核→财务部门审核→其他专项部门审核（如技术部、人力资源部等，根据合同类型确定）。

1.业务部门初审（由业务部门负责人*牵头）

审核要点：

合同主体与业务真实性：合同相对方是否为实际业务合作方，合作内容是否符合公司经营范围；

核心条款完整性：标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任、争议解决方式等是否明确；

业务可行性：合同条款是否符合公司业务规划，是否存在履约风险（如产能不足、交付周期紧张等）；

附件一致性：合同附件是否与内容一致，如技术参数、服务标准等是否匹配。

输出结果：业务部门负责人在《合同审批表》“部门初审意见”栏签字确认，通过后提交至法务部门。

2.法务部门审核（由法务专员*负责）

审核要点：

主体合法性：合同相对方是否为依法设立并有效存续的企业，授权代表是否具备签约权限（核对授权委托书）；

条款合规性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及公司内部制度，是否存在法律风险（如格式条款、免责条款、管辖约定等）；

权利义务对等性：双方权利义务是否明确、对等，违约责任是否合理、可执行；

争议解决方式：是否约定明确的争议解决机构（如仲裁委/法院）及管辖地，优先选择公司所在地法院或仲裁委；

知识产权条款：涉及专利、商标、著作权等内容的，是否明确归属及侵权责任。

输出结果：法务专员在《合同审批表》“法务审核意见”栏填写审核意见，对存在风险的条款需标注修改建议，审核通过后转财务部门。

3.财务部门审核（由财务经理*负责）

审核要点：

价格合理性：价款、费用标准是否符合公司定价政策或市场公允价格，是否存在虚高、低价竞标等风险；

付款方式与周期：是否约定分期付款、质保金等条款，是否符合公司现金流管理要求；

税务合规性：发票类型（增值税专用发票/普通发票）、税率、开票时间等是否明确，是否符合税务法规；

财务风险点：是否涉及大额预付款、履约保证金等，资金安全是否有保障（如要求对方提供担保）。

输出结果：财务经理在《合同审批表》“财务审核意见”栏签字确认，重点标注资金相关风险及建议，通过后提交至审批领导。

4.专项部门审核（如涉及技术、人力等）

技术部门（由技术负责人*负责）：审核技术参数、服务标准、验收标准等是否明确、可执行，是否存在技术壁垒；

人力资源部（由人力资源专员*负责）：审核劳动合同、竞业限制协议等条款是否符合《劳动合同法》及公司薪酬、考勤制度。

输出结果：专项部门负责人在《合同审批表》“专项审核意见”栏签字确认，无异议后进入审批环节。

（三）第三阶段：分级审批与决策

审批权限划分（根据合同金额及重要性，可动态调整）：

合同类型

金额区间

审批人

日常业务合同

≤10万元

业务部门负责人*

一般业务合同

10万-50万元

分管副总*

重大业务合同

50万-100万元

总经理*

超重大业务合同

＞100万元

董事会/总经理办公会

审批流程：

业务经办人*将完成审核的《合同审批表》及附件材料提交至对应审批人；

审批人需在2个工作日内完成审批，重点审核合同整体风险与公司利益匹配度，对审批通过的在“审批意见”栏签字确认；

如审批不通过，需注明具体原因并退回业务部门，业务经办人*根据意见修改后重新发起流程。

（四）第四阶段：合同签订与用印管理

签订准备：

审批通过后，业务经办人*