跨部门沟通会议纪要及行动项表.docVIP

跨部门沟通会议纪要及行动项表（通用模板）

一、适用工作场景

本模板适用于企业内需多部门协作推进的各类工作场景，包括但不限于：

项目协同推进：如新产品研发、市场活动策划、系统上线等需跨部门配合的项目节点沟通；

问题解决与决策：如跨部门流程卡点、资源冲突、客户投诉处理等需多方协商的议题；

目标对齐与规划：如季度/年度目标分解、跨部门KPI制定、长期战略落地路径讨论；

流程优化与标准统一：如跨部门协作流程修订、数据规范同步、服务标准制定等。

二、操作步骤详解

（一）会前：明确会议目标与准备

确定会议核心目标

会议发起部门需明确本次会议需解决的具体问题（如“确定Q3产品上线排期”“解决跨部门数据对接不畅问题”），避免目标模糊导致讨论发散。

梳理参会人员与议题

参会人员：邀请与议题直接相关的部门负责人及执行人（如产品研发需邀请产品部、研发部、测试部、市场部代表），必要时可邀请高层决策者；

议题清单：按优先级排序（如“紧急议题：资源调配需求”“重要议题：流程优化方案”“常规议题：进度同步”），并提前3个工作日同步给参会人员。

准备会议资料

提前整理背景资料（如项目计划书、数据报表、问题清单、初步方案等），保证参会人员提前熟悉内容，提高会议效率。

（二）会中：聚焦讨论与记录关键信息

开场与议程确认

主持人开场说明会议目标、预计时长，并确认议程是否需调整（如“本次会议聚焦2个核心议题，预计1小时结束，是否有补充？”）。

议题讨论与决议记录

按逐项议题讨论，主持人需控制节奏，避免偏离主题；

记录要点：

各部门核心观点（如“市场部建议上线时间提前至8月底，以配合促销活动”“研发部需评估技术可行性，2个工作日反馈”）；

分歧点及协商结果（如“最终确定上线时间为9月5日，市场部同步调整促销方案”）；

明确决议（需清晰、无歧义，如“同意由产品部牵头修订跨部门需求提报流程，下周五前输出V1.0版本”）。

行动项确认

每项决议需同步明确“行动项”，包含：

具体任务（如“修订需求提报流程”）；

负责人（需明确到具体人，如“产品部*经理”）；

协助部门/人员（如“需研发部*工程师配合提供技术规范模板”）；

截止日期（精确到“X月X日下班前”，避免“尽快”“尽快完成”等模糊表述）；

完成标准（如“流程文档需包含需求提报模板、审批节点、时效要求，并经各部门负责人确认”）。

（三）会后：整理、分发与跟进

纪要与行动项整理

会议结束后2个工作日内，记录人需根据会议记录整理纪要，内容包括：

会议基本信息（名称、时间、地点、参会人员等）；

各议题讨论要点及决议；

行动项清单（按负责人分类，便于查阅）。

分发与确认

将纪要及行动项清单同步给所有参会人员，明确“如有异议请在1个工作日内反馈，逾期视为确认”。

行动项跟踪与闭环

责任人：需在截止日期前完成任务，并在完成后更新行动项状态（如“已完成”“进行中”“延期”）；

发起部门：可通过周会、专项跟进会或在线协作工具（如钉钉、飞书）定期跟踪行动项进展，保证无遗漏；

闭环管理：行动项完成后，需由相关部门确认验收（如“流程文档经各部门负责人签字确认后，视为完成”），形成“计划-执行-检查-闭环”的管理循环。

三、会议纪要及行动项模板

（一）会议基本信息

项目

内容

会议名称

例：Q3产品上线跨部门协调会

会议日期

例：2023年X月X日

会议时间

例：14:00-15:30

会议地点

例：公司3号会议室/线上会议（腾讯会议号：*）

主持人

例：产品部*经理

记录人

例：项目管理办公室*助理

参会部门及人员

产品部：经理、专员；研发部：总监、工程师；市场部：经理、专员；测试部：*主管

缺席人员及原因

例：研发部*工程师（出差，已同步会议资料）

（二）会议议程与讨论记录

序号

议题名称

讨论要点

决议/结论

1

Q3产品上线时间确定

市场部：建议8月底上线，配合9月促销活动；研发部：技术评估需至少2个月，最早9月中旬可上线。

最终确定上线时间为9月15日，市场部同步调整促销方案至9月中旬后。

2

跨部门需求提报流程优化

现状：需求提报无模板，审批节点不清晰，平均耗时5天。产品部提出V1.0流程方案（含模板+3级审批）。

同意由产品部牵头修订流程，下周五（X月X日）前输出V1.0版本，研发部、市场部3个工作日内反馈意见。

（三）行动项清单

序号

行动项描述

负责人

协助部门/人员

截止日期

完成标准

当前状态

备注

1

修订跨部门需求提报流程V1.0版本

产品部*经理

研发部工程师、市场部专员

2023年X月X日

流程文档含需求模板、审批节点、时效要求，经各部门负责人邮件确认。

进行中

待反馈意见

2

调整Q3产品促销活动方案

市场部*经理

—

2023年X月X日

新方案适配9月15日上线时间，重点突出产品核心卖点，下周一前提交市场部负责