采购管理流程模板供应商筛选及合同管理版.docVIP

采购管理流程模板：供应商筛选及合同管理版

一、概述

本模板旨在为企业采购活动提供标准化的供应商筛选与合同管理指引，通过规范流程、明确责任、强化风险管控，保证采购过程的合规性、效率性与经济性。模板适用于各类企业（含生产型、服务型、贸易型）的商品采购、服务外包及工程项目采购场景，可根据企业规模与行业特性进行局部调整。

二、适用范围与应用场景

（一）适用对象

企业采购部门、法务部门、财务部门、业务需求部门（如生产部、市场部、行政部）及相关管理人员。

（二）典型应用场景

新供应商引入：企业首次采购某类商品/服务时，需通过筛选确定合格供应商；

现有供应商优化：年度供应商评估后，对表现不佳供应商进行淘汰或替换；

战略供应商合作：长期合作供应商的合同续签与条款优化；

紧急采购项目：需在合规前提下快速完成供应商筛选与合同签订的临时采购；

跨部门协同采购：涉及多部门需求的大型采购项目（如设备采购、系统开发）的全流程管理。

三、供应商筛选全流程操作指南

（一）第一步：采购需求确认与标准化

需求发起：业务需求部门填写《采购需求申请表》，明确采购标的（商品/服务名称、规格型号、技术参数）、数量、交付时间、预算金额、质量标准、服务要求（如售后、培训）等核心要素，经部门负责人*审批后提交采购部。

需求审核：采购部联合技术部（如涉及专业技术）、财务部对需求进行审核，重点核查需求的合理性（预算是否超标、技术参数是否清晰）、完整性（是否明确验收标准），形成《采购需求确认单》。

需求标准化：对复杂需求（如非标设备定制），由技术部牵头编制《技术规格说明书》，作为供应商筛选的技术依据。

（二）第二步：供应商寻源与信息收集

寻源渠道：

公开渠道：通过采購网、行业招标平台（如*招标网）、企业官网供应商招募公告等公开征集；

定向寻源：针对行业优质供应商，由采购部通过行业协会、客户推荐、同行交流等方式定向邀请；

现有库筛选：从企业《合格供应商名录》中筛选满足初步需求的供应商。

供应商资料收集：向意向供应商发放《供应商信息调查表》，收集以下信息：

基础信息：公司名称、统一社会信用代码、注册地址、成立时间、注册资本、股权结构；

资质文件：营业执照（副本）、相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、特种设备生产许可证）、经营许可（如食品经营许可证）；

能力证明：同类项目业绩（提供合同复印件，关键信息可脱敏）、生产/服务能力（如生产线规模、技术人员配置）、财务状况（近3年审计报告、银行资信证明）；

其他：企业荣誉、社会责任报告（如环保认证）、供应商承诺书（真实性声明、廉洁协议）。

（三）第三步：供应商资格预审

预审标准：制定《供应商资格预审评分表》，明确否决项（如资质不全、近3年重大违法记录）和评分项（注册资本、同类业绩、资质等级等），总分100分，60分以下为不合格。

预审流程：

资料初审：采购部对供应商提交资料进行完整性核查，剔除资料不全者；

合规性审查：法务部核查供应商资质有效性、是否存在法律纠纷（如失信被执行人、行政处罚记录）；

评分与结果公示：组织采购部、技术部、需求部门联合评分，形成《资格预审结果报告》，经采购经理*审批后，向合格供应商发出《投标邀请书》（或洽谈邀请），不合格供应商书面说明理由。

（四）第四步：供应商现场考察（必要时）

对涉及大宗商品、关键设备或服务的供应商（如年采购额超*万元），需组织现场考察，重点核查：

生产/服务能力：生产线是否与申报规模匹配、设备是否完好、技术团队是否稳定；

质量管控：是否有完善的质量检测流程、实验室资质（如CNAS认证）、不合格品处理机制；

履约保障：供货周期是否稳定、应急响应能力（如延迟交付的补救措施）、售后服务网点布局；

合规经营：环保达标情况、员工劳动合同签订、社保缴纳记录。

考察组由采购部、技术部、需求部门组成，填写《供应商现场考察记录表》，作为最终评估依据。

（五）第五步：供应商综合评估与确定

评估维度与权重：根据采购类型设定评分权重（示例）：

价格评分（30%）：满足需求的前提下，报价最低者得满分，其他供应商按比例折算；

技术评分（30%）：技术参数匹配度、方案可行性、创新性；

商务评分（20%）：同类业绩、付款条件、售后服务承诺；

资质与信誉评分（20%）：资质等级、行业口碑、履约记录。

评估流程：

文件评审：对供应商提交的投标文件（或响应方案）进行量化打分；

综合评议：召开供应商评审会，结合考察结果（如适用）、打分情况进行集体讨论，形成《供应商综合评估报告》；

结果审批：评估报告提交采购总监（或分管副总）审批，确定中标（或入选）供应商，同步更新《合格供应商名录》。

（六）第六步：供应商沟通与意向确认

结果通知：向入选供应商发出《中标通知书》（或《入选通知》），明确有效期（如15个工作日），未入选供应商反馈简