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文档编写与版本控制规范

一、规范适用范围

本规范适用于团队内部各类技术文档、产品手册、项目计划、需求说明等资料的编写与版本管理，尤其适用于多成员协作、长期迭代的项目场景。通过统一文档格式与版本控制流程，保证信息传递的准确性、可追溯性，避免因版本混乱导致的重复工作或信息偏差，适用于以下具体场景：

新产品研发全流程文档管理（需求文档、设计文档、测试报告等）；

技术方案迭代与知识沉淀（架构设计、接口文档、运维手册等）；

跨部门协作信息同步（项目周报、会议纪要、验收标准等）；

合规性文档存档（审计材料、资质文件、流程规范等）。

二、文档编写流程详解

（一）文档编写前期准备

明确文档目标与受众

根据文档用途（如指导开发、培训用户、存档备查）确定核心内容与侧重点；

分析受众背景（技术人员、业务人员、管理层等），调整语言风格与技术深度，避免专业术语滥用或解释不足。

收集基础素材

梳理项目需求、技术方案、历史数据等资料，保证内容真实、数据准确；

引用外部资料时，需注明来源（如“参考《行业白皮书（2023）》”），避免版权风险。

选择

根据文档类型（如技术文档、管理文档）选用对应模板（详见“四、与记录表”），统一格式结构，提升阅读体验。

（二）文档撰写与修订

按模板结构填充内容

严格遵循模板章节要求（如“文档编号、版本号、编写人、目录、附录”），保证信息完整；

部分逻辑清晰，采用“总-分-总”结构，章节标题简洁明确（如“1.系统架构设计”“2.1接口功能说明”）。

内容规范要求

数据类内容需标注来源及统计时间（如“2024年Q3用户活跃度数据来源：系统后台统计”）；

图表需编号并附标题（如“图1用户增长趋势图”“表2功能模块优先级评估表”），图表中文字需清晰可辨；

术语统一：同一概念使用固定名称（如“用户端”不混用“客户端”“前台”），首次出现时标注英文全称（如“API（ApplicationProgrammingInterface，应用程序接口）”）。

评审与修订

初稿完成后提交至项目负责人或文档负责人，组织相关方（技术、业务、测试）进行评审；

根据评审意见修订内容，重点核对修改点是否落实、逻辑矛盾是否消除、格式是否符合规范；

修订后需再次审核，确认无误后进入定稿环节。

（三）文档发布与归档

发布前检查

确认文档编号、版本号唯一且准确（版本号规则详见“三、版本控制操作指南”）；

检查文件命名格式统一（如“项目需求说明书_V1.0docx”），避免使用特殊字符。

发布与通知

通过团队共享平台（如企业网盘、协作系统）发布文档，指定访问权限（如“全员可读”“仅项目组可编辑”）；

通过邮件、群聊等渠道发布通知，注明文档名称、版本号、生效日期及查阅路径。

归档管理

发布后的文档需至指定归档目录，按“项目-文档类型-版本”分类存储；

历史版本保留至文档废弃后1年（特殊合规文档需按法规要求延长保留期），过期经审批后可删除。

三、版本控制操作指南

（一）版本号命名规则

版本号采用“主版本号.次版本号.修订号”格式，规则

主版本号（X.Y.Z）：重大修改或架构变更时递增（如从V1.0升级至V2.0，需重新评审发布）；

次版本号（X.Y.Z）：功能调整、内容补充或局部优化时递增（如V1.0→V1.1，新增功能模块说明）；

修订号（X.Y.Z）：文字修正、格式调整、错误更正等细微修改时递增（如V1.1→V1.1.1，修正错别字）。

示例：

初稿版本：V1.0.0

新增用户管理模块：V1.1.0

修正接口参数描述错误：V1.1.1

系统架构重构：V2.0.0

（二）版本创建与修改流程

创建新版本

仅当文档内容发生变更时需创建新版本，严禁直接覆盖旧版本文件；

新版本文件命名需包含最新版本号（如“接口文档_V1.2docx”），旧版本文件重命名为“接口文档_V1.1归档.docx”。

修改记录填写

每次修改后需在《版本控制记录表》（详见“四、与记录表”）中填写以下信息：

修改日期：精确到日（如“2024-03-20”）；

修改人：使用工号或姓名缩写（如“”写作“ZS”）；

修改内容摘要：简明说明变更点（如“新增登录接口超时时间配置说明”）；

审核人：项目负责人或指定审核人签字（电子文档可填写工号）。

版本发布与同步

新版本发布前需经审核人确认，保证修改内容无遗漏、无错误；

发布后24小时内更新共享平台中的文档，并通知团队成员查阅最新版本，避免使用旧版本导致信息不一致。

四、与记录表

（一）文档编写模板

章节

内容要求

文档编号

按规则填写（如“PRJ-REQ-2024-001”，表示“项目-需求-2024年-第001号”）

文档名称

简洁明确（如“项目V2.0需求说明书”）

版本号

遵循“主版本号.