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文档资料归档及存储管理制度

一、适用范围与背景

本制度适用于[公司/组织名称]内部各类具有保存价值的文档资料，包括但不限于行政文件、业务合同、财务凭证、技术图纸、会议纪要、人事档案等纸质及电子文档的归档与存储管理。制定本制度的目的是规范文档资料的收集、整理、存储、借阅及销毁流程，保证文档的完整性、安全性及可追溯性，提升信息资源利用效率，满足合规管理及业务运营需求。

二、文档归档存储操作流程

（一）文档分类与编码

分类标准

按部门/职能：行政部、财务部、业务部、技术部等；

按文档类型：文件（通知、报告）、合同（业务合同、服务协议）、档案（人事、项目）、资料（技术手册、培训材料）等；

按密级：公开级（内部可自由查阅）、内部级（限部门内查阅）、秘密级（需审批查阅）。

编码规则

文章样式采用“部门代码-类型代码-年份-流水号”格式，示例：

行政部2024年文件：XZ-FILE-2024-001；

业务部2024年秘密级合同：YW-HT-2024-M-005。

部门代码及类型代码需提前统一制定并备案，保证编码唯一性。

（二）文档收集与移交

收集责任

各部门指定专人（文档管理员）负责本部门文档的日常收集，保证文档形成后3个工作日内完成初步整理；

涉及跨部门协作的文档，由主办部门牵头收集，协办部门配合提供相关资料。

移交要求

纸质文档：需填写《文档移交清单》（含文档名称、数量、密级、形成日期、移交人、接收人等信息），双方核对无误后签字确认，一式两份（移交部门、档案室各存一份）；

电子文档：通过指定内部系统（如OA系统、档案管理系统），并同步移交电子版《文档移交清单》，注明存储路径及加密方式（如涉及密级文档）。

（三）文档整理与编目

整理规范

纸质文档：去除夹订物（如回形针、大头针），按顺序装订整齐，破损文档需修补平整；

电子文档：统一转换为PDF格式（特殊格式需保留源文件并说明），文件名与编码一致，避免使用特殊字符。

编目要求

档案管理员需对归档文档编制《文档目录》，内容包括：归档编号、文档名称、形成部门、形成日期、页数（纸质）、存储位置（如档案柜编号、电子路径）、密级、保管期限等；

电子文档需在档案管理系统中录入元数据信息，支持关键词检索（如文档名称、涉及项目、责任人等）。

（四）归档存储

存储方式

纸质文档：按“部门-类型-年份”顺序存放于专用档案柜，档案柜张贴清晰标签（如“行政部-2024年文件”）；

电子文档：存储于指定服务器或云存储平台，设置访问权限（公开级文档可全员查阅，内部级文档限部门成员，秘密级文档仅限授权人），定期进行数据备份（每周增量备份，每月全量备份）。

存储环境

纸质档案室：配备防火、防潮、防虫、防盗设施，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%，定期通风（每季度至少1次）；

电子存储介质：服务器需放置在专用机房，配备UPS电源及温湿度调控设备，移动存储介质（如U盘、硬盘）需加密管理，非必要不得带出办公区域。

（五）借阅与查阅

借阅权限

公开级文档：员工可直接通过档案管理系统查阅或申请借阅；

内部级文档：需经本部门负责人审批；

秘密级文档：需经部门负责人及分管领导（如副总经理）审批，借阅期限不超过3个工作日。

借阅流程

纸质文档：申请人填写《文档借阅申请表》，经审批后至档案室办理借阅手续，档案管理员核对身份信息后提供文档，借阅人需在《文档借阅登记表》签字；

电子文档：申请人通过系统提交借阅申请，审批通过后获得临时访问权限，系统自动记录查阅日志（包括查阅人、时间、操作内容）。

归还要求

借阅文档需在借阅期限归还，如需续借需提前1个工作日申请，续借期限不超过原期限；

归还时档案管理员需检查文档完整性，如有损坏或丢失，按《文档资料损坏丢失处理办法》追究责任。

（六）定期检查与维护

检查频率

纸质档案：档案管理员每月检查档案柜密封性、环境温湿度及文档存放情况，每季度全面排查文档完整性（如是否有虫蛀、霉变）；

电子档案：系统管理员每周检查备份数据完整性，每月验证恢复功能，每季度对访问权限进行复核。

维护措施

发觉纸质文档损坏，及时修复或复印替换；

电子文档存储介质出现故障时，立即启动备份数据恢复，并排查故障原因；

对保管期限届满的文档，需提前3个月启动鉴定程序（详见“文档销毁与处置”）。

（七）销毁与处置

销毁条件

保管期限已满，且无继续保存价值的文档（如普通通知、临时性会议纪要）；

保管期限未满，但因业务调整、法规变化等原因确无保存必要的文档，需经鉴定小组（由档案管理员、法务专员、部门负责人组成）确认。

销毁流程

部门提出销毁申请，填写《文档销毁审批表》，注明文档名称、数量、销毁原因及保管期限；

经鉴定小组审核及分管领导（如总经理）审批后，方可销毁；

销毁时需由2人以上共同监督，纸质文档采用粉碎或焚烧方式（保证信息无