会议纪要及行动计划标准化记录模板.docVIP

会议纪要及行动计划标准化记录模板

一、适用场景与价值

本模板适用于各类企业内部会议场景，包括但不限于：项目启动会、周/月度例会、跨部门协调会、问题复盘会、专题研讨会等。通过标准化记录，可解决传统会议纪要中“信息碎片化、行动项模糊、责任不明确”等问题，保证会议成果有效传递、任务可跟踪、责任可追溯，提升团队协作效率与执行力。

二、标准化操作流程

（一）会前准备：明确会议框架

确定会议基本信息：提前明确会议主题、时间、地点、参会人员（主持人、记录人、核心参会人、列席人员），并提前1-2天发送会议通知，附上会议议程（建议包含议题、讨论目标、预计时长）。

准备记录工具：提前打印或打开本模板表格，熟悉各模块填写要求；若会议涉及复杂数据或方案，可提前准备图表、文档作为附件记录。

（二）会中记录：聚焦核心信息

记录会议基本信息：在表格“会议基本信息”模块中，实时填写会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因），保证信息准确。

跟踪议程讨论要点：按会议议程逐项记录，每个议题需包含：

讨论要点：记录关键观点、数据支撑、不同意见（标注分歧点）；

结论/决议：明确最终达成的一致意见，避免模糊表述（如“尽量完成”改为“需在X日前完成”）。

梳理行动计划：针对决议事项，同步记录初步行动计划，包括：任务描述、初步负责人、截止时间（若未明确，需会后补充）。

（三）会后整理：完善与核对

整理会议纪要：会后在2小时内完成初稿，补充会中未记录的细节（如关键数据、讨论背景），保证语言简洁、逻辑清晰，避免主观评价（如“总认为方案可行”改为“总提出方案可行，建议增加环节”）。

关键信息确认：将初稿发送给主持人及核心参会人核对，重点确认：决议是否准确、行动项是否完整、负责人及截止时间是否无误，核对后标注“已确认”版本。

（四）定稿与分发：保证落地

按模板格式定稿：根据核对意见修改后，按“会议基本信息-讨论内容与决议-行动计划跟踪表”顺序排版，标注版本号（如V1.0）及定稿日期。

明确分发范围：分发至所有参会人、相关领导及项目组成员，抄送需知晓进展的部门（如行政部、财务部等），并在邮件中注明“请各负责人按计划推进，下次会议将同步进度”。

三、模板表格结构说明

（一）会议基本信息

项目

填写内容

会议名称

（例）项目Q3启动会

日期

年/月/日

时间

开始时间-结束时间（例：14:00-16:00）

地点

（例）公司301会议室/线上会议（脱敏）

主持人

（姓名*）

记录人

（姓名*）

参会人员

（姓名*，分行列举）

缺席人员及原因

（姓名*，原因：例：出差/请假）

会议主题

（例：明确Q3项目目标、分工及关键节点）

会议议程

（简要列项，例：1.项目目标宣贯2.分工讨论3.风险排查）

（二）讨论内容与决议

议题序号

议题名称

讨论要点

决议结论

备注

1

项目目标拆解

总提出“Q3完成核心功能上线”，补充“需覆盖3个试点区域”，*提出“用户量目标10万”

确定Q3目标：核心功能上线+3个试点区域覆盖+用户量10万，9月30日前完成

需同步协调技术资源

2

跨部门分工

市场部负责推广，技术部负责开发，设计部配合UI，*提出“需明确接口人”

各部门指定1名接口人，本周五前报备至*总，下周一起启动周进度同步会

接口人名单需邮件抄送

（三）行动计划跟踪表

任务序号

任务描述

负责人

截止时间

完成标准

当前状态

备注

1

制定核心功能开发计划

*

2024/07/15

包含模块拆解、排期、风险评估

未开始

需协调3个开发小组

2

试点区域用户调研方案设计

*

2024/07/20

方案需包含调研对象、问卷、时间表

进行中

设计部需配合问卷审核

3

推广渠道资源对接

*

2024/07/25

完成5个渠道签约（含2个新媒体）

未开始

预算上限元（待财务确认）

四、使用关键注意事项

（一）记录客观性

避免加入个人观点或情绪化表述，准确还原讨论内容。例如若存在分歧，需记录“建议A方案，建议B方案，未达成一致，待决策”，而非“的方案不合理”。

（二）行动明确性

行动项需符合“SMART原则”：具体（Specific）、可衡量（Measurable）、可实现（Achievable）、相关性（Relevant）、时限性（Time-bound）。避免使用“尽快”“研究”等模糊词汇，明确“任务描述+负责人+截止时间+完成标准”。

（三）信息完整性

保证会议基本信息（如参会人、时间）、决议结论、行动项无遗漏。关键数据（如时间、数量、预算）需与参会人二次核对，避免笔误。

（四）及时性

会后24小时内完成初稿，48小时内完成核对与分发，避免信息滞后导致行动延误。若会议内容涉密，需按公司规定标注“内部资料”或“保密”，限制分发范围。

（五）跟踪闭环

重要行动项需在后续会议中