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文档管理资料归档模板文件分类与存储方案

一、适用范围与典型应用场景

本方案适用于各类企业、事业单位及社会组织的文档资料归档管理，尤其适用于需系统化管理纸质与电子文档的场景，包括但不限于：

日常办公文档：如部门会议纪要、工作计划、总结报告、内部通知等；

项目全周期资料：从立项审批、合同签订、执行过程到验收结项的全流程文件；

法规与合规文件：行业政策、审计报告、资质证书、合规性检查材料等；

客户与供应商资料：合同协议、沟通记录、资质文件、往来函件等；

人力资源档案：员工入职材料、培训记录、绩效评估、离职文件等。

二、标准化操作流程

（一）前期准备：明确归档范围与标准

界定归档范围

依据业务需求，明确需纳入归档的文件类型（如必归文件：合同、项目关键节点文件、法规文件；选归文件：日常沟通邮件、非关键会议纪要等）；

排除临时性、草稿类文件（如未定稿的方案、过期通知等），保证归档文件具有长期保存价值。

制定分类标准

采用“一级分类+二级分类+三级分类”的多维度体系，例如：

一级分类（按部门/业务模块）：行政部、财务部、项目部、市场部；

二级分类（按文件性质）：综合管理、财务核算、项目执行、市场拓展；

三级分类（按具体用途）：制度文件、会议记录、预算报表、项目合同、客户资料等。

确定编码规则

统一采用“一级分类代码+二级分类代码+年份+流水号”的编码方式，例如：“XM-GL-2024-001”（项目-管理-2024-第1号），保证文件编码唯一且可追溯。

（二）文件分类与整理

文件初筛与排序

收集待归档文件，剔除重复、无效文件（如扫描件与原件保留原件，草稿与定稿保留定稿）；

按分类标准将文件初步分组，同一组内按时间顺序或业务逻辑排序。

标签与编码标注

为每份文件粘贴归档标签，标注文件名称、分类编码、归档日期、责任人（如“2024年度项目总结报告-XM-GL-2024-005-归档人：*助理”）；

电子文件需在文件名中体现编码规则，并在属性栏中补充归档信息。

跨部门文件协调

对于涉及多部门的协作文件（如联合项目报告），由牵头部门负责统一分类，协作部门确认后归档，避免重复或遗漏。

（三）存储管理：物理与电子双轨并行

物理文件存储

存储介质：使用符合档案管理标准的档案柜（防火、防潮、防虫），按一级分类分区存放，二级分类分柜存放，三级分类分层存放；

标签管理：档案柜外张贴分类总标签（如“项目部-项目执行”），每层抽屉张贴二级分类标签，文件盒上标注三级分类及编码；

环境要求：存储环境温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%，远离水源、火源及强磁场。

电子文件存储

存储结构：在服务器或云盘中创建与物理分类一致的文件夹层级（如“项目部\2024年-GL-2024-005”）；

命名规范：电子文件名采用“编码-文件名称-版本号-日期”格式（如“XM-GL-2024-005-2024年度项目总结报告-V1.2）；

备份机制：采用“本地备份+异地备份”双模式，每日增量备份，每周全量备份，备份数据加密存储（如使用AES-256加密算法）。

（四）归档登记与移交

填写归档登记表

依据模板表格（详见第三部分）逐项录入文件信息，保证编码、名称、责任人、存储位置等字段准确无误；

电子文件需在登记表中注明存储路径及访问权限（如“只读-部门负责人”）。

移交与签收

物理文件由归档人移交至档案管理员，双方核对文件数量与编码无误后，在登记表上签字确认；

电子文件通过加密邮件或内部系统传输，接收方需反馈“已接收”确认，档案管理员留存传输记录。

（五）日常维护与更新

定期检查

每季度对物理文件进行抽样检查，查看是否有霉变、虫蛀、损坏等情况，及时修复或复制受损文件；

每半年对电子文件备份进行恢复测试，保证备份数据可用。

动态更新

新增文件需按既定流程分类、编码、存储，并在归档登记表中补充记录；

对于已失去保存价值的文件（如超过保管期限的临时通知），需经部门负责人审批后，按规定销毁（物理文件碎纸处理，电子文件彻底删除并覆盖），销毁记录留存备查。

三、归档管理登记表模板

文件编码

文件名称

分类（一级/二级/三级）

归档部门

责任人

归档日期

存储位置（物理柜号/电子路径）

保管期限

备注

XZ-ZH-2024-001

行政部2024年第三季度工作总结

行政部/综合管理/制度文件

行政部

*经理

2024-09-30

档案柜A-01-03

长期

含附件3份

CW-YH-2024-015

财务部2024年8月费用报销明细

财务部/财务核算/预算报表

财务部

*会计

2024-09-05

服务器\2024\8月-YH-2024-015.xlsx

10年

已审核签字

XM-XT-2024-008

“智慧办公系统”项目验收报告

项目部/项目执行/项目合同

项目部