供应商信息管理及评价体系.docVIP

供应商信息管理及评价体系工具模板

应用背景与适用场景

在供应链管理中，供应商是企业生产经营的重要合作伙伴，其信息准确性、绩效表现直接影响采购成本、产品质量与交付稳定性。本工具模板适用于企业采购部门、供应链管理团队及质量监管部门，用于规范供应商全生命周期管理，涵盖供应商准入、信息维护、绩效评价、分级优化等环节。具体场景包括：新供应商合作前的资质审核、现有供应商年度绩效复盘、战略供应商筛选与淘汰决策、供应链风险预警（如供应商交付延迟、质量波动）等。通过系统化管理，可提升供应商合作效率，降低供应链风险，实现降本增效目标。

全流程操作指引

第一步：供应商信息收集与初始录入

目标：建立供应商基础档案，保证信息完整、合规。

操作内容：

信息收集：通过供应商自荐、行业推荐、招标采购等方式，获取供应商基础资料，包括但不限于：

企业基本信息：名称、统一社会信用代码、注册地址、实际经营地址、成立时间、注册资本、经营范围；

联系信息：法人代表、采购联系人（姓名、职位、电话，电话仅用于工作沟通）、财务联系人（姓名*、账号信息）；

资质文件：营业执照、相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、行业生产许可证）、产品检测报告、专利证书等；

能力证明：主要产品/服务清单、年产能、核心客户案例、生产设备配置、质量管理体系说明；

其他：企业简介、股权结构、关联企业信息（避免同业竞争风险）。

信息审核：采购部门联合法务、质量部门审核资料真实性、合规性，重点核查资质证书有效期、信用代码合法性、生产场地与经营范围一致性。

系统录入：将审核通过的信息录入供应商管理系统（如ERP或SRM系统），唯一供应商编码，保证信息可追溯。

负责人：采购专员、法务专员、质量专员*

输出物：《供应商信息审核表》《供应商基础档案（系统记录）》

第二步：供应商日常信息动态维护

目标：保证供应商信息实时更新，避免因信息滞后导致管理风险。

操作内容：

变更触发：当供应商发生以下变更时，由供应商或企业主动发起信息更新申请：

基础信息变更：名称、地址、法人代表、联系方式等；

资质变更：证书到期、升级、新增/取消资质；

能力变更：产能调整、生产线新增/淘汰、核心客户变动；

合作变更：产品/服务范围调整、结算方式变化。

变更审核：采购部门在收到申请后3个工作日内完成审核，必要时现场核实（如地址变更），确认后更新系统信息，并同步通知相关部门（如财务、仓库）。

定期回顾：每季度末，采购部门组织对供应商信息进行全面复盘，重点检查资质有效期、联系方式有效性、产能利用率等，保证信息“零滞后”。

负责人：采购专员、供应商管理员

输出物：《供应商信息变更申请表》《季度信息回顾报告》

第三步：供应商绩效评价实施

目标：量化供应商表现，为分级管理、合作优化提供依据。

操作内容：

评价周期：月度/季度/年度评价，根据供应商合作层级调整（如战略供应商季度评价，一般供应商年度评价）。

评价维度与指标：

质量表现（40%）：产品批次合格率、质量问题整改及时率、客户投诉次数（按权重计算，如重大投诉扣10分/次，一般投诉扣3分/次）；

交付表现（30%）：订单准时交付率、订单满足率（实际交付量/订单量）、紧急订单响应速度（24小时内确认率）；

服务表现（20%）：售后服务响应时间（如2小时内响应）、问题解决满意度（1-5分制）、技术支持能力（如新品开发配合度）；

成本与配合（10%）：价格竞争力（与市场均价对比）、合同条款执行率、信息透明度（如成本数据共享意愿）。

数据收集：质量部门提供质量指标数据，仓库/生产部门提供交付数据，采购部门收集服务与成本数据，保证数据来源客观。

评分与等级划分：采用百分制评分，结合等级标准划分（详见“核心工具表格模板”），形成《供应商绩效评价报告》。

负责人：采购经理、质量经理、生产/仓库代表*

输出物：《供应商绩效评价打分表》《供应商绩效评价报告》

第四步：评价结果分析与优化应用

目标：将评价结果转化为管理行动，提升供应商整体水平。

操作内容：

结果反馈：评价结果完成后5个工作日内，由采购经理向供应商反馈，肯定优势，明确改进方向（如质量合格率不足需提交整改计划）。

分级管理：根据评价等级实施差异化策略：

A类（优秀，≥90分）：优先分配订单，共享研发资源，纳入战略供应商库；

B类（良好，80-89分）：维持正常合作，可适度增加订单份额；

C类（合格，70-79分）：要求提交改进计划，3个月后复评；

D类（不合格，＜70分）：暂停新订单，启动淘汰流程（如连续2次D类直接清退）。

改进跟踪：对C类供应商，采购部门每月跟踪改进计划执行情况，质量部门验证改进效果，保证问题闭环。

策略调整：年度评价后，更新供应商分级名单，优化采购资源配置（如降低D类供应商采购占比，提升A类比例）。

负责人：采购经理、供