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费用报销申请单审批流程标准化模板

适用情境与目标

标准化操作流程

第一步：费用发生与凭证准备

操作主体：员工本人

操作内容：

员工因公产生费用时，需保证支出与岗位职责、业务需求直接相关，符合公司费用管理规定。

及时收集费用相关证明材料（如行程单、采购明细、会议通知等），材料需清晰、完整，注明经手人及日期，保证与报销金额、事由一致。

保证所有支出符合公司预算范围，超预算或特殊费用需提前向部门负责人报备并获得书面同意。

关键要点：凭证需真实有效，避免涂改或缺失；费用发生日期与报销申请日期原则上不超过30天（特殊情况需说明原因）。

第二步：填写报销申请单

操作主体：员工本人

操作内容：

登录公司财务系统或《费用报销申请单》模板，逐项填写以下信息：

基础信息：申请人姓名、所属部门、联系方式、申请日期、费用所属期间；

费用明细：按费用类型（如差旅费、办公费、业务招待费等）分项填写，注明每笔费用的发生日期、具体事由、金额、对应的附件张数；

汇总信息：填写报销总金额、大写金额、预算科目编码。

保证所有信息填写准确、字迹清晰，无漏填、错填项，费用事由需简明扼要（如“项目调研差旅费”“部门办公用品采购”）。

将填写完整的申请单与证明材料一并提交至部门负责人处。

关键要点：费用分类需符合公司财务制度规定；总金额与小写金额一致，大写金额需规范填写（如“壹万元整”）。

第三步：部门负责人审核

操作主体：部门负责人*

操作内容：

接收员工提交的报销申请单及附件，重点审核以下内容：

费用是否属部门职责范围内，与业务活动的关联性；

费用金额是否合理，是否符合部门预算；

附件是否齐全、真实，事由是否清晰；

超预算或特殊费用是否已提前报备并获得批准。

审核通过后，在“部门负责人审核意见”栏签字确认，并注明审核日期；若审核不通过，需注明退回原因（如“附件不全”“事由不符”），并退回员工补充修改。

关键要点：部门负责人需对费用支出的真实性、合理性承担首要责任；审核时限原则上不超过2个工作日。

第四步：财务部门复核

操作主体：财务专员*

操作内容：

接收部门负责人审核通过的报销申请单，重点复核以下内容：

申请单填写格式是否规范，信息是否完整（如申请人、部门、金额等关键项无遗漏）；

费用分类、预算科目是否正确，是否符合公司财务制度；

附件是否合规（如发票抬头、税号是否准确，行程单是否有详细路线等）；

计算是否准确（总金额、分项金额、大写金额等）。

复核通过后，在“财务复核意见”栏签字确认，并注明复核日期；若复核不通过，注明退回原因（如“科目错误”“附件无效”），并退回至部门或员工。

关键要点：财务专员需对费用支出的合规性、准确性负责；复核时限原则上不超过3个工作日。

第五步：分级审批

操作主体：按金额分级审批（部门经理、总监、总经理*）

操作内容：

根据公司授权制度，报销金额对应不同审批权限：

小额报销（如≤5000元）：由部门经理*审批，在“领导审批意见”栏签字；

大额报销（如5000元-20000元）：由部门经理审核后，提交业务总监*审批；

重大报销（如＞20000元）：需经业务总监、财务负责人审核后，提交总经理最终审批。

审批人需重点关注费用的必要性、预算匹配度及合规性，审批通过后签字确认并注明日期。

关键要点：审批人不得越权审批；审批时限根据金额大小设定，原则上不超过3-5个工作日。

第六步：财务支付与归档

操作主体：财务出纳*

操作内容：

审批流程全部完成后，财务出纳核对申请单及审批记录，确认无误后，按公司财务支付流程安排报销款项（如银行转账、现金支付等）。

支付完成后，在“财务支付记录”栏注明支付日期、支付方式、支付编号，并将申请单、附件、审批记录等统一归档保存，保存期限符合公司档案管理规定（如至少5年）。

关键要点：款项支付需在审批完成后5个工作日内完成；归档材料需完整、有序，便于后续查阅。

费用报销申请单模板

费用报销申请单

申请人

所属部门

申请日期

费用期间

报销类型

（差旅费/办公费/会议费等）

费用明细

序号

费用项目

发生日期

金额（元）

事由说明

1

2

3

汇总金额

小写：

大写：

预算科目编码

审批意见

部门负责人审核

意见：

签字：

日期：

财务复核意见

意见：

签字：

日期：

领导审批意见

意见：

签字：

日期：

财务支付记录

支付日期：

支付方式：

支付编号：

经办人：

关键提示与规范

填写规范：

申请单需用黑色签字笔或电脑打印填写，字迹清晰，不得涂改；若需修改，需在修改处签字确认。

费用事由需具体明确，避免使用“日常开销”“其他”等模糊表述；附件需按顺序整理，标注对应费用序号。

时效要求：

费用需在发生后30日内提交报销申请，逾期需提交书面说明，经部门负责人及财务负责人审批后方可受理。

各环节审批需在规定时限内完成，若因特殊情况