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采购管理标准化流程及采购申请单工具指南

一、适用范围与业务场景

本工具适用于各类企业及组织的日常采购管理，涵盖生产型企业的原材料、辅料采购，服务型企业的办公设备、服务采购，以及项目制企业的专项物资采购等场景。具体包括但不限于：

常规运营采购：如办公耗材、生产用备件、低值易耗品等定期或不定期补充采购；

项目专项采购：如新项目启动所需设备、技术支持服务、定制化物料等一次性采购；

紧急采购：因突发故障、生产计划调整等急需的物资或服务采购；

资产购置：如固定资产（机器设备、车辆）、无形服务（咨询、培训）等新增或替换采购。

二、标准化操作流程详解

采购管理标准化流程遵循“需求驱动、预算管控、合规优先、全程留痕”原则，分为8个核心步骤，各环节责任主体与操作要求

步骤1：采购需求发起与提报

责任主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部）

操作说明：

需求部门根据实际业务需要（如生产计划、办公消耗、项目进度），填写《采购申请单》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、总价、用途、到货时间等关键信息；

需求部门负责人对采购需求的合理性（如必要性、数量匹配性）进行初审，签字确认后提交至采购部门。

关键控制点：需求描述需清晰具体，避免模糊表述（如“一批办公用品”需明确为“A4纸500张，70g，白色”）；紧急采购需标注“紧急”字样并说明原因，同步抄送采购部门负责人。

步骤2：采购需求审核与预算匹配

责任主体：采购部门、财务部门

操作说明：

采购部门收到《采购申请单》后，1个工作日内完成需求合规性审核：重点核对采购内容是否属于企业集中采购目录、是否符合采购政策（如是否需要招标）、规格参数是否明确；

财务部门同步审核采购预算：检查申请金额是否在部门年度/月度预算额度内，预算编码是否准确；若超预算，需求部门需提交《预算调整申请》，按权限审批通过后方可继续流程。

关键控制点：预算审核需与财务系统数据实时核对，避免超预算采购；需求与预算审核均通过后，进入下一环节。

步骤3：采购方式确定与供应商寻源

责任主体：采购部门

操作说明：

根据采购金额、物品类型及企业采购政策，确定采购方式（详见下表）：

采购金额/类型

采购方式

单次采购≥50万元

公开招标/邀请招标

5万元≤单次采购＜50万元

竞价谈判/询价比价（≥3家供应商）

单次采购＜5万元

询价采购（≥2家供应商）或定点采购

标准化、低值易耗品

框架协议采购

采购部门通过合格供应商库、公开招标平台、行业推荐等渠道筛选供应商，优先选择合作良好、资质齐全的供应商；紧急采购可适当简化流程，但需保留供应商资质证明材料。

关键控制点：供应商需具备营业执照、相关行业资质（如食品经营许可证、特种设备生产许可证等），新供应商需通过实地考察或样品测试评估。

步骤4：供应商比选与确定

责任主体：采购部门、需求部门、监督部门（如审计部）

操作说明：

采用招标、竞价或询价方式的，采购部门组织技术、商务评审：技术评审由需求部门负责（检查产品参数是否符合要求），商务评审由采购部门负责（对比价格、交货期、付款条件、售后服务等）；

评审结果按权限审批（如10万元以下由采购经理审批，10万元以上由分管副总审批），确定中标/成交供应商，结果需在企业内部公示（涉密采购除外）3个工作日；

公示无异议后，与供应商签订《采购合同》，明确双方权利义务、质量标准、违约责任等条款。

关键控制点：评审过程需全程留痕（如会议纪要、评审表），保证公平公正；禁止指定供应商或人为干预比选结果。

步骤5：采购订单下达与执行

责任主体：采购部门、供应商

操作说明：

采购部门根据《采购合同》《采购订单》，加盖采购专用章后发送给供应商，同时抄送需求部门、仓库部门；

供应商确认订单后，按约定时间、地点交付货物或提供服务；需求部门需提前做好接收准备（如场地、人员安排）。

关键控制点：订单信息（型号、数量、价格、交货期）需与合同一致，严禁口头订单；紧急采购订单需经采购部门负责人特批。

步骤6：货物/服务验收与入库

责任主体：需求部门、仓库部门、质量部门（如涉及）

操作说明：

货物送达后，需求部门与仓库部门共同现场验收：核对实物名称、规格、数量、外观质量是否与订单一致；技术复杂或涉及安全的物资（如设备、原材料），需质量部门或第三方机构参与验收并出具《检验报告》；

验收合格后，填写《入库单》，由需求部门负责人、仓库管理员签字确认；不合格物资需当场拒收，并书面通知采购部门联系供应商退换货或索赔。

关键控制点：验收需双人到场（需求方与仓库方），禁止先收货后补手续；服务类采购需由需求部门签署《服务验收确认单》，明确服务成果达标。

步骤7：付款申请与财务结算

责任主体：采购部门、财务部门

操作说明：

采购部门收集《采购合同》《采购订单》《入库单》《验收单》《发票》等全套