质量管理体系自评检查单及优化建议.docVIP

质量管理体系自评检查单及优化建议工具模板

一、适用场景与价值定位

本工具适用于各类组织（如制造业、服务业、高新技术企业等）内部质量管理体系（QMS）的定期自评与优化，具体场景包括：

体系运行监控：企业每年至少1次的全面自评，保证体系持续符合ISO9001等标准要求；

外部审核准备：在迎接第三方认证审核或客户审核前，预排查问题并整改，提升审核通过率；

问题整改闭环：针对日常运行中出现的质量异常（如客户投诉、过程不合格项），通过自评定位根本原因并制定改进措施；

体系升级迭代：当组织战略调整、业务模式变更或新版标准发布时，通过自评识别差距，推动体系优化。

其核心价值在于通过系统化检查发觉问题、量化风险，推动质量管理从“符合性”向“有效性”升级，最终实现产品/服务质量提升、运营效率优化及客户满意度增强。

二、系统化操作流程

步骤1：自评准备阶段（自评前3-5个工作日）

成立自评小组：由管理者代表*担任组长，成员包括质量管理部门负责人、各业务部门骨干（如生产、技术、采购、销售等），保证覆盖体系全部过程。必要时可邀请外部专家参与，提升客观性。

收集依据文件：整理自评依据，包括但不限于：

国际/国内标准（如ISO9001:2015、GB/T19001）；

组织内部文件（质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录表单）；

法律法规及客户特定要求（如行业规范、合同约定）；

历次审核报告（内部/外部）、客户反馈、质量目标达成数据等。

制定自评计划：明确自评范围（如覆盖全部部门/关键过程）、时间安排（各环节起止时间）、检查方式（现场核查、文件审查、人员访谈）及分工（小组成员负责的具体模块）。

步骤2：实施现场检查与记录（自评期间）

逐项对照检查：按照“检查单模板”逐项核查，采用“看、查、问、测”方法：

看：现场观察过程运行状态（如设备维护、标识管理、在制品追溯）；

查：抽查记录文件（如检验报告、培训记录、设备校准证书），保证完整、真实、可追溯；

问：随机访谈岗位人员（如操作工、检验员、班组长），知晓其对质量职责、程序文件的理解及执行情况；

测：必要时进行现场验证（如测量过程能力、测试产品功能）。

记录检查发觉：对符合项简要记录证据（如“抽查10份生产记录，填写规范、数据完整”）；对不符合项需详细记录：

问题描述（时间、地点、涉及过程/人员）；

事实依据（文件条款、记录编号、现场照片等，需客观陈述，避免主观判断）；

初步判定（不符合标准的具体条款，如“不符合ISO9001:2015条款8.5.6‘过程的监视和测量’要求”）。

步骤3：问题汇总与原因分析（自评结束后1个工作日内）

分类整理问题：将检查发觉的不符合项按“严重程度”分类：

严重不符合：体系系统性失效（如质量目标未分解到部门、关键过程无监控）、导致产品/服务不合格或客户投诉；

一般不符合：个别岗位执行偏差（如记录填写漏项、文件版本未及时更新），未造成实际质量损失。

召开自评会议：小组成员汇总检查结果，与各责任部门沟通确认问题，避免误判；通过“5Why分析法”“鱼骨图”等工具对不符合项进行根因分析（如“员工培训不足”“文件规定不清晰”“资源投入不足”等）。

步骤4：优化建议制定与输出（自评结束后2个工作日内）

制定改进措施：针对每个不符合项，遵循“SMART原则”（具体、可测量、可达成、相关、有时限）制定整改措施，明确：

责任部门/人（如“生产部*负责”）；

具体行动（如“修订《设备操作规程》，增加每日点检要求”）；

所需资源（如“培训预算2000元”“新增检测设备1台”）；

完成时限（如“2024年月日前”）。

输出自评报告：内容包括自评概述、范围依据、检查结果（符合率、不符合项清单）、原因分析、改进措施计划、体系有效性评价及改进建议。报告经管理者代表*审核后，提交最高管理者审批。

步骤5：跟踪改进与闭环管理（整改期间及验证）

措施实施跟踪：质量管理部门按周/月跟踪整改进展，对延期未完成的部门发出《整改提醒单》。

效果验证：整改完成后，由自评小组或指定人员现场验证，确认措施有效性（如“抽查新版《设备操作规程》执行记录，点检完成率100%”）；对未达到预期效果的措施，重新分析原因并调整方案。

更新体系文件：若改进涉及流程优化或文件修订，需及时更新相关文件（如程序文件、作业指导书），并组织培训宣贯，保证全员知晓。

三、自评检查单模板及填写说明

质量管理体系自评检查单（模板）

自评周期：2024年月日-月日

自评范围：覆盖质量管理体系全部过程（管理职责、资源管理、产品实现、测量分析与改进）

自评小组：组长，组员、

序号

一级检查项

二级检查项（检查内容）

检查依据（文件/标准条款）

检查方法

符合情况（符合/不符合/不适用）

问题描述（不符合项填写）

责任部门/人

整改措施

完成时限

验证结