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采购订单与合同管理标准化流程工具模板
一、流程适用范围与核心目标
本标准化流程适用于企业各类采购业务场景，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等，覆盖从需求发起到合同归档的全过程。通过明确各环节职责分工、操作规范及输出要求，旨在实现采购活动的合规性、透明化与高效化，降低采购风险，保障企业权益，同时提升跨部门协作效率，保证采购订单与合同的规范管理。
二、标准化操作步骤详解
（一）采购需求发起与确认
操作人：需求部门（如生产部、行政部、项目部等）
操作内容：
需求部门根据业务需求（如生产计划、项目进度、办公需求等），填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计交付日期、预算金额及用途说明。
需求部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，保证符合部门预算及企业发展规划。
采购部门对接需求部门，对采购需求的技术参数、市场行情、预算可行性进行复核，必要时组织技术部门或专家进行需求评审，形成《采购需求确认单》。
输出物：《采购需求申请表》《采购需求确认单》
（二）供应商选择与比价
操作人：采购部门
操作内容：
采购部门根据《采购需求确认单》，通过企业合格供应商名录、公开招标、邀请招标、询价等方式筛选潜在供应商。
对于金额较大或关键物料采购，需组织至少3家供应商进行报价，并填写《供应商比价表》，对比价格、质量、交期、服务、资质等因素，形成《供应商评审报告》。
供应商资质审核：核查供应商营业执照、相关经营许可证、质量体系认证（如ISO9001）、过往合作业绩等，保证供应商具备合法履约能力。
输出物：《供应商比价表》《供应商评审报告》《供应商资质审核表》
（三）采购订单与审批
操作人：采购专员、采购经理、财务部、总经理
操作内容：
采购部门根据确认的供应商及比价结果，按照企业采购订单模板《采购订单》（PO），明确订单号、供应商信息、采购物品/服务明细（名称、规格、数量、单价、金额）、交货地点、交货日期、付款方式、质量标准等条款。
采购订单按审批权限逐级审批：采购专员发起→采购经理审核→财务部复核（重点审核价格、预算、付款条款）→总经理审批（金额较大或关键采购需总经理审批）。
审批通过后，加盖企业公章，正式发送给供应商，并同步抄送需求部门、财务部存档。
输出物：《采购订单》（审批版）
（四）合同拟定与签订
操作人：采购部门、法务部、总经理
操作内容：
采购部门根据《采购订单》及双方协商结果，按照企业合同模板拟定《采购合同》，合同内容需与采购订单核心条款一致，并补充违约责任、争议解决、知识产权、保密等法律条款。
法务部对合同条款的合法性、合规性、完整性进行审核，重点检查标的物描述、权利义务、付款节点、违约责任等是否存在法律风险，出具《合同审核意见书》。
合同修订：根据法务部意见，采购部门与供应商协商修改合同条款，直至双方达成一致。
合同签订：经总经理审批后，由授权代表（如总经理、分管副总）加盖企业公章及合同专用章；供应商需加盖公章及合同专用章，保证合同双方法定代表人或授权签字人签字。
合同分发：签订后的合同原件至少一式三份，企业采购部、财务部、需求部门各执一份，供应商留存一份。
输出物：《采购合同》（最终版）、《合同审核意见书》
（五）订单执行与交货跟踪
操作人：采购专员、需求部门
操作内容：
采购专员向供应商发送《采购订单》后，定期跟踪生产/备货进度，确认供应商是否能按约定交期交付，提前3-5天提醒供应商发货。
供应商发货后，采购专员获取物流单号，同步给需求部门，保证需求部门做好收货准备。
需求部门根据《采购订单》及合同约定的质量标准，对到货物资进行数量清点、外观检查、质量检测（必要时送第三方检测机构），填写《物资验收单》，验收合格后签字确认；若存在数量不符或质量问题，需在48小时内反馈给采购部门，由采购部门与供应商协商处理（如补货、退货、索赔）。
输出物：《物资验收单》（合格/不合格）、《物流跟踪记录》
（六）合同履约与付款结算
操作人：财务部、采购专员
操作内容：
财务部根据《采购合同》约定的付款节点（如预付款、到货款、验收款、质保金），审核《物资验收单》、发票、供应商付款申请等单据的匹配性。
审核无误后，财务部按企业付款流程办理付款手续，通过银行转账或承兑汇票等方式向供应商支付款项，并保留付款凭证。
质保金到期前，需求部门确认物资无质量问题后，采购部门通知财务部支付质保金。
输出物：《付款审批单》《银行转账凭证》《发票》
（七）合同归档与资料管理
操作人：采购专员、档案管理员
操作内容：
采购订单执行完毕、款项结清后，采购专员将《采购需求申请表》《采购订单》《合同》《物资验收单》《付款凭证》等资料整理齐全，按“一单一档”原则分类归档。
档案管理员对归档资料进行登记、编号、录入电子档案系统，保证资料可
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