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餐饮行业食材采购与成本控制模板

一、适用场景与行业背景

二、标准化操作流程

（一）食材需求计划提报

需求发起：每周五前，厨师长根据下周菜单规划、近期销售数据（如周末客流量预估、菜品销量排行）及当前库存情况，填写《食材需求计划表》，明确食材名称、规格单位、需求数量、到货时间及特殊要求（如有机食材、特定产地）。

审核确认：采购负责人对需求计划的合理性进行审核（重点核查重复采购、过量采购、高成本食材占比等），与厨师长沟通调整后，提交餐厅经理审批。

汇总上报：审批通过的需求计划由采购负责人汇总，形成下周《总采购清单》，同步分发至采购执行岗及供应商（若为长期协议供应商）。

（二）供应商选择与订单下达

供应商准入：对于新供应商，需提供营业执照、食品经营许可证、产品检测报告等资质文件，采购负责人组织现场考察（生产环境、存储条件、配送能力），评估其价格稳定性、供货及时率及售后服务，填写《供应商评估表》，合格后纳入《合格供应商名录》。

询价比价：采购执行岗根据《总采购清单》，向至少3家合格供应商发送询价单（注明食材规格、数量、到货要求），收集报价后对比分析（综合考量价格、质量、运费等因素），选择最优供应商。

订单：确定供应商后，采购执行岗填写《采购订单表》，明确订单编号、供应商信息、食材明细（名称、规格、数量、单价、总价）、配送时间及付款方式，经采购负责人及餐厅经理双重审核后，盖章（或电子签章）发送给供应商，并电话确认接收。

（三）食材验收与入库管理

到货验收：食材送达后，由厨师长（或指定品控人员）与仓管员共同验收：

数量核对：对照《采购订单表》清点数量，保证无短缺、无多收；

质量检查：检查食材新鲜度（如蔬菜色泽、肉类弹性、海鲜存活状态）、生产日期、保质期及包装完整性，对不合格食材（如腐烂变质、过期）当场拒收，并拍照记录，联系供应商2小时内处理（补发或退款）；

单据核对：核对供应商提供的送货单与《采购订单表》是否一致，无误后双方在《食材验收记录表》签字确认。

入库登记：验收合格的食材，由仓管员按类别（蔬菜、肉类、冻品、调料等）分类存放，遵循“先进先出”原则，及时在《库存台账表》中登记入库信息（食材名称、规格、入库数量、单价、生产日期、保质期、存储位置），保证账实相符。

（四）库存监控与成本核算

日常盘点：仓管员每日下班前对当日出入库食材进行复盘，每周五进行全面盘点，核对《库存台账表》与实际库存数量，对差异（如损耗、遗失）查明原因，填写《库存差异报告》，报餐厅经理审批后处理。

成本核算：财务人员每周根据《采购订单表》《食材验收记录表》《库存台账表》及销售数据，核算本周食材成本：

食材总成本=∑（各类食材采购数量×平均单价）；

食材成本率=（食材总成本÷营业收入）×100%；

填写《成本分析表》，对比预算成本率及上周成本率，分析波动原因（如食材价格上涨、损耗增加、菜品结构变化等）。

（五）成本优化与持续改进

供应商复盘：每月末，采购负责人组织对合作供应商进行复评（依据供货及时率、合格率、价格竞争力等指标），更新《供应商评估表》，对不合格供应商启动淘汰或替换流程。

菜单与采购策略调整：厨师长结合《成本分析表》及销售数据，对高成本、低销量菜品进行优化（如调整配方、替换食材或下架）；采购负责人根据季节性食材价格波动，制定“提前囤货”（如冬季蔬菜低价时）或“分批采购”（如生鲜易腐食材）策略，降低采购成本。

损耗控制：针对盘点中发觉的损耗问题（如存储不当、过期），制定改进措施（如调整冷柜温度、规范领用流程、促销临期食材），每月跟踪损耗率变化，保证持续下降。

三、核心工具表格清单

（一）食材需求计划表

日期

需求部门

食材名称

规格单位

需求数量

建议供应商

到货时间

需求人

审核人

备注（如有机/产地）

2023-10-20

厨房

西红柿

5kg/箱

10

A供应商

10-22

*厨师长

*采购主管

有机认证

2023-10-20

厨房

鸡胸肉

10kg/袋

5

B供应商

10-22

*厨师长

*采购主管

无骨分割

（二）供应商评估表

供应商名称

联系人

资质编号

合作年限

主营品类

近3次报价（元/kg）

质量评分（10分）

配送时效（小时）

服务评分（10分）

综合评分

评估人

评估日期

A供应商

*

SC56

2年

蔬菜类

4.5/5.0/4.8

9

≤24

8

28.3

*采购主管

2023-10-25

B供应商

*

SC789012

1年

肉类

28/30/29

8

≤12

9

26.0

*采购主管

2023-10-25

（三）采购订单表

订单编号

供应商名称

订单日期

食材名称

规格单位

数量

单价（元）

总价（元）

配送时间

下单人

审核人

PO20231020001

A供应商

2023-10-20

西红柿

5kg/箱

10

25

250

20