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销售回款流程与合同管理规范模板

一、总则

1.1目的与依据

为规范公司销售行为，加强销售回款风险控制，保障公司资金安全与正常运营，提高整体运营效率，明确各部门在销售回款及合同管理中的职责，特制定本规范。本规范依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，并结合公司实际业务情况制定。

1.2适用范围

本规范适用于公司所有产品及服务的销售活动，包括但不限于国内销售与涉外销售（若有）。公司各销售部门、财务部门、法务部门及其他相关业务部门均须严格遵守本规范。

1.3基本原则

1.客户导向与风险控制并重原则：在积极拓展市场、满足客户需求的同时，严格评估客户信用，有效控制回款风险。

2.合同先行原则：所有销售业务必须签订书面合同，明确双方权利义务，未签订合同不得擅自发货或提供服务。

3.权责清晰原则：明确各部门及相关人员在销售回款与合同管理各环节的职责，确保责任到人，流程顺畅。

4.及时高效原则：销售回款应遵循及时足额的要求，合同管理应高效规范，避免不必要的延误和纠纷。

5.合规合法原则：所有销售行为及合同条款必须符合国家法律法规及公司内部规定，杜绝违规操作。

二、销售回款流程

2.1客户准入与信用评估

1.客户信息收集：销售人员在接触潜在客户时，应全面收集客户基本信息，包括但不限于客户名称、注册信息、经营状况、财务状况、信用记录、合作意愿等。

2.客户资质审核：销售部门会同财务部门（必要时法务部门）对客户资质进行审核，评估其合作可行性。

3.信用等级评定：财务部门根据客户规模、行业地位、历史交易记录（如有）、财务报表等信息，对客户进行信用等级评定，并确定相应的信用额度和账期。信用等级及额度需经授权审批。

4.动态管理：客户信用等级及额度并非一成不变，应根据客户合作情况、付款表现及市场变化进行定期复核与调整。

2.2合同谈判与签订

（详见本规范第三部分“合同管理规范”）

2.3订单执行与发货

1.订单确认：销售人员根据已签订的销售合同，准确录入销售订单，经相关负责人审批后，传递至生产或仓储部门安排发货。

2.发货审核：仓储部门在发货前，需核对订单信息与合同条款是否一致，确认收款条件（如预付款、信用证等）是否已满足（特殊情况需有书面审批）。

3.货物交付：按照合同约定的交付方式、地点和时间组织发货，并确保货物包装完好，随附必要的单据（如送货单、装箱单等）。客户签收凭证应及时回收归档。

2.4发票开具与传递

1.开票申请：销售人员根据合同约定及客户签收情况，及时提交开票申请，注明开票信息、金额、税率等。

2.发票审核与开具：财务部门对开票申请及相关支持性文件进行审核，确认无误后按规定开具增值税发票（或其他合规发票）。

3.发票传递：发票应按照合同约定的方式（如邮寄、当面交付等）及时、安全地传递给客户，并由客户签收确认。电子版发票的发送需确保客户已接收并认可。

2.5回款跟踪与催收

1.账期管理：财务部门应建立应收账款台账，销售人员需密切关注客户账期，在款项到期前主动与客户沟通，提醒其按时付款。

2.回款确认：客户付款后，财务部门应及时确认收款信息，并通知销售人员。

3.逾期催收：对于逾期未付款项，销售人员为第一责任人，应立即启动催收程序。催收可采取电话、函件、面谈等多种方式，并做好催收记录。财务部门应提供必要的账务支持。

4.协同催收：对于重大或疑难逾期款项，销售部门应上报公司管理层，必要时由法务部门介入，采取进一步法律措施。

2.6逾期账款处理与争议解决

1.原因分析：对于逾期账款，应首先分析原因，区分是客户恶意拖欠还是因产品质量、交付争议、财务困难等客观原因导致。

2.协商解决：针对不同原因，与客户积极协商解决方案，如分期付款、债务重组等，并签订书面补充协议。

3.内部报告与审批：重大逾期或争议款项的处理方案需上报公司管理层审批。

4.法律途径：经多次催收无效，或客户明确表示不履行付款义务的，法务部门应根据公司指示，及时采取发律师函、申请仲裁或提起诉讼等法律手段维护公司权益。

2.7回款总结与分析

1.定期报告：销售部门与财务部门应定期（如每月、每季度）对销售回款情况进行汇总分析，形成回款报告，报公司管理层。

2.数据分析：分析内容包括但不限于回款率、平均回款周期、逾期账款率、客户付款履约情况等，识别问题，提出改进措施。

3.绩效考核：销售回款情况应作为销售人员及销售部门绩效考核的重要指标之一。

三、合同管理规范

3.1合同的种类与主要内容

1.合同种类：公司销售合同主要包括产品销售合同、服务合同等。根据业务需要，可采用标准合同文本或非标准合同文本。

2.主要内容：销售合同应至少包含以下核心条款：

*当事人