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公司文件档案管理标准化流程模板

一、适用业务场景

二、标准化操作步骤

1.文件分类与编码

步骤说明：

分类标准制定：根据文件性质、来源及用途，划分一级分类（如“行政类”“人事类”“财务类”“项目类”“技术类”），再细化二级分类（如行政类下分“通知”“会议纪要”“制度文件”等）。

编码规则设计：采用“一级分类代码+二级分类代码+年份+流水号”格式（示例：行政类通知为“XZTZ-2024-001”），保证编码唯一性，避免重复。

编码登记：建立《文件分类与编码规则表》（见“核心工具表单”），新增文件时对照编码规则分配编号，同步更新登记表。

关键动作：由行政部牵头，各业务部门配合制定分类标准，经总经理审批后发布执行；编码规则纳入新员工培训内容。

2.文件形成与审核

步骤说明：

文件起草：根据业务需求起草文件，内容需准确、规范，包含必要要素（如文件标题、发文部门、日期、签发人等）。

部门审核：文件起草后提交部门负责人审核，重点核对内容真实性、业务合规性及格式规范性。

会签审批：涉及跨部门业务的文件，需相关部门会签；重要文件（如制度、合同）需提交分管领导或总经理审批。

定稿印发：审批通过后，按公司公文格式排版，正式印发或电子化发布，同时留存电子稿及纸质稿（如需）。

关键动作：电子文件通过OA系统流转审批，纸质文件需在审批页签字确认；审批完成后1个工作日内完成编码标注。

3.归档移交

步骤说明：

归档范围界定：已办结的正式文件、审批过程稿、重要支撑材料（如会议签到表、调研报告等）均需归档，草稿、重复文件除外。

整理组卷：按“一份文件一卷”原则，电子文件整理为PDF格式（含审批痕迹），纸质文件去除夹订物，按编码顺序装订成册，加装封面（含文件名称、编码、日期、责任人等信息）。

移交登记：填写《文件归档移交登记表》（见“核心工具表单”），注明文件编码、名称、份数、移交人、接收人、日期等信息，双方签字确认。

入库保管：电子档案存储至公司指定服务器（加密备份），纸质档案移交至档案室，按分类上架存放，标注存放位置索引。

关键动作：月度文件需在次月5日前完成归档；年度档案在次年1月15日前完成总移交。

4.保管与维护

步骤说明：

环境管理：档案室需配备温湿度调控设备（温度14-24℃，湿度45-60%），防火、防潮、防虫、防鼠，定期检查（每季度1次）。

安全防护：档案室实行双人双锁管理，电子档案设置访问权限，定期更新密码；涉密档案单独存放，限制查阅权限。

定期检查：每半年对纸质档案进行清点，检查有无破损、丢失；电子档案每季度进行备份有效性验证，保证数据可读。

更新维护：文件内容变更时，需以“新文件”形式重新归档，原文件标注“废止”并单独存放，避免混淆。

关键动作：建立《档案保管检查记录表》，详细记录检查时间、人员、问题及整改情况。

5.借阅与利用

步骤说明：

借阅申请：因工作需要借阅档案时，填写《文件借阅申请表》（见“核心工具表单”），说明借阅事由、文件编码、用途及归还期限，经部门负责人审批。

借阅审核：档案管理员核对申请权限（涉密文件需分管领导审批），确认无误后办理借阅手续。

文件交接：纸质档案借阅需当面清点，签署《档案借阅交接单》；电子档案通过OA系统授权访问，限制或打印权限。

归还与核销：借阅到期后及时归还，档案管理员检查文件完整性，确认无误后核销借阅记录；如需续借，需提前1天重新申请。

关键动作：涉密档案原则上不得借出，确需借出的须经总经理批准；借阅档案不得涂改、抽取、损毁，违者追究责任。

6.鉴定与销毁

步骤说明：

保管期限核定：根据《档案保管期限表》（见“核心工具表单”），明确各类档案的保管期限（如永久、30年、10年等）。

到期鉴定：档案保管期满前3个月，由行政部牵头，会同业务部门组成鉴定小组，对档案进行价值评估，确认是否继续保存或销毁。

销毁审批：对无保存价值的档案，填写《档案销毁审批表》，列明销毁清单，经分管领导及总经理审批后，方可销毁。

销毁执行：纸质档案采用粉碎或焚烧方式（需2人以上监销），电子档案进行彻底删除（不可恢复），监销人签字确认，并填写《档案销毁记录表》。

关键动作：销毁过程需全程记录，档案留存销毁记录表不少于10年。

三、核心工具表单

表1：文件分类与编码规则表（示例）

一级分类

二级分类

分类代码

编码规则示例

行政类

通知

XZTZ

XZTZ-2024-001

行政类

会议纪要

XZHYJ

XZHYJ-2024-005

人事类

劳动合同

RLHT

RLHT-2024-012

财务类

发票凭证

CWFP

CWFP-2024-088

项目类

项目方案

XFAN

XFAN-2024-033

表2：文件归档移交登记表

文件编码

文件名称

形成日期

移交份数

移交人

接收人

移交日期

存放位置

备注

XZTZ-20