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行政管理日常事务处理流程与规范手册

前言

本手册旨在规范公司行政管理日常事务的处理流程，明确各环节职责与标准，提升工作效率，保障行政工作有序开展。手册适用于公司全体行政人员及相关业务部门，涵盖会议管理、办公用品管理、文件流转、差旅安排、访客接待等核心事务，为行政工作提供标准化操作指引。

目录

会议管理标准化操作流程

办公用品管理规范与流程

文件流转与归档管理

员工差旅安排与报销

外部访客接待与安排

一、会议管理标准化操作流程

1.事务类型概述

适用于公司内部各类会议（如例会、专题会、评审会等）的筹备、召开及后续跟进，保证会议目标明确、流程顺畅、成果落地。

2.操作步骤

步骤1：会议申请与审批

申请人填写《会议申请表》，明确会议主题、目的、时间、地点、参会人员、议程及所需物料（如投影仪、白板等）。

提交至部门负责人审核，涉及跨部门会议需提前征求相关部门意见；重要会议（如年度总结会、项目评审会）需报请分管领导审批。

审批通过后，行政部在1个工作日内协调确认会议室，并反馈申请人。

步骤2：会议筹备

行政部根据会议需求布置会场，保证桌椅排列、设备调试（网络、音响、投影仪）、茶水供应等符合要求。

申请人提前24小时将会议议程、相关材料发送至参会人员，并提醒会议时间及注意事项。

如需会议记录，安排专人负责（通常为行政人员或会议指定人员）。

步骤3：会议召开与记录

参会人员提前10分钟到场，签到就座；主持人按议程主持会议，控制会议节奏，保证讨论聚焦主题。

记录人员实时记录会议决议、待办事项（明确责任人和完成时限），会后2个工作日内整理形成《会议纪要》。

会议结束后，参会人员有序离场，行政部负责会场清理、设备复位。

步骤4：会议纪要分发与归档

《会议纪要》经申请人（或会议主持人）审核确认后，1个工作日内发送至所有参会人员及相关部门。

涉及重要决议或待办事项，需在OA系统中发起任务跟踪，保证责任到人、按时完成。

行政部将会议申请表、纪要、签到表等资料整理归档，保存期限不少于2年。

3.常用表单模板

表1：会议申请表

申请部门

申请人

联系方式

会议主题

会议时间

会议地点

参会人员（部门/职务）

会议议程

所需物料

□投影仪□白板□麦克风□其他：_________

审批意见：

部门负责人签字：_________日期：_________

行政部确认：□会议室已安排□设备已调试负责人签字：_________日期：_________

表2：会议签到表

会议名称：_________时间：_________地点：_________

序号

姓名

部门

1

2

…

…

…

4.执行要点与风险防范

提前确认会议室及设备，避免临时冲突；

会议议程需简洁明确，避免偏离主题；

纪要需准确记录决议及待办，避免模糊表述；

重要会议需全程录音或录像（提前告知参会人员），保证信息可追溯。

二、办公用品管理规范与流程

1.事务类型概述

适用于公司日常办公物资（如文具、耗材、设备配件等）的采购、入库、领用、盘点及报废管理，保障办公需求，控制成本浪费。

2.操作步骤

步骤1：需求提报与汇总

各部门每月25日前提交《办公用品需求清单》，注明物品名称、规格、数量、用途，经部门负责人审核后报行政部。

行政部汇总各部门需求，结合库存情况编制《月度采购计划》，报行政经理审批。

步骤2：采购与入库

行政部根据审批后的采购计划，通过合格供应商采购（优先选择定点供应商，保证质量与价格合理）。

物品到货后，行政部与采购员共同验收，核对品名、规格、数量、质量，合格后填写《办公用品入库单》，登记库存台账。

验收不合格物品，及时联系供应商退换，并记录原因。

步骤3：领用与登记

员工领用办公用品时，填写《办公用品领用单》，注明领用物品、数量、领用人及部门，部门负责人签字确认。

行政部核对库存后发放物品，更新台账，保证“账实相符”。

贵重物品（如U盘、计算器等）需领用人签字，行政部定期（每季度）核查使用情况。

步骤4：盘点与报废

行政部每月末进行库存盘点，核对台账与实际库存，差异率超过5%需分析原因并上报。

对损坏、过期或无法使用的物品，由行政部填写《办公用品报废单》，说明报废原因，经行政经理审批后统一处理（如回收、销毁），并更新台账。

3.常用表单模板

表3：办公用品需求清单

需求部门：_________月份：_________负责人：_________

序号

物品名称

规格

单位

需求数量

1

笔记本

A5

本

10

2

签字笔

0.5mm

支

20

…

…

…

…

…

表4：办公用品领用单

领用部门：_________领用人：_________日期：_________

序号

物品名称

规格

单位

领用数量

1

A4纸

80g

包

5

2

文件夹

A4

个

3